La GMAO es una herramienta informática esencial para los profesionales del mantenimiento, sobre todo en la industria, pero también en otros sectores como la gestión de instalaciones o la gestión de flotas de vehículos. Facilita el trabajo de los equipos de mantenimiento, ayuda a reducir los costes y a aumentar la productividad, y contribuye a desarrollar una estrategia de mantenimiento preventivo.
El software de mantenimiento ha experimentado un importante desarrollo en los últimos años. Los antiguos programas informáticos, caros y difíciles de utilizar, han sido sustituidos por aplicaciones mucho menos costosas y muy fáciles de usar, lo que está animando a cada vez más empresas de todos los tamaños a adoptar un software GMAO (o CMMS) para mejorar el seguimiento y la organización de su mantenimiento.
Para ayudarle a entender lo que una buena solución de GMAO puede hacer por su empresa y ayudarle a elegir, respondemos aquí a sus preguntas:
- ¿qué es la GMAO?
- ¿cuales son las funcionalidades de un GMAO o CMMS?
- ¿por qué implantar un software de mantenimiento?
- ¿quiénes son las partes interesadas?
- ¿cuáles son las ventajas de un CMMS?
- ¿se puede utilizar Excel como programa de mantenimiento gratis?
- ¿cómo elegir un GMAO?
- ¿cómo utilizar un GMAO de ultima generacIón?
¿Qué significa software GMAO o CMMS?
El término GMAO hace referencia a un método de gestión del mantenimiento asistido por ordenador. De forma más general, un software GMAO, también llamado CMMS (Computerized Maintenance Management System), es una solución informática que ayuda a los departamentos de mantenimiento de las empresas a supervisar, organizar y analizar sus operaciones y estrategias de mantenimiento.
Este método de gestión del mantenimiento está destinado principalmente a la industria, pero también a todos los sectores de actividad que tengan equipos que mantener (edificios, flotas de vehículos, equipos deportivos, etc.).
¿Cuáles son las funcionalidades de un software GMAO o CMMS?
Las funcionalidades más comunes de un software de GMAO son las siguientes:
- gestión de máquinas y equipos (inventario, ubicación, etc.);
- gestión de las intervenciones de mantenimiento (informes de intervención);
- gestión de las solicitudes de intervención;
- gestión de las existencias de piezas de recambio;
- gestión de la planificación del personal de mantenimiento;
- gestión de los costes relacionados con el mantenimiento (mano de obra, piezas de recambio, etc.);
- seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, o KPI (MTTR, Pareto, MTBF, etc.).
¿Por qué implantar un software de mantenimiento?
Un software de GMAO tiene muchas ventajas para el sector industrial, pero también para otros sectores de actividad. Permite entre otras cosas:
- disponer de un inventario completo y actualizado de los equipos que se van a mantener;
- tener un seguimiento exhaustivo de las intervenciones de mantenimiento realizadas, y así tener una trazabilidad y costes relacionados con estas operaciones;
- centralizar todos los documentos relacionados con el equipo, ya sean técnicos, administrativos o financieros;
- definir y aplicar las acciones de mantenimiento preventivo que deben realizarse en las máquinas y equipos (limpieza, lubricación, revisiones, controles reglamentarios, etc.);
- gestionar las existencias de piezas de recambio y proporcionar alertas para la reposición según los umbrales definidos;
- coordinar el trabajo de todo el personal de mantenimiento, tanto interno como externo (subcontratistas, fabricantes, etc.);
- medir, analizar y optimizar las actividades de mantenimiento: horas de trabajo, costes y ganancias de productividad, disponibilidad, fiabilidad y vida útil de los equipos, etc.;
- recoger y procesar las solicitudes de los operadores de producción (resolución de problemas, mejoras, etc.);
- tomar mejores decisiones en materia de mantenimiento (sustitución de equipos, elección de proveedores, etc.).
¿Quiénes son las partes interesadas en la GMAO?
El uso del software de GMAO puede implicar a un mayor o menor número de personas en función del uso que se haga de él:
- los técnicos de mantenimiento son los primeros interesados: lo utilizan para conocer su horario, las tareas que tienen que realizar, introducir sus informes de intervención, etc. ;
- los proveedores de servicios que intervienen regular u ocasionalmente en el equipo;
- los responsables de mantenimiento lo utilizan para programar equipos, asignar tareas a los distintos técnicos, analizar y mejorar los procesos de mantenimiento, etc.;
- los equipos de producción hacen peticiones de intervención en el software;
- los departamentos de repuestos y compras pueden seguir la evolución de las existencias en el software y realizar las compras necesarias;
- los responsables de la planta o la fábrica pueden controlar los costes de mantenimiento y el aumento de la productividad.
¿Cuáles son las ventajas de un GMAO o CMMS para el mantenimiento?
Un software de mantenimiento no sólo facilita el trabajo de los equipos, sino también permite:
- desarrollar la cuota de mantenimiento preventivo en la empresa, antes de limitar el número de averías y paradas de producción;
- mejorar la seguridad de los técnicos de mantenimiento, por ejemplo mediante listas de comprobación obligatorias que deben seguirse en las intervenciones delicadas;
- mejorar la fluidez de la gestión de las existencias de piezas de recambio y evitar la escasez de existencias;
- promover una buena comunicación entre los distintos departamentos de la empresa (mantenimiento, producción, compras, contabilidad, etc.);
- analizar y optimizar los procesos de mantenimiento para hacerlos más sencillos y eficaces, mediante la creación de API para automatizar las solicitudes de intervención o el seguimiento de los indicadores clave de mantenimiento (KPI).
El uso de un GMAO es, por tanto, beneficioso tanto para la seguridad del personal de mantenimiento como para la productividad de la empresa.
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¿Se puede utilizar Excel como GMAO gratuito?
Muchas fábricas utilizan el programa Excel para llevar el control de sus trabajos de mantenimiento, lo que les proporciona una especie de software de GMAO gratuito.
La principal ventaja de utilizar Excel para gestionar el mantenimiento es que las empresas ya disponen de este software y, por tanto, no tienen que gastar más dinero en una solución específica. Además, llevar el control de las intervenciones de mantenimiento en la hoja de cálculo es más fiable que hacerlo en documentos de papel como un cuaderno. Por último, es una solución muy flexible que facilita la personalización de las categorías de datos a introducir.
Por otro lado, Excel también tiene muchas desventajas: la introducción de datos puede ser laboriosa, el análisis de datos es complicado, el intercambio de información es limitado y no existe una versión móvil del programa fácil de usar. Por ello, cada vez más empresas optan por una solución específicamente diseñada para el mantenimiento.
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¿Cómo elegir un GMAO?
La elección de un GMAO o software de mantenimiento adecuado para su empresa puede parecer muy complicada, pero si tiene en cuenta algunos criterios específicos, su elección será más fácil.
Elija un GMAO fácil de usar
Aunque algunas empresas que operan en sectores muy específicos pueden necesitar un GMAO muy especializado, la mayoría de las empresas están mejor con una solución polivalente, a la que los equipos de mantenimiento y todos los demás usuarios se acostumbrarán fácilmente.
Una aplicación móvil
Elegir un GMAO con versión móvil es una verdadera ventaja: los técnicos pueden acceder en todo momento a la información que necesitan para realizar su trabajo (listas de control de seguridad o documentos técnicos, por ejemplo) y también introducir sus inf de trabajo en cuanto terminan una tarea. Esto evita muchas pérdidas de tiempo y de información, y sería una pena perderse esta ventaja.
El GMAO Mobility Work incluye una aplicación móvil
La importancia de la seguridad informática
Como los datos introducidos en el software de mantenimiento pueden ser sensibles, es importante asegurarse de que la solución que elija ofrezca garantías serias en este sentido. Si opta por un software que funcione en modo SaaS (que es el caso de los más eficientes), debe ofrecer garantías muy serias de seguridad y fiabilidad, para que esté siempre disponible y sea eficiente y garantice la integridad de sus datos. Los proveedores de alojamiento más reconocidos son AWS (Amazon Web Service) y Google. Además, la certificación ISO 27001 es una garantía de seriedad para la gestión de la información.
Calidad del servicio al cliente
Por muy sencillo que sea, la implantación y utilización de un GMAO suele implicar recurrir al servicio de atención al cliente o al departamento de asistencia del editor. Por ello, se recomienda encarecidamente pedirles datos precisos sobre la capacidad de respuesta y la eficacia de su servicio de atención al usuario.
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¿Cómo utilizar el CMMS Mobility Work?
El GMAO/CMMS Mobility Work se creó sobre la base de un principio sencillo: para ser plenamente eficaz, un software de mantenimiento debe ser utilizado por todas las partes interesadas y para todas las actividades de mantenimiento. Por lo tanto, debe ser fácil de usar y adaptarse a las tareas de quienes lo utilizan.
El uso del CMMS Mobility Work es, por tanto, muy sencillo. Esta solución se basa en los códigos de las aplicaciones cotidianas, por lo que su aprendizaje es muy rápido. Además, puede configurarse y personalizarse fácilmente para adaptarse a las necesidades y preferencias de todos los profesionales del mantenimiento.
Para empezar a utilizarla y beneficiarse de una prueba gratuita de 7 días, sólo tiene que visitar el sitio web o descargar la aplicación móvil desde Google Play o el AppStore. A continuación, se pueden crear rápidamente registros de equipos y asociarles tareas y actividades de mantenimiento. Así, el seguimiento de las intervenciones de mantenimiento ya está en marcha.
