Politique d'utilisation et de protection des données

1. Objet de la présente politique – Collecte de certaines Données à Caractère Personnel

Nous respectons l’ensemble des dispositions réglementaires et législatives relatives à la protection des données à caractère personnel (la « Règlementation Applicable »), et notamment l’ensemble des dispositions énoncées au sein du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (le « Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD »), ainsi que les dispositions de la loi n°78-17 du 6 février 1978 dite « Informatique et Libertés » modifiée (la « LIL »). Constitue une « Donnée à Caractère Personnel » au sens du RGPD toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne physique identifiable est une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Nous souhaitons vous informer par l’intermédiaire de la présente politique de la manière dont nous traitons et protégeons vos Données à Caractère Personnel collectées et contrôlées par Mobility Work sur la Plateforme Mobility Work, et ce comprenant les Données à Caractère Personnel collectées sur l’Application de Gestion de la Maintenance et l’Application Hub.

Il est précisé que les termes « vous », « votre » ou « vos » au sens des présentes font référence à toute personne physique Client ou Utilisateur de Mobility Work.

Les termes « nous », « notre » ou « nos » au sens des présentes font référence à Mobility Work.

Il est entendu que dans le cadre de l’exécution des contrats qui lient Mobility Work et ses Clients, et notamment en vertu des termes et conditions des Conditions Générales d’Utilisation de l’Application de Gestion de la Maintenance et des Conditions Générales d’Utilisation de l’Application Hub (ensemble désignés ici les « CGU »), et de toutes autres politiques, conditions et conventions applicables selon les Services fournis au Client, le Client peut également être responsable de la collecte et du traitement de certaines Données à Caractère Personnel de ses Utilisateurs. Il incombe alors au Client de se conformer aux dispositions législatives et règlementaires applicables, et notamment la règlementation applicable à la protection des données à caractère personnel, et d’obtenir le cas échéant les éventuelles autorisations préalables. Le Client dans ce cas doit garantir disposer de tous les droits nécessaires pour collecter et traiter les Données à Caractère Personnel de ses Utilisateurs et il appartient au Client d’informer et de garantir l’ensemble des droits de ses Utilisateurs en application de la Réglementation Applicable.

A toutes fins utiles, il est rappelé que le responsable de traitement est, conformément à la législation applicable, l’entité qui définit et limite les données à collecter ainsi que les finalités de traitement. Mobility Work peut selon le cas intervenir en qualité de sous-traitant du Client, ou de responsable de traitement distinct.

La présente politique définit la nature, les moyens et les finalités du traitement de Données à Caractère Personnel des Clients et Utilisateurs par Mobility Work en sa qualité de responsable de traitement. Elle ne s’applique pas aux données que Mobility Work traite pour le compte de ses Clients (le “Contenu du Client” tel que défini dans les CGU) en sa qualité de sous-traitant. Sous réserve de tout accord spécifique entre Mobility Work et le Client, les conditions définissant les modalités de traitement de Données à Caractère Personnel par Mobility Work en sa qualité de sous-traitant sont accessibles sous ce lien.

2. Règles générales applicables en matière de collecte et de traitement de données à caractère personnel

Il est rappelé que conformément à la Réglementation Applicable, les Données à Caractère Personnel sont :

1. Traitées de manière licite, loyale et transparente au regard des personnes concernées ;
2. Collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et à ne pas être ultérieurement traitées d’une manière incompatible avec ces finalités ;
3. Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
4. Exactes et, si nécessaire, tenues à jour ;
5. Conservées sous une forme qui permet l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
6. Traitées d’une manière à en garantir une sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte accidentelle, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

3. Identité et coordonnées du responsable de traitement

Le responsable du traitement des Données à Caractère Personnel dans le cadre de la présente politique est la société Mobility Work, société par actions simplifiée dont le siège social est sis 44 rue de Lisbonne, 75008 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 820 234 599, et représentée par sa Présidente, Madame Morgane Guinot.

Les Données à Caractère Personnel collectées auprès des Clients et/ou Utilisateurs par le biais des formulaires disponibles sur la Plateforme Mobility Work et destinées à Mobility Work sont collectées et traitées, selon le cas, sur le fondement d’une obligation légale, d’un intérêt légitime de Mobility Work et/ou du consentement de la personne concernée.

4. Quelle est la nature et l’origine des Données à Caractère Personnel collectées

Pour fournir les Services, Mobility Work traite certaines Données à Caractère Personnel des Clients et Utilisateurs. La nature des Données à Caractère Personnel que nous recueillons dépend de la manière dont vous utilisez nos Services. Vous pouvez accéder aux informations que nous recueillons, les modifier ou les supprimer en consultant les paramètres sur votre compte Mobility Work.

Il est entendu que Mobility Work n’est pas partie aux relations entre le Client et ses Utilisateurs et qu’il n’existe pas de lien contractuel entre Mobility Work et les Utilisateurs.

Les Utilisateurs sont cependant soumis au respect des Termes d’Utilisation de la Plateforme Mobility Work.

4.1. Ce que vous et d’autres personnes faites et fournissez.

• Création d’un compte et d’un Réseau. 

Lors de la création de tout compte par un Utilisateur ou par un Administrateur ou un Client pour le compte d’un Utilisateur, conformément aux termes et conditions des CGU, nous demandons de fournir nécessairement les informations suivantes : nom, prénom, courrier électronique valide, mot de passe.

Il est précisé que dans le cadre de la création de comptes Utilisateurs, le Client sera susceptible de nous fournir vos Données à Caractère Personnel nécessaires pour la création de votre compte et l’utilisation des Services souscrits par le Client. Le Client doit pour cela, selon les termes et conditions des CGU applicables et tous accords applicables, avoir obtenu l’ensemble des accords, garanties et consentements de ses Utilisateurs, en vue de les inviter à collaborer et utiliser en qualité d’Utilisateurs habilités du Client les Services souscrits par ce dernier.

Pour la facturation qui subordonne également l’accès aux Services, lui seront également demandés les éléments suivants par courrier électronique: adresse postale ; numéro de téléphone.

Tout Utilisateur pourra également, s’il le souhaite, fournir un numéro de téléphone et une photo de profil.

• Informations et contenus que vous fournissez.

Nous recueillons le contenu, les communications ainsi que d’autres informations que vous fournissez lorsque vous utilisez nos Services, notamment lorsque vous créez un compte, lorsque vous créez ou partagez du contenu, par sondage, ou lorsque vous communiquez avec d’autres Utilisateurs ou leur envoyez des messages. Cela peut comprendre des informations présentes dans le contenu que vous fournissez (par exemple, des métadonnées) ou concernant un tel contenu, telles que le lieu d’une photo, les coordonnées GPS d’un Équipement ou la date à laquelle une activité a été créée ou modifiée.

• Réseaux et connexions

Nous recueillons des informations sur les personnes, les pages de l’Application, les comptes, et les Réseaux avec lesquels vous êtes en contact, ainsi que la manière dont vous interagissez avec eux sur nos Services, par exemple, les Utilisateurs avec lesquels vous communiquez ou les Réseaux dont vous faites partie.

Nous collectons également des coordonnées si vous choisissez de les importer (par exemple celles des Utilisateurs de votre Réseau) dans le but de faciliter la mise en place ou l’utilisation de l’outil. Nous agissons dans ce cas en tant que sous-traitant du Client.

• Votre utilisation

Nous recueillons des informations concernant la manière dont vous utilisez nos Services, telles que les types de contenu, activités et tâches que vous créez, consultez ou avec lesquels vous interagissez, la planification des calendriers et autres interventions, l’analyse du temps passé par Équipement, par activité, par tâche ou par label, les fonctionnalités que vous utilisez, les actions que vous réalisez, les personnes ou les comptes ou les Réseaux avec lesquels vous interagissez, et l’heure, la fréquence et la durée de vos activités. Par exemple, nous enregistrons quand vous utilisez et quand vous avez utilisé pour la dernière fois nos Services, ainsi que les publications, les vidéos ou tout autre contenu que vous visualisez sur nos Services. Nous recueillons également des informations sur la manière dont vous utilisez les fonctionnalités de Mobility Work.

• Informations à propos des transactions réalisées sur nos Services

Nous sommes susceptibles, si vous utilisez nos Services pour effectuer des achats ou toute autre transaction financière, de recueillir des données concernant cet achat ou cette transaction. Ceci comprend vos informations de paiement, telles que le numéro de votre carte de crédit ou de débit et d’autres informations concernant votre carte, d’autres informations de compte et d’authentification, ainsi que des données de facturation et de livraison, et vos coordonnées. Nous recourons le cas échéant aux services de prestataires tiers, conformément aux termes et conditions des présentes.

• Les activités d’autres personnes et les informations qu’elles fournissent vous concernant

Nous recevons et analysons également le contenu, les communications et les informations que d’autres personnes fournissent lorsqu’elles utilisent nos Services. Il peut s’agir d’informations vous concernant, par exemple lorsque d’autres personnes partagent, dupliquent ou commentent une photo, une activité ou une tâche créée ou modifiée par vous, vous envoient un message ou vous assignent une tâche.

4.2. Informations sur les appareils

Comme décrit ci-dessous, nous recueillons des informations concernant les ordinateurs, téléphones, téléviseurs connectés et autres appareils connectés au web que vous utilisez pour accéder à l’ensemble des Services Mobility Work.

Les informations que nous obtenons depuis ces appareils comprennent :

• Attributs des appareils : des informations telles que le système d’exploitation, les versions matérielles et logicielles, l’intensité du signal, l’espace de stockage disponible, le type de navigateur, le nom et le type des applications et des fichiers, ainsi que les plugins.
• Activités sur l’appareil : les informations concernant les opérations et les comportements sur l’appareil, par exemple, lorsqu’une fenêtre est mise au premier plan ou en arrière plan, ainsi que les mouvements de la souris (permettant de différencier les humains des bots).
• Identifiants : les identifiants uniques (pseudos et adresse électronique)
• Signaux des appareils : signaux Bluetooth et informations concernant les points d’accès Wi-Fi, les balises et les tours de télécommunication à proximité.
• Données issues des paramètres de l’appareil : les informations que vous nous autorisez à recevoir par le biais des paramètres de l’appareil que vous activez, notamment l’accès à votre localisation GPS, à votre appareil photo ou à vos photos.
• Réseau et connexion :des informations telles que le nom de votre opérateur mobile ou de votre fournisseur d’accès à Internet, votre langue, votre fuseau horaire, votre numéro de téléphone mobile, votre adresse IP, votre vitesse de connexion et, dans certains cas, des informations concernant d’autres appareils situés à proximité ou sur votre Réseau afin que nous puissions par exemple vous aider à diffuser une vidéo à partir de votre téléphone, sur votre téléviseur, ou tout autre appareil.
• Données issues des cookies :données provenant des cookies enregistrés sur votre appareil, notamment les identifiants et paramètres des cookies.

5. Quelle est la finalité du traitement des Données à Caractère Personnel collectées ?

Nous utilisons les informations à notre disposition (en fonction des choix que vous effectuez) de la façon décrite ci-dessous, afin de fournir et d’assurer le fonctionnement des Services Mobility Work et les services associés.

Nous nous engageons à recueillir le consentement exprès des personnes concernées et à leur permettre de s’opposer à l’utilisation de leurs Données à Caractère Personnel à toutes autres fins, dès que cela est nécessaire.

Dans tous les cas, les Clients et Utilisateurs sont informés des finalités pour lesquelles leurs Données à Caractère Personnel sont collectées via les différents formulaires de collecte de données en ligne et via leurs actions sur la Plateforme Mobility Work.

Il est en tout état de cause rappelé que les Données à Caractère Personnel collectées sont nécessaires pour la bonne exécution des Services (tel que décrit ci-dessous) et pour nous permettre de respecter nos obligations légales.

Sans elles, nous ne sommes pas en mesure de fournir tous les services proposés sur la Plateforme.

La collecte, le stockage et le traitement de ces informations et Données à caractère personnel ont pour finalité de :

5.1. Proposer, personnaliser et améliorer nos Services

Nous utilisons les informations à notre disposition pour assurer la fourniture et le maintien de nos Services, notamment pour la création de votre compte, la génération de vos droits selon votre profil, en personnaliser les fonctionnalités et le contenu (notamment votre fil d’actualités, votre tableau de bord analytique, votre calendrier). Pour créer des Services personnalisés à la fois uniques et pertinents, nous utilisons vos connexions, préférences, et activités à partir des données que nous recueillons, des informations que vous ou des tiers nous fournissez et d’autres renseignements ; nous nous servons également des données sur la façon dont vous utilisez et interagissez avec nos Services ; ainsi que des données concernant les personnes, lieux ou éléments avec lesquels ou à partir desquels vous êtes connectés ou que vous avez recherché sur nos Services.

• Informations sur l’ensemble des Services Mobility Work et des appareils : nous relions les informations concernant vos activités sur les différents Services Mobility Work et appareils afin de vous fournir une expérience plus personnalisée et plus cohérente sur l’ensemble des Services Mobility Work que vous utilisez, quel que soit le support sur lequel vous les utilisez.
• Informations géographiques : nous utilisons des informations géographiques (comme votre position actuelle) afin de proposer, de personnaliser et d’améliorer nos Services pour vous et les autres. Ces informations géographiques peuvent provenir notamment de l’emplacement précis des appareils (si vous nous avez autorisés à les recueillir), des adresses IP et des informations concernant votre utilisation (et celle des autres).
• Recherche et développement des Services : nous utilisons les informations à notre disposition pour développer, tester et améliorer nos Services, notamment en réalisant des sondages et des recherches, et en testant et en dépannant les nouveaux Services et les nouvelles fonctionnalités..

5.2. Fournir des mesures, des analyses et d’autres services professionnels

Nous utilisons les informations à notre disposition (notamment celles relatives à votre activité) pour une meilleure prise de décision, une meilleure gestion de la maintenance, vous aider, ainsi que vos responsables et votre entreprise, par exemple à planifier votre calendrier, à comprendre les difficultés que vous pouvez rencontrer, à évaluer des axes d’amélioration ou à mettre en place des actions préventives.

Nous les utilisons pour fournir un tableau de bord analytique qui permet par exemple de suivre en détail le temps passé par Équipement, par type de tâche, ou encore les coûts associés.

5.3. Favoriser la sûreté, l’intégrité et la sécurité

Nous utilisons les informations à notre disposition pour vérifier les comptes et les activités, pour lutter contre les comportements dangereux, pour détecter et prévenir le contenu indésirable et toutes autres expériences négatives, pour préserver l’intégrité de nos Services et pour favoriser la sûreté et la sécurité sur les Services Mobility Work. Par exemple, nous utilisons les données à notre disposition pour examiner toute activité suspecte ou toute violation de nos CGU et Charte de Confidentialité.

5.4. Communiquer avec vous

Nous utilisons les informations à notre disposition pour vous envoyer des communications commerciales, vous parler de nos Services et vous faire part de nos conditions et de nos règlements. Nous nous servons également de vos informations pour vous répondre lorsque vous nous contactez.

Les informations nous permettent également de répondre aux demandes des Clients et Utilisateurs et de faciliter les prestations d’assistance assurées par le service relation clientèle.

5.5. Établir des rapports et analyses statistiques – Utilisation d’informations anonymes et agrégées

Nous pouvons utiliser certaines Données à Caractère Personnel (telles que le contenu et la fréquence de vos tâches et activités) et autres données vous concernant pour créer des informations dépersonnalisées et agrégées, y compris : des informations démographiques dépersonnalisées, des informations de localisation dépersonnalisées, des informations sur l’ordinateur ou le dispositif à partir duquel vous accédez à nos services, ou d’autres analyses que nous créons.

5.6. De permettre à Mobility Work de gérer ses relations commerciales, le cas échéant avec ses prestataires et partenaires ;

5.7. De fournir des informations aux futurs acquéreurs potentiels / partenaires de fusion

Le cas échéant, dans le cadre de l’externalisation, de la vente ou du regroupement (y compris par acquisition) d’une partie ou de la totalité de Mobility Work.

6. Comment ces informations sont-elles partagées ?

Vos informations sont partagées avec d’autres personnes des manières suivantes :

6.1. Partage sur Mobility Work

• Personnes et comptes avec lesquels vous communiquez et partagez du contenu

Lorsque vous partagez et communiquez à l’aide de nos Services, vous avez la possibilité de choisir l’audience autorisée à voir ce que vous partagez. Par exemple, lorsque vous créez un Equipement, vous sélectionnez l’audience de votre publication en choisissant entre visibilité privée (limitée aux membres de votre Réseau) ou publique (accessibles à tous les utilisateurs de Mobility Work). De la même manière, lorsque vous utilisez la messagerie instantanée intégrée pour communiquer avec des personnes ou des entreprises, ces dernières peuvent voir le contenu que vous envoyez. Votre Réseau peut également voir les actions que vous avez effectuées sur nos Services, notamment vos interactions avec d’autres Utilisateurs ou des tâches et activités que vous avez créées ou modifiées.

Les informations publiques peuvent être vues par tout utilisateur disposant d’un compte Mobility Work (y compris les utilisateurs en période d’essai et les comptes gratuits), sur nos Services. Cela inclut toute information que vous partagez publiquement avec tout le monde sur Mobility Work, y compris votre prénom et la première lettre de votre nom sur les tâches que vous avez créées ou modifiées et rendues publiques. Vous, d’autres personnes utilisant Mobility Work, et nous pouvons accorder un accès à des informations publiques ou envoyer de telles informations à n’importe qui sur nos Services ou en dehors, dans les résultats de recherche ou par le biais des outils et des API. Il est également possible de consulter, de partager ou de télécharger les informations publiques au moyen de services tiers, notamment les API et au moyen d’applications, de sites web et d’autres services intégrés dans nos Services.

Votre nom de famille, adresse email et photo de profil ne pourront être vus que par les membres de votre Réseau lorsque vous souscrivez à l’Application de Gestion de la Maintenance Mobility Work.

• Contenu vous concernant partagé par d’autres personnes

Vous devez réfléchir aux personnes avec lesquelles vous choisissez de partager du contenu, car ces personnes qui peuvent voir votre activité sur nos Services peuvent ensuite la partager avec d’autres personnes sur nos Services et en dehors, y compris avec des individus et des entreprises n’appartenant pas à l’audience avec laquelle vous partagez votre contenu. Par exemple, lorsque vous partagez une publication avec des Utilisateurs membres de votre Réseau, ils peuvent télécharger ce contenu, en faire une capture d’écran ou repartager ce contenu avec d’autres personnes sur Mobility Work ou en dehors.

• Informations relatives à votre statut actif ou à votre présence sur nos Services.

Les membres de votre Réseau peuvent voir des signaux leur indiquant si vous êtes actif ou non sur nos Services, notamment si vous êtes actuellement actif sur la messagerie instantanée intégrée ou à quel moment vous avez créé ou modifié un Equipement, une activité ou une tâche pour la dernière fois.

6.2. Applications, sites web et services tiers intégrés à nos Services ou utilisant nos Services

Lorsque vous choisissez de recourir à des applications, des sites web ou d’autres services tiers intégrés à Mobility Work, ces derniers peuvent recevoir des informations sur ce que vous publiez ou partagez.

Si vous installez ou activez un Logiciel Tiers pour l’utiliser avec un de nos Services, vous nous autorisez à permettre au fournisseur de ce Logiciel Tiers d’accéder à vos Données comme requis pour l’interopérabilité de ce Logiciel Tiers avec les Services Mobility Work. Nous ne sommes pas responsables de toute divulgation, modification ou suppression de vos données résultant de l’accès par ce logiciel tiers.

• Partage avec des partenaires tiers

Nous collaborons avec des partenaires tiers qui nous aident à fournir et à améliorer nos Services ou qui utilisent Mobility Work pour développer leur activité. Nous ne vendons aucune de vos informations privées à ces partenaires tiers. Nous imposons également des restrictions strictes quant à la façon dont les partenaires peuvent utiliser et révéler les données que nous leur communiquons.

• Annonceurs

Nous fournissons aux annonceurs des rapports sur les performances de leurs annonces, mais nous ne partageons pas d’informations permettant de vous identifier personnellement , sauf si vous nous en donnez l’autorisation. Par exemple, nous communiquerons aux annonceurs des informations générales concernant les utilisateurs qui sont entrés en interaction avec leurs annonces (géographie, business fields) pour les aider à mieux comprendre leur audience.

• Fournisseurs et prestataires de services

Nous communiquons des informations et du contenu, y compris des Données à Caractère Personnel à nos fournisseurs et prestataires de services, situés à l’intérieur et hors de l’Union Européenne, qui soutiennent nos activités, notamment en proposant des services d’infrastructure technique, de messagerie instantanée, de statistiques, en analysant l’utilisation de nos Services, en fournissant un service à la clientèle, en facilitant les processus de paiement ou en nous permettant de réaliser des sondages.

Plus généralement, les Données à Caractère Personnel peuvent être partagées avec des sociétés tierces, dans les cas suivants :

• Quand vous utilisez des services de paiement, pour la mise en œuvre de ces services, la Plateforme est en relation avec des sociétés bancaires et financières tierces avec lesquelles elle a passé des contrats ;
• Lorsque vous publiez, dans les zones de commentaires libres de la Plateforme, des informations accessibles au public ;
• Quand vous autorisez le site web d’un tiers à accéder à vos Données à Caractère Personnel ;
• Quand la Plateforme recourt aux services de prestataires pour fournir les Services ou l’assistance client et utilisateurs, la publicité et les services de paiement. Ces prestataires disposent d’un accès limité aux Données à Caractère Personnel du Client et/ou de l’Utilisateur, dans le cadre de l’exécution de ces prestations, et ont une obligation contractuelle de les utiliser en conformité avec les dispositions de la réglementation applicable en matière protection des Données à Caractère Personnel ;
• si la loi l’exige, la Plateforme peut effectuer la transmission de données pour donner suite aux réclamations présentées contre la Plateforme et se conformer aux procédures administratives et judiciaires ;
• si la Plateforme est impliquée dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs ou procédure de redressement judiciaire, il pourra être amenée à céder ou partager tout ou partie de ses actifs, y compris les données à caractère personnel. Dans ce cas, les Clients et utilisateurs seraient informés, avant que les Données à Caractère Personnel ne soient transférées à une tierce partie.

6.3. Non-commercialisation des Données à Caractère Personnel

Nous nous engageons à ne pas commercialiser les Données à Caractère Personnel des Utilisateurs collectées.

Nous sommes susceptibles d’agréger les données communiquées par / relatives aux Clients et Utilisateurs, et ce en vue de fournir et commercialiser des rapports contenant des données agrégées et dépersonnalisées résultant de notre analyse des informations communiquées par le Client ou un Utilisateur si ces données consistent en un rapport générique relatif notamment aux taux de défaillance des machines, aux pièces de rechange utilisées, aux informations des capteurs, et/ la maintenance d’équipements, et si aucun lien ne peut être établi entre ces données et les Données à Caractère Personnel collectées.

7. Durée de conservation des Données à Caractère Personnel

Nous conservons les Données à Caractère Personnel des Utilisateurs pour la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies, et en particulier pour le bon fonctionnement de l’Application et des Services proposés, et la gestion des Clients et Utilisateurs, et ce conformément aux prescriptions légales et réglementaires. Après ce délai, nous supprimons ou anonymisons vos données ou, si cela n’est pas possible, stockons vos données en toute sécurité et les isolons de toute utilisation ultérieure jusqu’à ce que la suppression soit possible.

En tout état de cause, nous anonymisons toute Donnée à Caractère Personnel à première demande.

Il est rappelé que lorsque le Client agit en qualité de responsable de traitement et Mobility Work en qualité de sous-traitant, il appartient à l’Utilisateur de s’adresser au Client concernant le traitement des Données à Caractère Personnel correspondantes. Le Client informe et garantit son Utilisateur de l’ensemble de ses droits en vertu de la Réglementation Applicable, et Mobility Work apporte tout son concours dans l’exercice de ces droits.

Lorsque le Client souscrit au plan donnant accès à la fonctionnalité Audit Trail, Mobility Work conserve les données client, comprenant les données de journal des Utilisateurs du Client, conformément aux instructions du Client, et tel que requis par la loi applicable. La durée maximale de conservation ne pourra excéder 10 ans. Nous agissons alors en tant que sous-traitants pour le compte du Client et fournissons ce service conformément aux instructions de traitement des données de nos clients.

La suppression des données du Client et toute autre utilisation des Services par le Client peut entraîner la suppression et/ou l’anonymisation de certaines autres informations associées. Pour en savoir plus, veuillez contacter Mobility Work aux coordonnées indiquées aux présentes ou contacter le Client.

Mobility Work peut conserver des Données à Caractère Personnel vous concernant aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité. Cela peut inclure la conservation de vos Données à Caractère Personnel même après avoir désactivé votre compte pendant le temps nécessaire à Mobility Work de défendre ses intérêts commerciaux légitimes, d’effectuer des audits, de se conformer (et en faire preuve) aux obligations légales, de résoudre des litiges et de faire respecter nos accords.

8. Sur quel fondement juridique nous appuyons-nous pour traiter les données ?

8.1. Nous recueillons, utilisons et partageons les données en notre possession si ce traitement répond à au moins une des bases ci-dessous :

• conformément à nos Conditions d’utilisation et notre Charte de Confidentialité Mobility Work et auxConditions Générales d’Utilisation de la Plateforme Hub,à toutes autres politiques, conditions et accords applicables acceptés par le Client pour les Services fournis au Client, ainsi que le cas échéant conformément aux contrat(s) conclu(s) avec le Client ;
• en respectant votre consentement, qui peut, être révoqué à tout moment par l’intermédiaire des Paramètres de votre profil sur Mobility Work. Il est rappelé que nous ne sommes pas partie aux relations entre le Client et ses Utilisateurs, et qu’il appartient au Client de définir avec ses Utilisateurs les Données à Caractère Personnel de l’Utilisateur transmises par le Client et / ou par l’Utilisateur à la demande et/ou sous la direction et la responsabilité du Client.
• dans la mesure nécessaire pour remplir nos obligations légales ;
• dans la mesure nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux des autres y compris de nos Clients), notamment nos intérêts quant à la fourniture d’un Service innovant, personnalisé, sûr et profitable à l’attention de nos Utilisateurs et partenaires, et lorsque nous agissons en qualité de sous-traitant pour le compte de nos Clients, sauf si ces intérêts sont supplantés par vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux exigeant la protection de vos Données à Caractère Personnel.

8.2. Comment pouvez-vous exercer vos droits prévus par le Règlement général sur la protection des données ?

En application du Règlement Général sur la Protection des Données, vous bénéficiez des droits suivants :

• droit d’accès, et notamment le droit d’obtenir la copie de l’ensemble de vos Données à Caractère Personnel, ainsi que les détails essentiels portant sur la manière dont vos Données à Caractère Personnel sont traitées ;
• droit d’obtenir la rectification de vos Données à Caractère Personnel, dans les meilleurs délais, et le droit de faire compléter toutes Données à Caractère Personnel incomplètes, inexactes, équivoques ou périmées ;
• droit à l’effacement de vos Données à Caractère Personnel, dès lors que leur traitement n’est plus nécessaire, ou que vous avez retiré votre consentement ou vous êtes opposé à leur traitement ; ou dès lors que leur collecte, utilisation, communication ou conservation est interdite  ;
• droit à la limitation du traitement des Données à Caractère Personnel ;
• droit à la portabilité des Données à Caractère Personnel ; et le
• droit de vous opposer à leur traitement.

Le Client en conséquence garantit pour sa part les mêmes droits à ses Utilisateurs pour ce qui est du traitement des Données à Caractère Personnel collectées, traitées et transmises par le Client ou par l’Utilisateur à la demande et/ou sous l’autorité et la responsabilité du Client.

En tout état de cause, si vous souhaitez vous opposer au traitement de vos Données à Caractère Personnel ou supprimer votre compte, il vous suffit de supprimer votre compte via les Paramètres de votre profil, ou de nous adresser votre demande par courrier recommandé avec accusé de réception à Mobility Work, 44 rue de Lisbonne, 75008 Paris, ou par email à contact@mobility-work.com, et nous supprimerons votre compte et toutes vos Données à Caractère Personnel dans un délai de 30 jours. Pour toutes demandes relatives à l’utilisation par Mobility Work de vos Données à Caractère Personnel, ou pour toute demande de rectification, de limitation du traitement ou de copie de l’ensemble des Données à Caractère Personnel vous concernant, merci de nous adresser votre demande par courrier recommandé avec accusé de réception à Mobility Work ou par email aux adresses respectivement indiquées ci-dessus. Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours.Enfin, vous pouvez déposer toute réclamation auprès des autorités de contrôle, et notamment de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

8.3. Conservation des données, désactivation et suppression d’un compte

Nous stockons vos Données à Caractère Personnel jusqu’à ce que votre compte soit supprimé. Pour supprimer votre compte à tout moment, n’hésitez pas à consulter les Paramètres de votre Profil.

Lorsque vous supprimez votre compte, vous pouvez :

• choisir de supprimer immédiatement toutes vos données à caractère personnel de l’Application. Nous anonymisons alors immédiatement le contenu que vous avez publié, (vos nom et prénoms seront remplacés par « Utilisateur anonyme », votre photo sera supprimée) et vous ne pourrez plus récupérer ces informations par la suite ;
• choisir de télécharger toutes vos données à caractère personnel. Celles-ci vous seront alors envoyées par email (sous format Excel ou .jpg) sous 24 heures.

Si le Client souscrit à la fonctionnalité Audit Trail, nous agissons alors en qualité de sous-traitant, et fournissons ce service conformément aux instructions de traitement des données de nos clients. Les données peuvent alors être conservées jusqu’à dix (10) ans.

8.4. Comment procédons-nous pour répondre aux demandes légales et pour éviter tout risque de dommage ?

Nous accédons à vos informations, les conservons et les partageons avec les organismes de réglementation ou les autorités :

• Pour répondre à une demande légale, si nous pensons en toute bonne foi que la loi l’exige. Nous pouvons également répondre aux demandes légales lorsque nous pensons en toute bonne foi que la réponse est requise par la loi de cette juridiction, qu’elle affecte des Utilisateurs de cette juridiction, et qu’elle est conforme aux normes internationalement reconnues.
• Lorsque nous avons des raisons de penser en toute bonne foi que cela est nécessaire pour détecter, empêcher et maîtriser la fraude, l’utilisation non autorisée des Services, des violations de nos conditions ou règlements, ou toutes autres activités dangereuses ou illégales ; pour nous protéger nous-mêmes (notamment nos droits, notre propriété ou nos Services), vous ou d’autres, notamment dans le cadre d’enquêtes ou de demandes réglementaires. Par exemple, nous fournissons des informations à des partenaires tiers et nous recevons des informations desdits partenaires à propos de la fiabilité de votre compte pour éviter une fraude, un abus ou toute autre activité dommageable dans nos Services.

Les informations vous concernant que nous recevons peuvent être consultées et conservées pendant une période prolongée lorsqu’elles font l’objet d’une demande ou d’une obligation légale, d’une enquête gouvernementale ou d’enquêtes sur d’éventuelles violations de nos conditions d’utilisation ou de nos règlements, ou pour éviter tout autre dommage. Nous conservons également pendant une durée minimale d’un an les informations des comptes désactivés suite à une violation des CGU, et ce, afin d’éviter les abus répétés ou d’autres violations des CGU.

9. Comment gérons-nous et transférons-nous les données dans le cadre de nos services internationaux ?

Nous partageons des informations à l’international, avec nos Utilisateurs, nos collaborateurs, nos partenaires et fournisseurs et avec les personnes avec lesquelles vous interagissez et partagez du contenu dans le monde entier, conformément aux principes énoncés dans la présente politique, dans nos CGU, et aux dispositions de la Réglementation Applicable.

9.1. Sous-traitance et partenaires

Nous pouvons être amenés à recourir aux prestations de sous-traitants et de partenaires, ayant notamment pour conséquence le traitement de données hors de l’Union Européenne pour la bonne exécution de nos obligations en vertu des CGU, et notamment pour la fourniture de nos Services.

Dans l’hypothèse où certains de nos sous-traitants ou partenaires seraient installés dans un pays ne présentant pas des garanties suffisantes de protection des données personnelles hors de l’Union Européenne ou dans l’hypothèse où leurs propres sous-traitants y seraient établis, nous concluons avec ces sous-traitants ou partenaires des contrats spécifiques assurant toutes les garanties requises pour encadrer et sécuriser le transfert de vos données en conformité avec les prescriptions du RGPD.

La liste desdits sous-traitants ou partenaires pourra vous être communiquée sur demande par courrier recommandé avec accusé de réception à l’adresse postale suivante : Mobility Work, 44 rue de Lisbonne, 75008 Paris, ou : contact@mobility-work.com

9.2. Stockage des données

Les informations traitées par Mobility Work sont hébergées en Allemagne et en France, chez AWS Amazon Web Service. Ces informations pourront être transférées ou transmises, ou stockées et traitées, hors de l’Union Européenne dans les cas où ces transferts de données sont nécessaires pour fournir les Services énoncés dans les Conditions Générales d’Utilisation et la Charte de Confidentialité ainsi que dans les Conditions Générales d’Utilisation de la Plateforme Hub de Mobility Work et afin d’exploiter et de vous fournir nos Services dans le monde entier.

10. Comment procédons-nous pour vous aviser des modifications apportées à la présente politique ?

Nous vous aviserons au moins 15 jours à l’avance de toute modification importante apportée à la présente politique et vous donnerons la possibilité de consulter la version révisée avant de continuer à utiliser nos Services.

11. Cookies et autres technologies de stockage

Certains de nos fournisseurs tiers et nous-mêmes utilisons conjointement des cookies ou identifiants propriétaires (tels que le cookie Google Analytics par exemple), et des cookies ou identifiants tiers (tels que les cookies publicitaires Google par exemple) et autres technologies similaires pour collecter des données supplémentaires sur l’utilisation du site Web et pour améliorer nos Services.

Un cookie est un petit fichier de données qui est transféré sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. Nous pourrons utiliser à la fois des cookies de session et des cookies persistants pour mieux comprendre votre interaction avec nos Services, pour surveiller l’utilisation agrégée de nos utilisateurs, ainsi que le routage du trafic Web sur nos Services, ou encore pour personnaliser et améliorer nos Services.

Mobility Work est susceptible de recueillir certaines informations par le biais de fichiers témoins (cookies), sous réserve des choix exprimés concernant les cookies lors de la connexion, et qui peuvent être modifiés à tout moment.

Mobility Work a recours à de tels fichiers pour les finalités ci-après ; étant précisé que certains cookies techniques sont indispensables pour le bon fonctionnement de la Plateforme :

• Cookies techniques
• Cookies de mesure d’audience – réalisation de statistiques
• Cookies de partage

. Toutefois, certains Services pourront ne pas fonctionner correctement si vous désactivez les cookies.

11.1. Comment assurons-nous la sécurité et la protection de vos données ?

Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et d’organisation liées à la sécurité et à la confidentialité nécessaires à la protection de vos Données à Caractère Personnel, notamment aux fins d’éviter leur destruction fortuite ou illicite, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé, en tenant compte de l’état de l’art et des coûts liés à leur mise en œuvre et au niveau de sécurité approprié au regard des risques présentés par le traitement et la nature des données à protéger.

Ainsi :

• Notre personnel est compétent et a reçu une formation adéquate (RGPD, Sécurité, Architecture…) ;
• nos données sont stockées sur AWS (Amazon Web Service) à Paris en France et à Francfort en Allemagne ;
• nous utilisons plusieurs services pour effectuer des tests automatisés et des analyses régulières de notre code ;
• nous faisons appel à des cabinets spécialisés (Synacktiv) pour effectuer des tests d’intrusion et des audits de sécurité de nos applications ;
• nous utilisons des mécanismes de pseudonymisation, d’anonymisation et de chiffrement, notamment pour les données à caractères personnels et privés ;
• nous nous assurons que toutes les garanties et mesures nécessaires sont prises avec nos partenaires afin d’encadrer et de sécuriser le transfert de vos données selon les prescriptions du RGPD ;
• nous effectuons une sauvegarde automatique des données stockées dans l’Application toutes les 24 heures ;
• nous avons souscrit à une assurance cyber risques ;
• nous tenons un registre interne des activités de traitement.

12. Données à Caractère Personnel et mineurs

L’Application s’adresse à des personnes majeures capables de contracter des obligations conformément à la législation du pays dans lequel se trouve l’Utilisateur.

13. Liens vers d’autres sites Internet et réseaux sociaux

La Plateforme peut contenir des liens vers les sites Internet et plateformes des partenaires de Mobility Work ou de sociétés tierces.

Ces sites Internet et plateformes ont leur propres politiques d’utilisation des données à caractère personnel et nous déclinons toute responsabilité quant à l’utilisation faite par ces sites des informations collectées lorsque les Clients et Utilisateurs cliquent sur ces liens.

14 Modifications de la Politique de Protection et d’Utilisation des Données à Caractère Personnel

Nous nous réservons le droit d’apporter toute modification à la présente Politique à tout moment, conformément à la présente clause.

Si nous apportons une modification à la présente Politique, nous publierons la nouvelle version sur la Plateforme et actualiserons la date de dernière mise à jour figurant en haut des présentes.

Nous vous invitons à consulter cette page régulièrement.

15. Comment adresser vos questions à Mobility Work ?

Pour toutes questions concernant la présente politique, vous pouvez nous contacter par les moyens décrits ci-dessous :

• Par courrier électronique à l’adresse contact@mobility-work.com
• Par courrier Recommandé avec Accusé de réception adressé à : Mobility Work – 44 rue de Lisbonne, 75008 Paris – France

Voir aussi l’avenant relatif à la protection des données à caractère personnel.