Die Excel-Tabelle ist seit langem die wichtigste IT-Lösung für das Wartungsmanagement. Der technologische Fortschritt hat die Entwicklung von IPS-Software ermöglicht (Instandhaltungsplanungs- und -steuerungssoftware), die sehr entwickelte Funktionen anbieten.
Dennoch verwenden viele Unternehmen keine bestimmte und durchdachte Lösung, um ihre Wartung zu verwalten, sondern Excel- oder andere Tabellen. Aus welchem Grund? Und ist es die richtige Wahl? Wir werden Ihnen viele Elemente vorstellen, damit Sie sich zwischen Excel und IPS-Software entscheiden können, um Ihre Wartung zu verwalten.
Vorteile und Nachteile einer Excel-Wartung
Der erste Schritt bei der Computerisierung technischer Dienste, ist die Einführung und Verwendung einer Excel-Datei, um die Wartung zu verwalten. Diese Methode spart wertvolle Zeit im Vergleich zur Verwendung von Papierdokumenten, weist jedoch auch eine Reihe von Einschränkungen auf.
Die Vorteile einer Excel-Wartung
Das Wartungsmanagement kann manchmal einfach dank einer ziemlich vollständigen Excel-Datei durchgeführt werden. So kann der Zeitplan bezüglich den Besuchen von Technikern und verschiedene andere Schlüsselelemente notiert werden, die für die Wartung-Weiterverfolgung erforderlich sind: Fahrzeugmanagement, Bestandsüberwachung, Einblick in die Arbeitsbelastung der Personalabteilung usw.
Diese Software von Microsoft kann Sie bei vielen Aufgaben begleiten. Sie ist ideal für die Wiederherstellung von Ergebnissen, Analysen, für die Planung von Eingriffen oder sogar für die Durchführung ganzer Prozesse. Excel weist unbestreitbare Eigenschaften auf.
Der offensichtlichste Vorteil der Verwendung einer Tabelle besteht darin, dass diese Methode ganz einfach einzurichten ist. Man muss kein Tabellenkalkulationssoftware-Experte sein, um ein so kleines Tool zur Weiterverfolgung von Wartungseingriffen zu erwerben. Für Kleinstunternehmen, die ihr Wartungsmanagement zu sehr geringen Kosten verbessern möchten, ist Excel daher das zugänglichste Tool: zum einen, weil es „kostenlos“ ist (weil sie es im Allgemeinen bereits haben); zum anderen, weil sie es nutzen können, ohne einen externen Dienstleister anzurufen oder ihre Mitarbeiter zu schulen.
Außerdem bietet dieses Tool eine große Flexibilität beim Ausfüllen jeglicher Art von Informationen, es ist einfacher an einen Mitarbeiter zu übertragen als ein Papierdokument, und das Risiko, dass die Datei oder die Software schnell veraltet sind, ist sehr gering.
Die Nachteile einer Excel-Wartung
Die berühmte Microsoft-Tabelle weist jedoch große Nachteile auf.
Ein negativer Einfluss auf die Produktivität
Das erste ist, dass Excel die Produktivität der Teams behindert. Tatsächlich nimmt die Verarbeitung, Verwaltung und Analyse von Daten viel Zeit in Anspruch, wenn sie ein bestimmtes Volumen erreichen. Außerdem ist das Fehlerrisiko recht hoch, was sich auf die Zuverlässigkeit der Daten und deren Verwendung auswirkt.
Verpflichtete Zentralisierung von Informationen
Excel-Tabellen fördern die Zentralisierung von Informationen. Es ist in der Tat oft kompliziert, Dateien in Echtzeit zu teilen und gemeinsam zu nutzen. Jedoch muss die Planung von Wartungsmaßnahmen im Allgemeinen aus eine Zusammenarbeit entstehen, da sie ein ständiger Informationsaustausch mit sich bringt. Diese Planung erfordert auch Echtzeit-Updates, die mit Excel unmöglich sind, da die Zusammenarbeit mit den Außendienst Teams die Qualität und Genauigkeit der Daten garantiert.
Carambar: Wie das Unternehmen von Excel zu einer geeigneten Wartungsmanagementlösung überging
Während die Optimierung der Wartungsaktivitäten von der Einbeziehung aller Mitarbeiter abhängt, erfordert die Verwendung von Excel, dass eine einzelne Person die Daten zentralisiert, die häufig von Technikern auf Papierdokumenten gesammelt werden. Das Tabellenkalkulations Tool eignet sich daher nur schlecht für Teamarbeit oder kollaboratives Management und kann sich negativ auf die Effizienz operativer Teams auswirken.
Ein wenig mobiles Werkzeug
Die Techniker Teams sind ständig unterwegs. Sie wissen, dass ihre Effizienz in hohem Maße von einem guten Daten- und Informationsfluss abhängt, wenn möglich in Echtzeit. Die Verwendung von Excel zur Verwaltung der Wartung erfüllt diese Anforderung jedoch nicht. In der Tat eignet sich diese Software sehr schlecht für die Verwendung auf einem Smartphone oder Tablet.
Ist eine IPS-Software wirklich besser als Excel?
Wie wir gesehen haben, hat die Verwendung von Excel zur Verwaltung der Wartung viele Nachteile: Die Software ist nicht dynamisch, sie wurde nicht zur Verwaltung des Unerwarteten entwickelt und passt sich nicht an die an Flexibilität der Teams an. Mit Tabellenkalkulationen können Sie nicht in Echtzeit arbeiten oder effektiv zusammenarbeiten. Aber sind alle IPS-System-Lösungen unbedingt besser?
Was ist eine klassische Software wert?
Durch die Verwendung einer durchdachten Software wird das Wartungsmanagement viel einfacher und effizienter. Solche Systeme haben aber auch einige bemerkenswerte Nachteile.
Was ist eine IPS-Software?
Eine IPS-Software ist ein Computerprogramm, das speziell für die Verwaltung und Optimierung der Wartung von Ausstattungen in einem Unternehmen entwickelt wurde. Die meisten dieser Lösungen ermöglichen die Verwaltung von Ausstattungen (Inventar, Standort usw.), deren Wartung, Lagerbeständen, Wartungspersonal, Kosten, Leistungsindikatoren usw.
Vor- und Nachteile traditioneller Plattformen
Klassische Lösungen erleichtern die Verwaltung der Wartung von Ausstattungen dank speziell für die Wartung entwickelter Funktionen. Sie sollen ihren Benutzern eine bessere Produktivität bieten, indem sie Maschinenstillstandszeiten reduzieren, die Kosten besser kontrollieren, die Lebensdauer der Geräte verlängern und zukünftige Ausgaben antizipieren sowie die Rückverfolgbarkeit verbessern, indem sie die Aufzeichnung und Konsultation von Interventionen vereinfachen.
In der Praxis erweist sich diese Software jedoch häufig als kompliziert und teuer in der Einrichtung und Verwendung. In der Tat sind sie umständlich zu konfigurieren, erfordern lange Wochen Teamtraining, sind kompliziert zu bedienen und in Bezug auf die Mobilität sehr eingeschränkt.
Diese Lösungen sollen zwar die Arbeit der Wartungs Betreiber erleichtern, wirken sich jedoch zu oft demotivierend auf sie aus und führen zu einer mangelnden Beteiligung an ihrer Implementierung und Verwendung. Es gibt daher viele Unternehmen, die eine IPS-Software einführen wollten, jedoch große Schwierigkeiten hatten, sowohl bei der technischen Installation als auch bei der Aneignung des Tools durch die Teams.
Sind next gen IPS-Software die beste Lösung?
Die gemeinschaftliche Wartungsmanagement-Plattform von Mobility Work ändert den Ansatz zur industriellen Wartung vollkommen, indem dieselbe Logik wie im täglichen Gebrauch angewendet wird. Das System profitiert somit von einer optimalen Ergonomie, die die Bedienung vom ersten Kontakt an vereinfacht. Die Teams gewöhnen sich daher sehr schnell daran und zeigen mehr Motivation, das Tool zu nutzen.
Die Mobility Work-App ist auch mobil. Dies bedeutet, dass sie von überall auf einem Smartphone oder Tablet verwendet werden kann. Wartungs Betreiber können also die Betriebshistorie einsehen und ihre Interventionen Berichte in Echtzeit eingeben, was die Zuverlässigkeit der Informationen erheblich erhöht.
Darüber hinaus verfügt diese Wartungsmanagement-Plattform über einen Community-Betrieb, der von sozialen Netzwerken inspiriert ist. Diese Besonderheit ist ein wesentlicher Vorteil für die Erleichterung des Informationsaustauschs und für den Austausch innerhalb der an der Wartung beteiligten Teams. Unternehmen können sich sogar dafür entscheiden, die gewünschten Informationen mit anderen Benutzern zu teilen, um über die Mobility Work-Gemeinschaft von zahlreichen Rückmeldungen zur Wartung der von ihnen verwendeten Maschinen zu profitieren.
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Schließlich bietet integriertes Big Data allen Benutzern der App eine wichtige Analyse Kapazität der Maschinenwartung, die auf den in ihrem Netzwerk gesammelten Daten basiert.
Wenn wir diesen Merkmalen Kosten hinzufügen, die viel niedriger sind als bei den alten Lösungen, und einen personalisierten Kundendienst, ist es offensichtlich, dass das next gen IPS-System von Mobility-Work einen beispiellosen und unübertroffenen Kompromiss zwischen einfacher Installation und Verwendung, und reduzierte Kosten und Effizienz im Wartungsmanagement darstellt.
