Jérôme Delplanque, responsable maintenance, travaille depuis dix ans au sein du domaine de Luchin, le centre d’entraînement du LOSC, l’équipe de football lilloise. Il utilise le logiciel de GMAO et de facility management Mobility Work pour gérer la maintenance des installations sportives du club. Ses responsabilités sont multiples. Dans le cadre de ses fonctions, il gère l’ensemble de la partie technique et l’exploitation sur le site : de la construction à l’entretien courant en passant par le pilotage des énergies, des projets, de l’espace vert, de la propreté et de l’espace. En tant que responsable maintenance, il se doit d’avoir une visibilité sur l’organisation quotidienne du domaine et son activité.
M. Delplanque, en charge du déploiement du logiciel de Facility management Mobility Work dans son organisation, a accepté de nous livrer son témoignage. Il nous explique en quoi l’application répond aux exigences du LOSC et pourquoi il a choisi d’accorder sa confiance à une start-up.
Quel rôle occupe le responsable maintenance au sein du LOSC ?
Depuis ma prise de poste au LOSC, il y a dix ans, le métier de responsable maintenance a un peu évolué. À l’époque, la maintenance représentait l’essentiel de mes activités, car il y avait un réel besoin ; nous devons en effet gérer près de 50 hectares, il fallait donc qu’une personne s’y dédie à temps plein.
Par la suite, de nouveaux besoins sont apparus : suivi de chantier, gestion de projet de construction, d’amélioration, d’optimisation d’espace – en intérieur ou en nouvelle construction. L’activité grandissante du site s’est traduite par une multiplication des besoins en termes de gestion du calendrier et des plannings. C’est pourquoi je m’efforce d’avoir une vision globale du site et de nos activités pour éviter toute problématique de doublons dans les calendriers, ou pour ne pas enregistrer deux fois les mêmes utilisateurs dans la même zone, tout en prévoyant, en parallèle, les interventions de maintenance nécessaires, assurer le nettoyage, la propreté et la gestion des locaux. Tout cela afin d’avoir un état de fonctionnement au quotidien des plus transparents pour les utilisateurs.
En somme, mon champ d’action est très large. À mes yeux, le métier de responsable maintenance se caractérise par une dimension plus pratique, plus technique, qui se fonde sur une bonne connaissance de ses installations, ses outils et ses équipes.
Comment avez-vous connu Mobility Work ?
J’ai découvert Mobility Work un peu par hasard grâce aux réseaux sociaux, sur LinkedIn, mais finalement, rien n’est vraiment le fruit du hasard. À cette époque, je cherchais une nouvelle solution de facility management qui puisse convenir à notre site, au domaine de Luchin.
Il faut savoir que, pour répondre à nos besoins de maintenance, nous faisons appel à 98 % à des sous-traitants, que je coordonne par la suite. Or, ces sociétés nous proposaient souvent un contrat de maintenance global comprenant leur propre logiciel de facility management. C’est là que résidait notre problématique : dans la mesure où nous avons plusieurs fois été amenés à changer de sous-traitants, nous voulions éviter de dépendre de leur outil de gestion de maintenance.
À chaque changement de prestataire de maintenance, nous devions changer de logiciel et repartir de zéro. C’est-à-dire que l’on ne pouvait pas transférer les données d’un logiciel de facility management à l’autre, par faute de compétences ou de ressources. Nous perdions aussi tout l’historique : la récupération des données est une tâche très chronophage, à laquelle nous ne pouvions assigner personne, et cela nous faisait perdre en temps et en efficacité au démarrage.
Par ailleurs, ces solutions de facility management nous imposaient une organisation très sédentaire. Les applications étaient davantage pensées pour des postes fixes, des ordinateurs, et nous permettaient moins d’être mobiles.
J’étais donc en pleine réflexion avec ma direction lorsque j’ai découvert Mobility Work. En février 2018, j’ai rencontré Marc-Antoine Talva, co-fondateur et CEO de Mobility Work, qui m’a proposé de faire un test sur quelques équipements. J’ai rapidement saisi le fonctionnement de l’application et toutes les possibilités qu’elle offrait. Le faible coût d’installation a été un argument décisif lors des négociations avec ma direction pour basculer vers une solution de gestion de la maintenance privée.
Le logiciel de facility management est-il déjà en place ?
Lors de la période d’essai, nous avons fait face à quelques petites difficultés mais grâce à l’outil de chat en ligne, j’ai pu communiquer avec les équipes techniques qui ont été très réactives. Par la suite, j’ai vu que les mises à jour se faisaient très vite. Nos attentes sont prises en compte par vos équipes et je dois dire c’est très rassurant.
Avec ma direction, nous avons donc décidé de poursuivre l’aventure et de nous engager sur la version payante. En comptant la période d’essai, cela fait maintenant près de dix mois que nous utilisons le logiciel de gestion des actifs Mobility Work.
Quels sont les avantages Mobility Work selon vous ?
Mobility Work présente trois avantages majeurs pour le facility management : le gain de temps, l’exploitation des données et la traçabilité des interventions.
Mobility Work se démarque par sa simplicité. Le logiciel de facility management est très facile à prendre en main et les utilisateurs sont bien accompagnés par une équipe technique très réactive. Cela m’a permis de prendre rapidement connaissance de l’application et de ses fonctionnalités afin de les présenter aux équipes de maintenance et aux prestataires afin d’appréhender au mieux leurs questions. J’ai ainsi pu leur montrer moi-même tous les avantages de cet logiciel de facility management nouvelle génération. Ils en ont tout de suite vu les bénéfices ! Par la suite, j’ai fait deux ou trois autres présentations, plus détaillées, où j’abordais différentes thématiques en fonction de ce que j’avais préalablement testé.
La fonction recherche illustre bien aussi cette quête de simplicité. Même si Mobility Work permet de s’affranchir des arborescences, j’ai toutefois souhaité ajouter une certaine structure lorsque j’ai intégré nos équipements. Il faut que le technicien de maintenance puisse s’y retrouver facilement – car c’est lui l’utilisateur final, après tout. C’est là que les labels sont d’un grand secours. Il suffit de taper dans la barre de recherche les mots-clés ajoutés dans la description de l’équipement pour le trouver immédiatement.
Ensuite, je dirais que l’interface mobile constitue un grand atout de Mobility Work. L’application mobile offre une certaine complémentarité avec l’application web, un outil cohérent et très bien développé pour en faciliter l’utilisation. Elle est particulièrement utile aux techniciens de maintenance qui évoluent sur le terrain : elle leur permet de se repérer facilement, de voir les tâches en cours et en retard et de pouvoir intervenir en conséquence.
Enfin, je citerais l’outil analytique qui propose une solution de suivi intégré très intéressant. Sur ce point, je pense que l’application de facility management Mobility Work dispose d’une avance significative par rapport à d’autres logiciels. Avec les outils de logiciel de facility management plus traditionnels, il faut d’abord extraire les données, puis construire son Excel à partir duquel on peut finalement en extraire les graphiques que l’on souhaite. Avec Mobility Work, tout se fait automatiquement, c’est un vrai gain de temps ! C’est un bel outil d’analytique qui permet de repérer les points clés.
Quelle est la fonctionnalité que vous utilisez le plus ?
Le fil d’actualités. Grâce à lui, je garde un lien avec le terrain en toutes circonstances. Dans mon bureau, j’ai installé un écran sur lequel il défile en permanence : je peux ainsi suivre les opérations des équipes de maintenance, en connaître la localisation, le déroulement, le temps passé et le statut. Cela me permet d’être très réactif et de suivre l’activité du site en temps réel. Seul bémol : la nécessité de rafraîchir manuellement la page. Je pense que ce serait bien d’avoir, par exemple, un paramètre dans le menu « préférences » qui nous permettrait de gérer cette fonctionnalité.
Les techniciens de maintenance, quant à eux, apprécient la fonctionnalité « agenda », particulièrement sur la version web. Elle est très visuelle, ce qui, selon moi, a un côté rassurant. Grâce au code couleur, on a rapidement un aperçu des tâches en retard, par exemple.
Quelle est la principale valeur ajoutée de Mobility Work ?
Je dirais que le logiciel de facility management Mobility Work est plus adaptée à la réalité du terrain. Parfois, les GMAO traditionnelles sont trop complexes et peinent à répondre aux problématiques des équipes de maintenance, et surtout du client final. Il devient difficile d’émettre un rapport ou de suivre les activités.
Selon moi, les outils de facility management doivent être adaptés aux besoins du terrain ; ils doivent répondre aux attentes de l’utilisateur final.Mobility Work s’inscrit davantage dans cette optique. Nous travaillons en équipe avec Mobility Work, ce qui est très lié à son statut de startup : une équipe très à l’écoute, ainsi qu’un vrai dialogue que l’on ne trouve pas toujours ailleurs.
Quelle(s) fonctionnalité(s) aimeriez-vous avoir?
Depuis le déploiement de Mobility Work sur notre site, nous avons identifié deux axes majeurs d’amélioration.
Le premier concerne la version mobile. Selon moi, celle-ci gagnerait à intégrer certaines fonctionnalités déjà existantes sur la version web. Je pense qu’il est important d’avoir l’application la plus complète possible, surtout pour les équipes opérant sur le terrain. Qu’il s’agisse d’un système de notifications, d’un chat interne à l’entreprise, ou encore de la possibilité de rechercher les tâches et activités d’autres utilisateurs, chacune de ces fonctionnalités participe à l’optimisation de nos activités de maintenance en facilitant le partage d’informations entre les équipes. De même, ce serait un véritable plus pour les responsables maintenance de disposer de l’outil analytique et de rapport même lorsqu’ils sont en déplacement.
Le second axe relève de la gestion des stocks. Le logiciel de facility management Mobility Work nous offre la possibilité de gérer les stocks, les pièces de rechange, ce qui est très utile pour les techniciens : ils enregistrent leurs retraits et sont très appliqués là-dessus. Néanmoins, il manque encore selon moi un système de notifications lorsque les stocks sont bas ou vides. Il faudrait aussi faciliter l’intégration de stock sans passer par l’outils de modification de l’équipement lui-même.
Enfin, il ne s’agit pas d’une fonctionnalité en soi, mais j’aimerais bien voir apparaître dans les préférences la possibilité d’imposer la saisie du temps passé sur une tâche, sur une activité. Parce que si le technicien ne remplit pas le temps passé, on ne peut pas exploiter suffisamment l’outil analytique.
Quels sont les futurs projets de votre entreprise ?
Je viens juste de terminer les plans de maintenance et de les intégrer à la GMAO. En cela, Mobility Work est un outil flexible ; il n’est pas adapté au seul domaine de la maintenance. On peut aussi l’utiliser pour la gestion de flots de véhicules, pour la propreté, pour des stocks de mobilier, de chaises, etc. Le logiciel de facility management Mobility Work me permet d’aller plus loin dans mes activités d’exploitation.
Finalement, j’ai réussi à adapter Mobility Work à mes fonctions. Je pense que votre outil a d’abord été pensé pour l’industrie, mais il permet aussi de faire fonctionner un site tertiaire, comme le nôtre.
Êtes-vous satisfait de la réactivité de l’équipe ?
Oui, parfaitement. Il n’y a rien à redire. C’est rare mais c’est le cas. Vous disposez d’une structure solide. Je peux faire remonter des choses, vous êtes toujours joignables. Parfois, on me dit que des choses sont en cours de développement, mais je comprends. Vous avez une bonne équipe, toujours à l’écoute, toujours disponible, et qui nous fournit des réponses rapides, ce qui est très appréciable.
Néanmoins, il faudrait communiquer davantage sur les mises à jour à venir, sur les avancées et les améliorations. Dans la rubrique « à venir prochainement » du centre d’assistance, par exemple, que vous pourriez également intégrer à votre newsletter. Celle-ci est très pratique pour suivre votre activité : les mises à jour, les organisations qui s’intègrent à l’application, les événements auxquels vous participez…
Le mot de la fin ?
Je suis vraiment très satisfait de votre solution. Pendant 6 mois j’ai fonctionné sans le logiciel de facility management, uniquement par e-mails et téléphone. Le suivi était ingérable. Maintenant que Mobility Work est déployée, c’est rassurant à la fois pour moi, pour ma direction et pour les utilisateurs, car nous avons gagné en réactivité et en efficacité. Finalement, les techniciens sont plus sereins et le site ne s’en porte que mieux.
Par rapport à d’autres outils de facility management qui sont trop complexes, où il y a trop de lignes ou de champs à remplir, le logiciel de gestion de maintenance Mobility Work est très soignée et intuitive. Et le coût est un véritable atout ! »
Merci à M. Delplanque d’avoir accepté de livrer son témoignage. Les retours utilisateurs sont au cœur de notre démarche et nous aident à améliorer notre produit au quotidien.
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