La gestión del inventario de repuestos es un verdadero rompecabezas para muchas empresas. La necesidad de piezas de repuesto, que a menudo se percibe como algo aleatorio, disuade a muchas empresas de buscar formas eficaces de reducir al mínimo los costes de almacenamiento. Sin embargo, gracias a la GMAO (gestión de mantenimiento asistido por ordenador) y en particular a las soluciones de nueva generación que han aparecido en los últimos años, se puede racionalizar y reducir considerablemente la carga financiera que supone la gestión preventiva de las existencias de repuestos, garantizando al mismo tiempo la continuidad del funcionamiento de las máquinas y, por consiguiente, de la producción.
El impacto de los costes de almacenamiento en el flujo de caja de las empresas
La gestión de los inventarios es una cuestión importante para muchas empresas. La buena gestión de las existencias es, en efecto, esencial para garantizar la sostenibilidad de una empresa, debido a su consiguiente impacto en el flujo de caja.
Los retos de la gestión del inventario de piezas de repuesto
El concepto de gestión de inventario abarca todas las medidas utilizadas por una empresa para decidir qué cantidades de bienes, equipo, piezas de repuesto o materias primas pedir y cuándo. El objetivo es lograr el equilibrio adecuado entre los bajos costes de almacenamiento y la capacidad de respuesta óptima a las solicitudes de los clientes o las necesidades de las empresas.
En cuanto al mantenimiento, lo que está en juego es la gestión de las existencias de piezas de repuesto destinadas a garantizar el buen funcionamiento de las máquinas. A una empresa le conviene evitar tanto el exceso como la falta de existencias.
Las desventajas del exceso de existencias
La principal desventaja del exceso de existencias es el aumento de los costes fijos y variables que conlleva. Tener un exceso de existencias de piezas de repuesto tiene costes en términos de espacio de almacenamiento, pero también en términos de personal necesario para garantizar la seguridad y las primas de seguro.
Además, cualquier acción implica una inmovilización financiera. Si es de gran tamaño, entonces se inmoviliza innecesariamente una cierta cantidad de dinero cuando podría haber sido invertida en proyectos con un mejor rendimiento. Esto es una pérdida de oportunidad.
Por último, el exceso de existencias expone a un riesgo de obsolescencia de esas piezas y a su deterioro con el tiempo o como resultado de incidentes materiales.
Los riesgos de la insuficiencia de existencias
El principal riesgo de que no haya suficientes piezas de repuesto es la parada de la máquina que necesita reparación y, por consiguiente, la interrupción de la producción. Esto muy a menudo tiene un impacto financiero negativo directo en la empresa. Pero también tiene un impacto indirecto: las condiciones del reabastecimiento de emergencia son generalmente menos favorables, ya que el departamento de compras no está en condiciones de negociar o elegir el proveedor más interesante, ya que debe ante todo obtener el mejor tiempo de entrega.
Métodos de gestión del inventario de piezas de repuesto
Los métodos aplicados a las mercancías o a las materias primas no son transferibles a las piezas de repuesto. Por consiguiente, a fin de racionalizar la gestión de las existencias de piezas de repuesto y limitar así los costes de almacenamiento, se han elaborado varios métodos específicos. Entre los más eficaces están el método de clasificación ABC y el método PIEU.
El método ABC
El método ABC consiste en dividir las piezas de recambio en tres grupos según su criticidad (es decir, su importancia en el mantenimiento del parque de máquinas): clases A, B y C. Las piezas de clase A son las más importantes, y por lo tanto requieren una vigilancia especial. Por lo general, representan el 20% de las existencias, pero son esenciales para la mayor parte de la producción. Las piezas de clase B representan alrededor del 30% del inventario. Son menos importantes, pero aún así requieren un control estricto. Por último, las piezas de clase C representan sólo el 5 % del volumen de ventas, pero representan el 50 % de las existencias.
El interés de este método consiste en definir tres categorías de existencias, cada una de las cuales requiere una frecuencia y un nivel de inspección diferentes y adaptados.
El método PIEU
El método PIEU fue desarrollado por el ingeniero Yves Lavina para clasificar los activos según su criticidad. Como su nombre indica, los criterios utilizados son la incidencia de las averías (P – pannes en francés), la importancia del equipo (I – importance de l’équipement), la condición del equipo (E – état de l’équipement) y la tasa de utilización del equipo (U – utilisation).
¿Cómo reducir los costes de almacenamiento gracias a una GMAO?
La difusión de las herramientas informáticas y las nuevas tecnologías representa un nuevo avance en la gestión de las existencias de piezas de repuesto, a través de la Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador. Las estadísticas oficiales de la AFIM (Asociación Francesa de Ingenieros y Responsables de Mantenimiento) estiman también que la utilización de la GMAO permite reducir, a largo plazo, el valor de las existencias entre un 10 y un 20%, y entre un 5 y un 10% los costes de su suministro.
Reducción de los costes de almacenamiento gracias a la GMAO móvil
Primero, la adopción de una solución de nueva generación mejorará la supervisión de las intervenciones de mantenimiento y el estado de las máquinas. Los equipos tienen un tablero analítico que recopila todos los datos de mantenimiento. De este modo, obtienen una retroalimentación completa de sus intervenciones y pueden monitorear el estado de las máquinas. Los niveles de existencias pueden entonces gestionarse en consecuencia, teniendo en cuenta las necesidades presentes y futuras, los plazos de entrega y las condiciones de almacenamiento.
Encuentre una herramienta de análisis en la GMAO Mobility Work para analizar todos sus datos de mantenimiento y adaptar su estrategia.
Además, una plataforma de gestión del mantenimiento comunitaria como la GMAO Mobility Work permite a los equipos de mantenimiento consultar los niveles de existencias en cualquier momento en un teléfono inteligente o en una tableta, e introducir la descripción de sus intervenciones en tiempo real. De esta manera, las existencias pueden administrarse lo más cerca posible de la realidad de los técnicos de mantenimiento sobre el terreno, evitando la escasez o el exceso de existencias.
El funcionamiento comunitario de la aplicación permite incluso a los diversos interesados intercambiar información y datos en cuestión de segundos. Por último, gracias a la integración de Big Data en el software Mobility Work, el mantenimiento predictivo ayuda a los responsables a anticipar con precisión las necesidades de piezas de repuesto.
Sincronizar la GMAO y el ERP con las API
Muchas empresas utilizan un software ERP para gestionar existencias, incluido las piezas de repuesto. Estos sistemas de planificación de recursos empresariales suelen ser herramientas arcaicas y densas, y por lo tanto no son fácilmente accesibles para los equipos sobre el terreno. Los gerentes del inventario y de mantenimiento generalmente se oponen a la implementación de un software específicamente dedicado al mantenimiento, temiendo que la sincronización entre los dos sea difícil o imposible.
Sin embargo, gracias a la funcionalidad de API (Interfaz de Programación de Aplicaciones) pública, un software de última generación como Mobility Work permite intercambiar datos con el software ERP muy fácilmente. Así, la gestión de las existencias de piezas de repuesto se coordina perfecta y automáticamente con las necesidades de los equipos de mantenimiento.
La utilización de nuevas soluciones de GMAO permite reducir considerablemente los costes de almacenamiento de las piezas de recambio, racionalizando su gestión y sincronizándola sin esfuerzo con las necesidades de mantenimiento de las máquinas.
