L’externalisation de la maintenance est une pratique de plus en plus répandue, car elle présente de nombreux avantages. Mais pour qu’elle soit véritablement profitable aux entreprises, il est indispensable que l’activité des sous-traitants soit parfaitement suivi et gérée. Un logiciel de GMAO communautaire peut vous aider considérablement dans ce domaine.
Externalisation et sous-traitance de la maintenance
L’externalisation de la maintenance consiste pour une entreprise à sous-traiter tout ou partie des activités de maintenance de ses machines ou équipements à un intervenant extérieur.
Les avantages de l’externalisation de la maintenance
Si les entreprises ont de plus en plus tendance à sous-traiter leur maintenance, c’est qu’elles y voient de nombreux avantages.
Disposer d’un personnel qualifié
Au fil du temps, le maintien de services techniques internes pleinement opérationnels se complexifie, et le recrutement de personnel qualifié est de plus en plus difficile. S’assurer que le niveau de qualification du personnel reste adapté aux besoins de l’entreprise et conforme aux évolutions technologiques et normatives peut donc s’avérer trop compliqué pour certaines entreprises.
Dans ce cas, recourir à une entreprise sous-traitante spécialisée dans la maintenance des équipements à entretenir peut donc être une très bonne solution.
Réduire les coûts
La création et la gestion d’un service technique interne représente des coûts importants et récurrents, notamment en termes de formation. L’externalisation de l’entretien et de la maintenance des installations, permet une diminution des charges issue de l’optimisation et la synergie des tâches à réaliser. Elle permet de plus d’adapter les coûts en fonction du niveau d’activité, et donc de les réduire pendant les périodes difficiles ou, à l’inverse, de bénéficier d’un renfort ponctuel en cas de pic d’activité.
Déléguer une partie de la maintenance
En fonction des contraintes d’une entreprise, il peut lui être utile de sous-traiter une partie précise de sa maintenance. Il peut s’agir de l’entretien de certains équipements spécifiques qui requiert des qualifications particulières indisponibles en interne, ou de certains types de maintenance. Certaines entreprises externalisent ainsi, par exemple, leur maintenance préventive.
Maintenir la mise en conformité des équipements
Pour s’assurer de la conformité des bâtiments, machines et équipements en fonction de l’évolution des normes, les entreprises peuvent avoir intérêt à faire appel à des intervenants extérieurs spécialisés.
Les inconvénients de l’externalisation de la maintenance
Le principal inconvénient de l’externalisation de la maintenance réside dans les difficultés d’organisation et de supervision qu’elle implique. Elle peut aussi entrainer un manque de controle sur les méthodes d’intervention (délais, consignes, sécurités des données).
Pour pallier ces inconvénients, il est nécessaire de mettre en place une véritable collaboration qui permette de conserver la maîtrise de l’information et des activités réalisées par les sous-traitants. Cette transparence peut être grandement facilitée par l’utilisation d’un logiciel de GMAO communautaire.
Comment la GMAO Mobility Work aide à mieux gérer l’externalisation de la maintenance
Au-delà de ses nombreuses fonctionnalités, une GMAO permet d’uniformiser les process et de centraliser l’information grâce à une seule et même solution.
Suivre les interventions des sous-traitants
Grâce au profil « Prestataire de service » (gratuit), les entreprises donneuses d’ordre peuvent intégrer leurs sous-traitants de maintenance à leur réseau GMAO. Ceux-ci consignent ainsi leurs rapports d’intervention dans l’outil utilisé par toute l’entreprise, qui dispose ainsi d’un suivi complet de toutes leurs activités.
Fournir les informations et consignes nécessaires aux interventions
A l’inverse, la GMAO Mobility Work permet à l’entreprise de transmettre très simplement les demandes d’intervention et les informations nécessaires à ses sous-traitants. Il suffit pour cela d’assigner les techniciens voulus aux tâches attendues d’eux, et d’y associer les documents et checklists correspondants.
De plus, une fonctionnalité de chat interne est à la disposition de tous les personnels pour communiquer facilement en cas de besoin.
Garantir la sécurité et la traçabilité des informations
En utilisant Mobility Work pour gérer leurs relations avec leurs sous-traitants, les entreprises s’assurent que les informations échangées sont sécurisées et parfaitement traçables. Chaque rapport d’intervention, par exemple, est signé par le technicien qui l’a réalisée. En cas de litige ou de nécessité d’analyser l’historique des interventions d’une machine, toutes les informations nécessaires peuvent facilement être retrouvées.
Par ailleurs, l’application est facilement paramétrable, afin que les intervenants extérieurs n’aient accès qu’aux informations strictement nécessaires à leurs activités.
Analyser les coûts de maintenance
Grâce à l’intégration de toutes les activités de maintenance, aussi bien internalisées qu’externalisées, et à l’utilisation des labels pour les différencier, la GMAO Mobility Work permet d’analyser les coûts de la maintenance selon différents critères. Les entreprises peuvent ainsi prendre plus facilement décider d’internaliser ou d’externaliser les différentes activités, en fonction des critères qui les intéressent, notamment leur coût financier.
