Le tableur Excel a longtemps été la principale solution informatique de gestion de la maintenance. Mais les progrès technologiques ont permis l’apparition de logiciels spécifiquement dédiés à la GMAO (Gestion de la maintenance assistée par ordinateur), aux fonctionnalités beaucoup plus développées qu’Excel.
Pourtant, de nombreuses entreprises utilisent toujours Excel pour gérer leur maintenance, plutôt qu’une solution spécifique. Pour quelles raisons ? Et font-elles le bon choix ? Retrouvez ici tous les éléments pour choisir entre Excel et un logiciel de GMAO pour gérer votre maintenance.
Avantages et inconvénients de la maintenance sur Excel
Commencer à utiliser un fichier Excel pour superviser la maintenance est souvent la première étape de l’informatisation des services techniques. Cette méthode permet d’économiser un temps précieux par rapport à l’utilisation de document papiers, mais elle présente aussi un certain nombre de limites.
Les avantages d’utiliser Excel plutôt qu’une GMAO
La gestion de la maintenance peut parfois se faire simplement grâce à un fichier Excel assez complet afin de noter le planning des passages de techniciens sur un équipement et divers autres éléments clés nécessaires au suivi : gestion des véhicules, suivi des stocks, aperçu de la charge de travail vis-à-vis des ressources humaines, etc.
Le logiciel de Microsoft est un véritable couteau-suisse. Idéal pour restituer des résultats, des analyses, planifier des interventions ou même dérouler des processus entiers, il a d’indéniables qualités.
L’avantage le plus évident de l’utilisation d’un tableur pour la maintenance est que cette méthode est facile à mettre en place. Il n’est en effet pas nécessaire d’être expert en logiciels tableurs pour se doter ainsi d’un petit outil de suivi des interventions de maintenance. Pour les TPE qui cherchent à améliorer à très peu de frais la gestion de leur maintenance, Excel est ainsi l’outil le plus à leur portée, d’une part parce qu’il est « gratuit » (car elles en disposent généralement déjà), d’autre part parce qu’elles peuvent l’utiliser sans faire appel à un prestataire extérieur ni former leurs salariés.
Par ailleurs, cet outil offre une grande souplesse pour renseigner tout type d’information, il est plus facile à transmettre à un collaborateur qu’un document papier, et ni le fichier ni le logiciel ne risquent de devenir rapidement obsolescents.
Les inconvénients de l’utilisation d’Excel pour la maintenance
Le célèbre tableur de Microsoft présente cependant des inconvénients majeurs.
Un impact négatif sur la productivité
Le premier est qu’il entrave la productivité des équipes. En effet, le traitement, la gestion et l’analyse des données demandent beaucoup de temps dès lors que ceux-ci atteignent un certain volume. Par ailleurs, les risques d’erreurs sont assez élevés, ce qui nuit à la fiabilité des données et à l’usage qui en est fait.
La centralisation contrainte de l’information
Par ailleurs, un tableur favorise la centralisation de l’information. Il est en effet souvent compliqué de partager les fichiers en temps réel, alors que la planification des actions de maintenance doit généralement être collaborative, puisqu’elle implique un échange constant d’informations. Elle requiert de plus des mises à jour en temps réel qui sont irréalisables avec Excel, car c’est la coopération avec les équipes de terrain qui garantit la qualité et la précision des données.
Alors que l’optimisation des activités de maintenance repose sur l’implication de l’ensemble des salariés, l’utilisation d’Excel exige qu’une seule personne centralise les données, souvent collectées sur des documents papier par les techniciens. L’outil tableur est donc peu adapté au travail en équipe, au management collaboratif et peut impacter négativement l’efficacité des équipes opérationnelles.
Un outil peu mobile
Les équipes de techniciens sont constamment mobiles. Elles savent que leur efficacité dépend grandement d’une bonne circulation des données et de l’information, si possible en temps réel. Or, l’utilisation d’Excel pour gérer la maintenance ne répond pas au besoin de mobilité des techniciens de maintenance. En effet, ce logiciel se prête vraiment mal à une utilisation sur smartphone ou tablette.
La GMAO est-elle vraiment mieux qu’Excel ?
On l’a vu, l’utilisation d’Excel pour gérer la maintenance recèle de nombreux inconvénients : le logiciel n’est pas dynamique, il n’a pas été conçu pour gérer l’imprévu, il ne s’adapte pas à l’agilité des équipes, etc. Les tableurs ne permettent donc pas de travailler en temps réel ni de collaborer efficacement. Mais toutes les solutions de GMAO font-elles forcément mieux qu’Excel ?
Que vaut un logiciel de GMAO classique par rapport à Excel ?
L’adoption d’un logiciel dédié rend la gestion de la maintenance beaucoup plus simple et efficace. Mais il comporte aussi certains inconvénients notables.
Qu’est-ce qu’un logiciel de GMAO ?
Un logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur est un programme informatique spécifiquement élaboré pour gérer et rationaliser la maintenance des équipements au sein d’une entreprise. La plupart de ces solutions permettent de gérer les équipements (inventaire, localisation, …), leur maintenance, les stocks, le personnel de maintenance, les coûts, les indicateurs de performance, etc.
Avantages et inconvénients des solutions traditionnelles de GMAO par rapport à Excel
Les solutions classiques facilitent la gestion de l’entretien des équipements grâce à des fonctionnalités spécifiquement étudiées pour la maintenance. Elles ont pour objectif de faire profiter leurs utilisateurs d’une meilleure productivité, en réduisant les périodes d’inactivité des machines, une meilleure maîtrise des coûts, en prolongeant la vie des équipements et en anticipant les dépenses à venir, et une meilleure traçabilité, en facilitant la consignation et la consultation des interventions.
Pourtant, dans la pratique, ces logiciels s’avèrent souvent compliqués et coûteux à mettre en place et à utiliser. En effet, ils sont lourds à paramétrer, exigent de longues semaines de formation des équipes, sont compliqués à utiliser et sont très limités en termes de mobilité.
Alors qu’elles sont censées faciliter le travail des opérateurs de maintenance, ces solutions ont donc trop souvent sur eux un effet de démotivation et entraînent un manque d’implication dans leur mise en place et leur utilisation. Il existe ainsi de nombreux exemples d’entreprises qui ont voulu adopter un logiciel de GMAO mais se sont trouvées confrontées à des difficultés majeures, à la fois dans l’installation technique et dans l’appropriation de l’outil par les équipes.
La GMAO de nouvelle génération est-elle la meilleure solution ?
La plateforme de gestion de maintenance Mobility Work change complètement l’approche de la maintenance industrielle en lui appliquant la même logique que les usages de la vie courante. Elle bénéficie ainsi d’une ergonomie optimale étudiée pour que son utilisation soit facile dès le premier contact. Par conséquent, son appropriation par les équipes est très rapide et favorise leur motivation à l’utiliser.
Par ailleurs, l’application Mobility Work est également mobile. Cela signifie qu’elle est utilisable depuis n’importe où sur un smartphone ou une tablette. Les opérateurs de maintenance peuvent donc consulter l’historique des opérations et saisir leurs rapports d’interventions en temps réel, y compris lorsqu’ils sont hors connexion, ce qui accroît considérablement la fiabilité des informations.
De plus, cette plateforme de gestion de la maintenance a un fonctionnement communautaire inspiré des réseaux sociaux. Cette particularité est un atout majeur pour faciliter le partage d’informations et fluidifier les échanges au sein des équipes impliquées dans la maintenance. Les entreprises peuvent même choisir de partager les informations qu’elles souhaitent avec d’autres utilisateurs pour bénéficier, à travers la communauté Mobility Work, de nombreux retours d’expérience sur la maintenance des machines qu’elles utilisent.
Enfin, le Big Data intégré fournit à tous les utilisateurs de l’application une capacité d’analyse de la maintenance des machines sans commune mesure, qui repose sur les données collectées au sein de leur réseau.
Si l’on ajoute à ces caractéristiques un coût largement inférieur aux anciennes solutions et un accompagnement après-vente personnalisé, il est évident que la GMAO nouvelle génération de Mobility Work représente un compromis inédit et inégalable entre GMAO classique et Excel, entre facilité de mise en place et d’utilisation, coût réduit et efficacité dans la gestion de la maintenance.
