Prestataires de services de maintenance : Astuces pour améliorer leur gestion
On entend souvent que l’industrie traiterait 75 % de ses besoins de maintenance industrielle uniquement en interne et 25% par un prestataire de service : comment expliquer cette frilosité ?
Le constat est clair : de nombreuses entreprises craignent encore aujourd’hui de faire appel à des sous-traitants pour de multiples raisons. Qu’elles trouvent difficile de contrôler correctement le travail effectué, qu’elles souhaitent conserver un certain savoir-faire dans leurs procédés de fabrication ou encore qu’elles considèrent manquer d’autonomie, toutes ces raisons semblent légitimes. Nombre d’entreprises affirment par ailleurs craindre de dépendre techniquement de leurs prestataires ou de voir les coûts de production augmenter en flèche si elles n’ont pas de visibilité suffisante sur les opérations.
Pourtant, faire appel à des prestataires doit permettre d’optimiser les processus de fabrication ou de maintenance industrielle, et même de réduire les coûts internes, dans un souci toujours plus prégnant de rationaliser les frais. Dans cette dynamique, il faut donner aux entreprises la possibilité de maîtriser les prestations. Un bon logiciel de GMAO, couplé à une excellente gestion des contrats de maintenance, garantissent une externalisation réussie et facilitée.
Quels sont les types d’externalisation possibles ?
Avant qu’une entreprise ne se tourne vers un prestataire de service, il lui est nécessaire de définir une stratégie en amont. On distingue plusieurs types d’externalisation :
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Prestataire de service / sous-traitance de capacité : l’entreprise a la capacité totale de réaliser une opération donnée mais elle préfère déléguer ;
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Prestataire de service /sous-traitance de spécialité : l’entreprise n’a pas les moyens techniques d’effectuer une opération car celle-ci n’entre pas dans son domaine d’action (à cause de sa technicité par exemple) ;
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Prestataire de service /sous-traitance en cascade : l’entreprise A va faire appel à l’entreprise B, qui va elle-même utiliser les services de l’entreprise C, etc. Ce mode opératoire a pour objectif de répondre à un besoin pressant des entreprises qui exigent de plus en plus de flexibilité et de réactivité, ainsi la segmentation rend les différents acteurs plus efficaces ;
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Prestataire de service /sous-traitance de premier niveau : l’entreprise décide de directement sous-traiter avec plusieurs prestataires, en préparant systématiquement des contrats directement avec chacun d’entre eux, sans qu’il n’y ait d’intermédiaire.
On comprendra mieux pourquoi la sous-traitance peut représenter un problème épineux pour un grand nombres de sociétés, qui ont besoin d’êtres rassurées quant à la pertinence de leur démarche.
Une recherche de prestataires souvent problématique
Si les entreprises expriment généralement une certaine réticence à s’engager sur la voie de l’externalisation, c’est que le chemin peut être semé d’embûches. Les structures sont nombreuses à travailler avec un seul et même prestataire depuis de nombreuses années, car elles ont réussi à instaurer un certain rapport de confiance et qu’elles n’osent pas forcément prendre le risque d’étudier la concurrence.
Externaliser certaines opérations reste malgré tout incontournable pour de multiples raisons : une société peut très bien, à un moment donné, être confrontée à une charge de travail trop importante, être dans l’incapacité de réaliser des travaux trop spécialisés (comme la thermographie, etc.) ou rencontrer de sérieux problèmes de recrutement.
Mais la question reste à double tranchant puisque les entreprises se plaignent fréquemment de ne pouvoir pleinement gérer leurs prestataires. Elles ont souvent du mal à opérer un suivi clair des contrats signés ou encore des tâches réalisées et des techniques utilisées par un prestataire et ont l’impression de ne pas tout maîtriser. Cela peut s’avérer problématique si le prestataire commet des erreurs et génère des pannes sur les machines, puisque les entreprises devront engager des frais. Toute la démarche requiert donc d’opérer une gestion stricte de la documentation et de mettre en place un certain nombre de normes, afin que les procédures de travail soient clairement établies et que l’entreprise se protège.
Faites l’inventaire de vos prestataires de maintenance
Pour apporter une solution à toutes ces problématiques, il convient de lier GMAO et prestataire de service. Si votre outil vous permet de les suivre et de surveiller leurs interventions, c’est toute votre productivité qui sera augmentée et votre pérennité assurée.
Notre solution Mobility Work vous donne la possibilité, directement dans l’application, de créer vos fiches prestataires afin de répertorier les entreprises auxquelles vous avez fait appel. Cette fonctionnalité vous aide à garder un suivi de toutes les prestations : vous renseignez sur chaque nouvelle fiche toutes les informations utiles concernant le sous-traitant (nom, domaine d’activité, emplacement géographique, etc.) et, en l’enregistrant, la partagez automatiquement à l’ensemble de votre réseau. Grâce à l’action de toute la communauté, chacun bénéficie d’un annuaire unique des professionnels de maintenance, qui voient leur collaboration grandement facilitée. Le prestataire parfait ne se trouve qu’à quelques clics de vous ! Retrouvez aussi dans l’application un catalogue des prestataires officiels, validés par Mobility Work, pour trouver rapidement une solution et ne pas perdre de temps pour résoudre une problématique.
Ainsi intégré à votre GMAO, le sous-traitant a accès au calendrier des tâches et doit donc travailler avec l’outil pour vous donner une vision précise de son travail. Il agira comme n’importe quel technicien de votre entreprise et devra détailler chacune de ses activités. Ainsi, il n’est plus véritablement une entité obscure à part mais fait partie intégrante de votre réseau et ses actions se coordonnent à celles des techniciens et responsables maintenance.
Accédez à toutes les informations de vos pièces de rechange depuis la fiche équipement dans votre application Mobility Work
Vous avez la possibilité d’enregistrer directement dans l’application tous les documents que vous jugez utiles : documents officiels mis en ligne par les fournisseurs officiels, documents techniques, standards de l’entreprise, etc. Cette ressource se transforme progressivement en véritable bibliothèque de la maintenance, ce qui permet à toutes les parties prenantes de partir sur les mêmes bases. Les confusions et les quiproquos sont évités pour gagner en efficacité : le prestataire sait exactement dans quelle structure il intervient, il connaît les procédés de production, sait sur quelles machines il doit travailler, en sait plus sur l’environnement de travail…
En conséquence, vous réalisez de sérieux gains de temps et d’argent. Vous voyez directement le travail réalisé et pouvez rapidement intervenir sur les potentielles difficultés que le prestataire rencontre avant qu’il ne commette une erreur. Grâce à tout ce suivi, vous pouvez contrôler l’évolution de certains critères sur les machines et ainsi vérifier qu’elles ne vont pas tomber en panne. Les données entrées vous donnent une vue d’ensemble de votre parc machine et vous aident à anticiper les potentielles pannes. D’une maintenance curative vous pouvez donc évoluer vers une maintenance préventive et réaliser, là encore, de sérieuses économies (de temps, financières, humaines, etc.). À l’aide de ces fonctionnalités, les données entrées au fur et à mesure des activités génèrent des tableaux et autres graphiques, visibles grâce à la fonction analytique présente dans Mobility Work, qui permettent d’interpréter les résultats et de bien mieux anticiper les futures pannes.
Faites confiance à votre communauté
Pour tenter de calmer toutes les inquiétudes des entreprises et pallier les difficultés qu’elles pouvaient rencontrer, la solution nouvelle génération Mobility Work a choisi de mettre l’accent sur l’aspect communautaire. L’application encourage ainsi l’échange et l’entraide pour que chaque utilisateur et expert maintenance (plus de 10 000 à ce jour) puisse trouver les solutions dont il a besoin.
Si vous avez par exemple besoin de faire réparer un moteur et que vous n’avez à ce moment-là pas les ressources nécessaires dans votre entreprise, vous pouvez utiliser la barre de recherche, taper le mot-clef et voir défiler tout une liste de prestataires spécialisés. Cette liste réunira les informations de toutes les fiches prestataires enregistrées par les membres de la communauté. Il s’agit là d’une solution à forte valeur ajoutée pour toutes les entreprises qui cherchent un prestataire extérieur.
Pour vous aider dans votre choix, fiez-vous aux notes accordées aux sous-traitants. En effet, après chaque prestation, les utilisateurs ont la possibilité de noter les prestataires en fonction de la qualité de l’intervention et de poster des commentaires. C’est un argument majeur pour les entreprises, qui ont bien souvent, comme dit précédemment, du mal à avoir recours aux services d’autres structures que celles avec lesquelles ils ont pris l’habitude de travailler, bon gré mal gré.
Le moteur de recherche de Mobility Work vous permet de retrouver vos équipements en un clic, et d’accéder aux résultats de votre réseau et de la communauté
Si vous êtes encore hésitant, sachez que la fonction de géolocalisation, présente dans Mobility Work, vous simplifiera la vie. Car si vous savez désormais où se trouvent les prestataires grâce aux fiches renseignées par les centaines de techniciens actifs dans l’application, vos équipements sont géolocalisés. En général, un prestataire de service qui arrive dans votre usine ne connaîtra rien à votre environnement de travail et ne saura pas forcément quelle est exactement la machine sur laquelle il doit intervenir. Grâce au logiciel de GMAO, ce n’est plus un problème : la carte disponible sur la version mobile lui indique l’emplacement exact de l’équipement à vérifier et il peut intervenir bien plus rapidement. Encore une fois, ces fonctionnalités ont pour objectif de vous faire gagner en efficacité.
Vers une vision à plus long terme
Si l’on devait citer une autre problématique majeure que rencontre le milieu de la maintenance industrielle, il faudrait évoquer l’exemple des agences d’intérimaires qui rencontrent de sérieuses difficultés à recruter. Par le biais d’outils communautaires, intuitifs et nouvelle génération tels que Mobility Work, ces structures auraient la possibilité de profiter d’un réel réseau de professionnels, qui met directement en relation les experts maintenance.
On observe une véritable révolution puisque tous les services travaillent les uns avec les autres et s’impliquent pour parvenir à un même objectif. Là encore, ce modèle de travail plus ouvert où les personnes pourraient librement aller d’une structure à l’autre et choisir avec qui elles souhaitent travailler prendrait tout son sens.
Cette démarche s’inscrit dans une évolution progressive des mentalités : les professionnels de la maintenance deviennent jour après jour plus indépendants et travaillent avec les interlocuteurs qu’ils ont choisi en fonction de l’avis d’autres utilisateurs. Dans notre monde actuel, les personnes prennent l’habitude de se connecter entre elles et de travailler main dans la main : la maintenance industrielle doit absolument s’inscrire dans ce modèle pour se moderniser.
En définitive, la maintenance industrielle a devant elle un monde rempli de possibilités grâce, notamment, aux solutions de GMAO intuitives et issues de l’industrie 4.0 telles que Mobility Work. Sur notre plateforme, vous retrouvez un très large éventail de solutions, aussi bien des cabinets de conseil que des entreprises de maintenance curative.
Le prestataire de service quant à lui, est déjà convaincu, comme en témoigne Louis Delahaye, chef de projet chez Lormatech (société agissant en tant que prestataire auprès des entreprises pour les aider à optimiser leurs performances) : « Mobility Work est plus simple et plus rapide à mettre en place que les autres logiciels de GMAO. Son utilisation est ludique et elle présente un aspect très convivial : toutes les générations peuvent s’y mettre très rapidement. On se sent tout de suite à l’aise, on prend rapidement ses marques ». Si vous souhaitez être référencés dans notre catalogue de prestataires officiels, n’hésitez pas à nous contacter pour en discuter !
Pour découvrir notre application de maintenance nouvelle génération et intuitive, profiter de l’aide de toute une communauté et simplifier votre quotidien comme celui de vos techniciens, visionnez notre vidéo de présentation et testez notre outil gratuitement !
