Il y a trois ans, l’APEI de la région dieppoise a fait le choix d’une GMAO nouvelle génération, mobile et communautaire. Depuis, la communication entre les différents sites de l’association est plus fluide que jamais.
Fondée en 1966, l’APEI de Dieppe (76) accompagne les personnes et les familles ayant un enfant, adolescent ou adulte en situation de handicap et les amène à participer activement à la vie associative. Elle intervient également auprès des élus ou encore des pouvoirs publics pour défendre les intérêts moraux, matériels et financiers des personnes qu’elle accueille.
Nous y avons rencontré Gabriel Foucart, employé depuis six ans par l’APEI. Recruté comme électricien, sa position a évolué petit à petit : aujourd’hui, il est l’un des trois responsables de maintenance de l’association. Cette dernière compte en effet plusieurs sites et structures, dont les objectifs varient. L’application de gestion de maintenance Mobility Work a été déployée au sein de trois sites, chacun comptant désormais un responsable de maintenance et en moyenne trois techniciens de maintenance.
“Mobility Work : dans quel contexte l’idée de déployer une solution de GMAO a-t-elle germé ?
Gabriel Foucart : Au début, nous utilisions des fiches, qui se trouvaient sur chaque machine et que l’on remplissait chacun notre tour. Sauf que forcément, il arrive un moment où la fiche disparaît.
Notre responsable qualité a donc commencé à faire des recherches et il est tombé sur la GMAO Mobility Work. La direction, le responsable qualité, le responsable informatique et les responsables de maintenance se sont concertés et nous avons décidé de faire un essai.
Le fait de pouvoir tester l’application nous a vraiment confortés dans notre choix – nous voulions voir si votre logiciel pouvait correspondre à ce que l’on attendait pour la mise en place de notre matériel.
Suite à notre période d’essai et aux conclusions que nous en avons tirées, nous avons échangé avec la direction : à partir de notre démonstration, elle a tout de suite décidé qu’il fallait déployer Mobility Work sur l’ensemble de l’APEI.
Dans un second temps, quels éléments vous ont confortés dans votre choix ?
Au départ, nous n’étions pas du tout partis sur une GMAO, nous avons donc demandé à effectuer une seconde période d’essai. Cette seconde période d’essai nous a permis de mieux nous projeter. Le service commercial de chez Mobility Work s’est toujours bien occupé de nous, il a toujours été disponible.
Combien de temps avez-vous mis à déployer la solution ?
Sur mon site, nous avons eu besoin d’un peu plus de trois mois pour être certains que l’outil nous convenait parfaitement. Pendant trois semaines, un de nos employés s’est occupé de renseigner la GMAO, pour récupérer tous les documents et pour nous permettre d’utiliser l’application comme nous le souhaitions.
Une fois le matériel répertorié, les équipements et les plans de maintenance créés, il nous a fallu deux semaines pour prendre l’outil en main et pour être opérationnels.
Dans votre travail au quotidien, quels sont les avantages ?
Avant, nous passions un temps infini au téléphone, à échanger des informations que nous ne retenions pas parce que nous étions pris sur autre chose. Nous n’arrivions pas à faire de réunions et à communiquer efficacement entre responsables de maintenance.
“Cette année, j’ai même pu prendre trois semaines de congés d’affilée, car la personne qui m’a remplacé a pu se débrouiller toute seule grâce à la GMAO.”
Aujourd’hui, nous ne communiquons plus qu’avec Mobility Work. Les moniteurs d’ateliers par exemple ont beaucoup de matériel. Aujourd’hui, lorsqu’ils ont un souci, ils savent faire une demande de tâche. Tout est tracé.
Cette année, j’ai même pu prendre trois semaines de congés d’affilée, car la personne qui m’a remplacé a pu se débrouiller toute seule grâce à la GMAO. Tout est répertorié, tout est marqué : les interventions passées, ce qu’il reste à faire, les plans de maintenance etc. C’est un outil vraiment très intéressant pour nous.
Quelle est la fonctionnalité dont vous vous servez le plus ?
Nous utilisons surtout toutes les fonctionnalités qui tournent autour de la prévention.
La seconde fonctionnalité dont nous ne pouvons plus nous passer est celle de demande d’intervention. S’il y a une panne sur un autre site, ils créent une tâche qu’on planifie tout de suite, pour pouvoir intervenir le plus rapidement possible. On sait également qui se rend sur place, puisque nous sommes tous équipés d’une tablette, sur laquelle est installée l’application Mobility Work. Ainsi, on ne perd pratiquement plus de temps à s’appeler les uns les autres pour des demandes d’informations.
Enfin, pour ce qui est de notre responsable qualité, il adore le tableau de bord, pour savoir combien de temps on passe par site et pour connaître la rentabilité et la fiabilité de notre matériel.
Sur votre site, pour quel genre d’intervention utilisez-vous la GMAO le plus souvent ?
Nous utilisons beaucoup la GMAO pour tout ce qui concerne le dépannage. Au lieu de s’envoyer des mails, tout le monde passe par l’application. Nous avons renseigné l’outil avec les photos des bâtiments et du matériel.
Tous les utilisateurs ont trouvé le fonctionnement très simple et sont en grande majorité totalement satisfaits de la GMAO. S’ils ont besoin de quelque chose, il se rendent sur l’application et font leur demande, par exemple : « panne de chauffage dans le bureau. Demande d’intervention ». 90% du temps, c’est l’usage que nous faisons de l’application. Nous, en tant que responsable maintenance, nous l’utilisons pour tout ce qui est préventif.
Que pensez-vous de la version mobile de notre application de gestion de maintenance ?
Toutes nos priorités sont traitées sur mobile. Autrement, nous passons un temps le matin et un temps le soir sur la version web classique à vérifier nos tâches (préventif), ce qu’il s’est passé sur les autres sites et ce que l’on doit traiter en urgence.
La version mobile est un argument très fort : tous les directeurs adjoints de l’APEI, la directrice générale ou encore les administrateurs ont téléchargé l’application mobile.
Êtes-vous satisfait de la réactivité de notre équipe ?
De mon côté, je n’ai rien à redire. A chaque fois que j’ai eu des questions techniques, besoin d’aide pour remplir des tableaux, ou pour des mises à jour que je n’ai parfois pas comprises, les équipes Mobility Work ont toujours pris le temps de m’expliquer.
Je peux vous assurer que ce n’était pas facile au début, car nous sommes des techniciens à la base : démonter et remonter une machine entièrement ça va très bien, l’informatique c’est un peu plus compliqué pour nous.
À chaque fois que j’ai fait une demande pour récupérer des informations sur du matériel que j’avais déjà enregistré en tâche archivée, vos équipes ont pris le temps de me répondre au téléphone et de s’assurer que j’avais bien compris. Il est même arrivé qu’ils me rappellent quelques semaines plus tard pour me demander si j’étais satisfait de la mise en place que nous avions faite ensemble.
Quels sont les futurs projets de votre entreprise concernant la solution ?
Nous souhaitons déployer la GMAO Mobility Work à l’ensemble de l’APEI, sur tous les sites. Trois de nos réseaux communiquent d’ores et déjà ensemble, via Mobility Work, mais nous avons pour objectif futur de développer la GMAO sur notre dernier site, un foyer d’hébergement.
Nous souhaitons également organiser une formation avec les directeurs adjoints des établissements qui utilisent l’application Mobility Work, mes collègues de la maintenance, les personnes qui travaillent avec les responsables maintenance ainsi que l’ensemble des moniteurs d’ateliers de l’APEI, pour que la GMAO Mobility Work devienne l’outil principal, commun à tous.”
Merci beaucoup à M. Foucart de nous avoir livré son témoignage sur son expérience de la plateforme de gestion de maintenance communautaire Mobility Work ! Si vous voulez lire plus de témoignages utilisateurs et suivre notre actualité : abonnez-vous à notre newsletter et suivez-nous sur nos réseaux sociaux !
