La hoja de cálculo Excel ha sido durante mucho tiempo la principal solución informática para la gestión del mantenimiento. Pero el progreso tecnológico ha llevado a la aparición de software específicamente dedicados a la GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador), con funcionalidades mucho más desarrolladas.
Sin embargo, muchas empresas siguen utilizando Excel u otra hoja de cálculo para gestionar su mantenimiento, en lugar de una solución de GMAO. ¿Cuáles son las razones de esto? ¿Y están tomando la decisión correcta? Encuentre aquí todos los elementos para elegir entre Excel y una GMAO para gestionar su mantenimiento.
Ventajas y desventajas del mantenimiento en Excel
Comenzar a utilizar un archivo de Excel para supervisar el mantenimiento suele ser el primer paso para informatizar los servicios técnicos. Este método ahorra un tiempo valioso en comparación con el uso de documentos en papel, pero también tiene varias limitaciones.
Las ventajas del mantenimiento en Excel
La gestión del mantenimiento puede hacerse a veces simplemente utilizando un archivo de Excel bastante completo para registrar el calendario de visitas de los técnicos a un equipo y varios otros elementos clave necesarios para el seguimiento: gestión de vehículos, seguimiento de las existencias, visión general de la carga de trabajo en relación con los recursos humanos, etc.
El software de Microsoft es una verdadera navaja suiza. Tiene cualidades innegables ideales para informar sobre resultados o análisis, planificar intervenciones o incluso ejecutar procesos enteros.
La ventaja más obvia de usar una hoja de cálculo para el mantenimiento es que es fácil de configurar. No es necesario ser un experto para usar una pequeña herramienta para rastrear las intervenciones de mantenimiento. Para las PYMES que desean mejorar la gestión de su mantenimiento a un costo muy bajo, Excel es la herramienta más a su alcance, en primer lugar porque es «gratuita» (porque generalmente ya la tienen), y en segundo lugar porque pueden utilizarla sin necesidad de utilizar un proveedor de servicios externo o de capacitar a sus empleados.
Además, esta herramienta ofrece una gran flexibilidad para introducir cualquier tipo de información, es más fácil de transmitir a un colaborador que un documento en papel, y ni el archivo ni el software corren el riesgo de quedar rápidamente obsoletos.
Desventajas del uso de Excel para el mantenimiento
El famoso programa de hojas de cálculo de Microsoft, sin embargo, tiene grandes inconvenientes.
Un impacto negativo en la productividad
La primera es que dificulta la productividad del equipo. De hecho, el procesamiento, la gestión y el análisis de los datos llevan mucho tiempo una vez que alcanzan un cierto volumen. Además, el riesgo de errores es bastante alto, lo que afecta a la fiabilidad de los datos y al uso que se hace de ellos.
La centralización limita la información
Además, una hoja de cálculo facilita la centralización de la información. En efecto, suele ser complicado compartir archivos en tiempo real, mientras que la planificación de las acciones de mantenimiento debe ser generalmente colaborativa, ya que implica un intercambio constante de información. También requiere actualizaciones en tiempo real que no son posibles con Excel, ya que la cooperación con los equipos sobre el terreno garantiza la calidad y la exactitud de los datos.
Carambar: cómo la compañía cambió de Excel a una solución GMAO
Si bien la optimización de las actividades de mantenimiento depende de la participación de todos los empleados, el uso de Excel requiere que una sola persona centralice los datos, a menudo recogidos en documentos de papel por los técnicos. Por lo tanto, la hoja de cálculo no es muy adecuada para el trabajo en equipo y la gestión colaborativa y puede tener un impacto negativo en la eficiencia de los equipos operacionales.
Una herramienta de poca movilidad
Los equipos de técnicos están constantemente en movimiento. Saben que su eficiencia depende en gran medida de un buen flujo de datos e información, si es posible en tiempo real. El uso de Excel para gestionar el mantenimiento no satisface esta necesidad. De hecho, este software se presta muy mal para una utilización en un smartphone o tableta.
¿Es la GMAO realmente mejor que Excel?
Como hemos visto, el uso de Excel para gestionar el mantenimiento tiene muchos inconvenientes: el software no es dinámico, no fue diseñado para gestionar lo inesperado, no se adapta a la agilidad de los equipos, etc. Por lo tanto, las hojas de cálculo no permiten trabajar en tiempo real o colaborar de manera eficiente. Pero, ¿qué tal de todas las soluciones de GMAO?
¿Cuál es el valor del software de GMAO tradicional respecto a Excel?
La adopción de un GMAO en lugar de Excel hace que la gestión del mantenimiento sea mucho más simple y eficiente. Pero también tiene algunos inconvenientes notables.
Definición del GMAO
Un software de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (GMAO) es un programa informático diseñado específicamente para gestionar y agilizar el mantenimiento de los equipos de una empresa. La mayoría de estas soluciones permiten gestionar el equipo (inventario, ubicación, …), el mantenimiento, las existencias, el personal de mantenimiento, los costes, los indicadores de rendimiento, etc.
Ventajas y desventajas de las plataformas tradicionales
Las soluciones convencionales facilitan la gestión del mantenimiento de los equipos gracias a las características diseñadas específicamente para el mantenimiento. Se espera que proporcionen a los usuarios una mayor productividad, al reducir el tiempo de inactividad de las máquinas, un mejor control de los costes, la prolongación de la vida útil de los equipos y la anticipación de los gastos futuros, y una mejor trazabilidad, al facilitar el registro y la consulta de las intervenciones.
Sin embargo, en la práctica, esos programas informáticos suelen resultar complicados y costosos de aplicar y utilizar. De hecho, son difíciles de ajustar, requieren largas semanas de formación para el equipo, son complicadas de usar y tienen una movilidad muy limitada.
Se supone que facilitan el trabajo de los técnicos de mantenimiento, pero estas soluciones tienen con demasiada frecuencia un efecto desmotivador y conducen a una falta de participación en su aplicación y utilización. Así pues, muchas empresas que quisieron adoptar una aplicación de GMAO se encontraron con grandes dificultades, tanto en la instalación técnica como en la apropiación de la herramienta por parte de los equipos.
¿Es un GMAO de nueva generación una mejor solución?
La plataforma de gestión del mantenimiento comunitaria Mobility Work cambia completamente el enfoque del mantenimiento industrial aplicándole la misma lógica que a los usos cotidianos. Se beneficia de una óptima ergonomía diseñada para que sea fácil de usar desde el primer contacto. Como resultado, su apropiación por parte de los equipos es muy rápida y fomenta la motivación.
Además, la aplicación Mobility Work también es móvil. Esto significa que se puede usar desde cualquier lugar en un teléfono inteligente o una tableta. Los operadores de mantenimiento pueden consultar el historial de las operaciones e introducir sus informes de información en tiempo real, lo que aumenta considerablemente la fiabilidad de la información.
Además, esta plataforma de gestión de mantenimiento es comunitaria y se inspira en las redes sociales. Esta característica es una ventaja importante para facilitar el intercambio de información y fluidificar los intercambios dentro de los equipos que participan en el mantenimiento. Las empresas pueden incluso optar por compartir la información que deseen con otros usuarios para beneficiarse, a través de la comunidad Mobility Work, de una gran cantidad de información sobre el mantenimiento de las máquinas que utilizan.
Encuentre una herramienta de análisis en Mobility Work para analizar todos sus datos de mantenimiento y adaptar su estrategia.
Por último, el Big Data integrado proporciona a todos los usuarios de la aplicación una capacidad única para analizar el mantenimiento de las máquinas gracias a los datos recogidos dentro de su red.
A estas características se añade un coste mucho más bajo que el de las soluciones anteriores y una asistencia posventa personalizada. Queda claro que la GMAO de nueva generación de Mobility Work representa un compromiso sin precedentes e inmejorable entre la facilidad de implementación y uso, el coste reducido y la eficacia en la gestión del mantenimiento.
