La GMAO est un outil informatique essentiel à l’activité des professionnels de maintenance, en particulier dans l’industrie mais également dans d’autres secteurs d’activités comme le facility management ou la gestion d’une flotte de véhicules. Elle facilite le travail des équipes de maintenance, permet de réduire les coûts et de gagner en productivité, et aide à développer une stratégie de maintenance préventive.
Les logiciels de GMAO ont connu d’importantes évolutions ces dernières années. Aux anciens logiciels chers et difficiles à utiliser ont succédé des applications beaucoup moins coûteuses et très simples d’utilisation, ce qui incite de plus en plus d’entreprises de toutes tailles à adopter une GMAO pour améliorer le suivi et l’organisation de leur maintenance.
Pour vous aider à comprendre ce qu’une bonne solution de GMAO peut faire pour vous et vous aider à choisir, nous répondons ici à vos questions :
- qu’est-ce que la GMAO ?
- quelles sont les fonctionnalités d’une GMAO ?
- pourquoi mettre en place une GMAO ?
- quels sont les intervenants concernés ?
- peut-on utiliser Excel comme logiciel de GMAO gratuit ?
- quels sont les avantages de la GMAO ?
- comment choisir un logiciel de GMAO ?
- pourquoi choisir le logiciel de GMAO Mobility Work ?
Définition de la GMAO
Le terme GMAO désigne une méthode de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur. Plus généralement, il s’agit d’une solution informatique qui aide les services de maintenance des entreprises à assurer le suivi, l’organisation et l’analyse de leurs interventions et stratégies de maintenance.
Cette méthode de gestion de la maintenance est en premier lieu destinée à l’industrie mais aussi à tous les secteurs d’activités qui ont des équipements à entretenir (immobilier, flottes de véhicules, équipements sportifs, etc.).
Quelles sont les fonctionnalités d’une GMAO ?
Les fonctionnalités les plus courantes d’un logiciel de GMAO sont les suivantes :
- gestion des machines et équipements (inventaire, localisation, etc.) ;
- gestion des interventions de maintenance (rapports d’intervention) ;
- gestion des demandes d’interventions ;
- gestion des stocks de pièces de rechange ;
- gestion du planning du personnel de maintenance ;
- gestion des coûts liés à la maintenance (main d’œuvre, pièces détachées, etc.) ;
- suivi des indicateurs clés de performance, ou KPI (MTTR, Pareto, MTBF…).
Pourquoi mettre en place une GMAO ?
Un logiciel de GMAO présente de nombreux avantages pour le secteur industriel mais aussi pour d’autres secteurs d’activités. Il permet ainsi :
- de disposer d’un inventaire complet et à jour des équipements à maintenir ;
- d’avoir un suivi exhaustif des interventions de maintenance réalisées, et donc de disposer d’une traçabilité et des coûts liés à ces opérations ;
- de centraliser l’ensemble des documents liés aux équipements, qu’ils soient techniques, administratifs ou financiers ;
- de définir et mettre en place des actions de maintenance préventive à effectuer sur les machines et équipements (nettoyage, graissage, vérifications, contrôles réglementaires…)
- de gérer les stocks de pièces de rechange et de prévoir des alertes pour le réapprovisionnement en fonction de seuils définis ;
- de coordonner le travail de l’ensemble des intervenants de maintenance aussi bien internes qu’externes (sous-traitants, fabricants…)
- de mesurer, d’analyser et d’optimiser les activités de maintenance : heures de travail, coûts et gains de productivité, disponibilité, fiabilité et durée de vie des équipements…
- de recueillir et de traiter les demandes des opérateurs de production (dépannages, améliorations…) ;
- de prendre de meilleures décisions concernant la maintenance (remplacement d’un équipement, choix des fournisseurs…).
Quels sont les intervenants concernés par la GMAO ?
L’utilisation d’un logiciel de GMAO peut impliquer un nombre de personnes plus ou moins important en fonction de l’usage qui en est fait :
- les techniciens de maintenance sont les premiers concernés : ils l’utilisent pour connaître leur planning, savoir quelles tâches ils doivent effectuer, saisir leurs rapports d’intervention, etc. ;
- les prestataires de services qui interviennent régulièrement ou occasionnellement sur les équipements ;
- les responsables de maintenance l’utilisent pour faire le planning des équipes, assigner les tâches aux différents techniciens, analyser et améliorer les processus de maintenance, etc.;
- les équipes de production font des demandes d’intervention dans le logiciel ;
- les services pièces détachées et achats peuvent suivre l’évolution des stocks dans le logiciel et réaliser les achats nécessaires ;
- les responsables d’usine ou d’établissement peuvent suivre les coûts liés à la maintenance et les gains de productivité qu’elle permet.
Quels sont les avantages d’une GMAO ?
Un logiciel de gestion de la maintenance permet non seulement de faciliter le travail des équipes mais aussi :
- de développer la part de maintenance préventive dans l’entreprise, avant de limiter le nombre de pannes et les arrêts de production ;
- d’améliorer la sécurité des techniciens de maintenance, par exemple grâce à des checklists obligatoires à suivre pour les interventions sensibles ;
- de fluidifier la gestion des stocks de pièces détachées et d’éviter toute rupture de stock ;
- de favoriser une bonne communication entre les différents services de l’entreprise (maintenance, production, achats, comptabilité, etc.) ;
- d’analyser et d’optimiser les processus de maintenance afin de les rendre plus simples et plus efficaces, en mettant en place des API pour automatiser les demandes d’intervention ou en suivant des indicateurs clés de maintenance.
L’utilisation d’une GMAO est donc bénéfique à la fois à la sécurité des équipes de maintenance et à la productivité de l’entreprise.
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Peut-on utiliser Excel comme GMAO gratuite ?
De nombreuses usines utilisent le tableur Excel pour réaliser le suivi de leurs interventions de maintenance, ce qui leur permet de bénéficier d’une sorte de logiciel de GMAO gratuit.
Le principal avantage d’utiliser Excel pour gérer la maintenance est que les entreprises disposent déjà de ce logiciel et n’ont donc pas à dépenser plus d’argent pour une solution spécifique. De plus, conserver une trace des interventions de maintenance dans le tableur est plus fiable que de le faire sur des documents papier comme un cahier ou un carnet. Enfin, il s’agit d’une solution très souple qui permet de personnaliser facilement les catégories de données à renseigner.
En revanche, Excel présente également de nombreux inconvénients : la saisie des informations peut être laborieuse, l’analyse des données est compliquée, le partage des informations est limité et il n’existe pas de version mobile facile à utiliser de ce logiciel. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises préfèrent maintenant choisir une solution spécifiquement conçue pour la maintenance.
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Comment choisir une GMAO ?
Choisir le bon logiciel pour votre entreprise peut sembler très compliqué, mais en étudiant certains critères en particulier, votre choix sera plus facile.
Choisir une GMAO facile à utiliser
Si certaines entreprises opérant dans des secteurs d’activité très particuliers peuvent avoir besoin d’une GMAO très spécialisée, la plupart ont plutôt intérêt à se tourner vers une solution polyvalente, qui sera donc facile à s’approprier par les équipes de maintenance et par tous les autres utilisateurs.
Une application mobile
Choisir une GMAO disposant d’une version mobile est un véritable avantage : les techniciens peuvent ainsi avoir accès à tout moment aux informations dont ils ont besoin pour réaliser leurs interventions (des checklists de sécurité ou des documents techniques, par exemple) mais aussi saisir leurs rapports d’intervention dès qu’ils ont fini une tâche. De nombreuses pertes de temps et d’information sont ainsi évitées, et il serait dommage de vous priver de cet avantage.
La GMAO Mobility Work inclut une application mobile
L’importance de la sécurité informatique
Les données renseignées dans le logiciel de gestion de la maintenance pouvant être sensibles, il est important de s’assurer que la solution que vous choisirez apporte de sérieuses garanties en la matière. Si vous optez pour un logiciel qui fonctionne en SaaS (ce qui est le cas des plus performants), celui-ci doit fournir de très sérieux gages de sécurité et de fiabilité, afin d’être toujours disponible et efficace et de garantir l’intégrité de vos données. Les hébergeurs les plus reconnus sont AWS (Amazon Web Service) et Google. Par ailleurs, la certification ISO 27001 est un gage de sérieux pour la gestion de l’information.
La qualité du service client
Aussi simple soit elle, la mise en place et l’utilisation d’une GMAO impliquent souvent de faire appel au service client, ou support, de l’éditeur. Il est donc fortement recommandé de demander à celui-ci des données précises sur la réactivité et l’efficacité de son service d’aide aux utilisateurs.
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Pourquoi choisir la GMAO Mobility Work ?
La GMAO de nouvelle génération Mobility Work a été créée en se basant sur un principe simple : pour être pleinement efficace, un logiciel de gestion de la maintenance doit être utilisé par tous les intervenants et pour toutes les activités de maintenance. Par conséquent, il doit être facile à utiliser et adapté aux tâches de celles et ceux qui s’en servent.
L’utilisation de la GMAO Mobility Work est donc très simple. Cette solution reprend les codes des applications de la vie courante afin que sa prise en main soit très rapide. De plus, elle est facilement paramétrable et personnalisable afin de s’adapter aux besoins et aux préférences de tous les professionnels de la maintenance.
Voici les principaux avantages du logiciel de GMAO Mobility Work :
- Gestion en mode Saas, aucune installation requise
- Interface conviviale et expérience utilisateur optimisée, pour une adoption facilitée par les équipes de maintenance
- Mise à jour régulière et sans coût additionnel
- Intégration des données gratuite
- Coût limité
- Connectivité aux ERP (SAP et autres)
- Service support inclus
- Application mobile sans surcoût et mode hors-ligne pour une utilisation sans connexion internet
- Profils « Production » et « Prestataire » gratuits
- Catalogues officiels de nombreux fournisseurs disponibles dans l’application
Pour commencer à l’utiliser et bénéficier d’un essai gratuit de 7 jours, visitez notre page solution ou téléchargez l’application mobile sur Google Play ou l’AppStore.
