La redacción del pliego de condiciones de un GMAO o CMMS es una etapa esencial pero complicada en cualquier proyecto de adopción de un software de mantenimiento. En su afán por facilitar el trabajo de los profesionales del mantenimiento y ahorrarles tiempo, Mobility Work pone a su disposición un modelo de especificaciones para que lo descargue gratuitamente, que podrá utilizar tal cual o personalizándolo.
Descargue nuestra plantilla de especificaciones de GMAO/CMMS
¿Por qué un pliego de condiciones de GMAO?
Por supuesto, la elección de un GMAO concierne principalmente al departamento de mantenimiento. Pero también tiene un impacto en toda la empresa: la implementación de un software de GMAO implica la informatización de todas las actividades vinculadas al mantenimiento: gestión de las existencias de piezas de recambio, producción, compras, etc. La implantación de esta herramienta será sin duda una oportunidad para examinar la organización global del mantenimiento en su empresa, con el fin de optimizar los recursos humanos y materiales, mejorar los procesos y ganar así en capacidad de respuesta y productividad.
Por lo tanto, es importante tomarse el tiempo necesario para estudiar las diferentes soluciones disponibles, redactando y completando un pliego de condiciones de GMAO junto con todos los departamentos de la empresa que se verán afectados.
Etapas clave de la implementación de un GMAO
Para que la implantación de una GMAO sea rápida y exitosa, lo mejor es seguir ciertos pasos clave:
- estudio preliminar;
- desarrollos específicos;
- pruebas de usuario;
- integración de datos;
- formación de los usuarios, si es necesario;
- arranque.
¿Quién debe participar en la redacción de las especificaciones del GMAO?
La piedra angular de la implantación de un GMAO es el jefe de proyecto. Posiblemente rodeado por el equipo que habrá creado para llevar a cabo el proyecto, deberá centralizar las necesidades, dirigir las reuniones y elaborar el pliego de condiciones.
Por supuesto, los futuros usuarios del software de gestión del mantenimiento deben participar en el proyecto: en un contexto estructurado, hay que interrogarles y recoger sus necesidades para tener en cuenta las dificultades que encuentran sobre el terreno y sus peticiones de mejora.
También hay que consultar a los demás departamentos de la empresa vinculados al mantenimiento, como producción, contabilidad o compras, para tener en cuenta todas sus necesidades a la hora de elegir el software.
Es imprescindible que la dirección apruebe plenamente el proyecto: además del aspecto financiero, su apoyo contribuirá a fomentar la implicación de todos los equipos en la implantación de la nueva herramienta.
Por último, el departamento de informática debe estar absolutamente implicado en el proyecto: puede integrar los requisitos de seguridad del software de la empresa en las especificaciones de la GMAO.
Especificaciones esenciales
Si no está seguro de por dónde empezar o cuáles son sus prioridades, céntrese en 2 elementos clave: el ámbito funcional y los procesos.
El ámbito funcional
Para determinar el alcance funcional de su futuro GMAO, tenga cuidado de no perderse en los detalles y no intente hacer una lista exhaustiva de todas las funciones que podrían utilizarse. Concéntrese en lo esencial priorizando las necesidades de cada departamento. Recuerde que, de todos modos, éstos cambiarán con el tiempo, al igual que la solución que elija.
Además, no dude en escuchar los consejos de los proveedores de softwares de GMAO y discutirlos en su empresa.
Procesos de mantenimiento: el corazón de un GMAO
La principal ventaja de un GMAO es que simplifica y agiliza todos los procesos relacionados con el departamento de mantenimiento. Por lo tanto, enumere unos diez procesos importantes que gestionará en el software que elija. Pueden ser, por ejemplo:
- solicitudes de intervención: ¿quién las crea? ¿cómo? ¿quién las recibe?
- planificación de las intervenciones: ¿quién se encarga? ¿quién participa?
- gestión de existencias
- compras de piezas: ¿se gestionarán en el GMAO?
5 consejos para redactar el pliego de condiciones de un GMAO
- exprese claramente sus objetivos;
- sea preciso y conciso: una especificación demasiado detallada causa más problemas de los que resuelve;
- trabaje colectivamente para elaborar un pliego de condiciones que sea aceptable para todos los futuros usuarios y escuche a sus colegas;
- no sea demasiado ambicioso: céntrese en las funciones que realmente se van a utilizar sin intentar tenerlo todo;
- tenga cuidado con las ofertas espectaculares que no se corresponden con sus necesidades.
