El concepto de lean management (o gestión ajustada) se originó en Japón y se formalizó en Estados Unidos. Desde entonces se ha extendido a muchas empresas, sobre todo en la industria del automóvil. Sin embargo, los principios del enfoque «lean», también conocido como «lean manufacturing» en la industria, todavía se aplican poco a los departamentos de mantenimiento, a pesar de sus beneficios para la productividad.
Para desarrollar el lean management, es necesario seguir ciertos pasos y, sobre todo, contar con las herramientas adecuadas, en particular con un CMMS adaptado.
¿Qué es el enfoque lean?
El concepto de lean management tiene su origen en Japón, en el sistema de producción de Toyota. Su objetivo es eliminar todos los residuos en la gestión de la producción.
Los 7 desperdicios
El objetivo del lean management es evitar los 7 desperdicios (mudas en japonés):
- sobreproducción;
- tiempos de espera;
- transporte innecesario;
- pasos innecesarios o sin valor añadido;
- existencias superfluas;
- movimientos innecesarios;
- errores, defectos y desechos.
Gestione sus existencias de la forma más ajustada posible con el CMMS Mobility Work
Los principios del lean management
Formalizados en Estados Unidos por J. Womack y D. Jones, los 5 principios fundamentales del lean management son los siguientes:
- determinar el valor añadido que espera el cliente en relación con él;
- identificar la cadena de valor y cuestionar todas las etapas del proceso de producción que no contribuyen a ella;
- garantizar un flujo continuo de productos;
- pasar del «flujo de empuje» al «flujo de arrastre»: todo el proceso de producción es «arrastrado» por las necesidades expresadas por el cliente y sólo se produce lo que éste ha solicitado;
- establecer una dinámica de mejora continua a largo plazo para buscar la perfección.
Herramientas y métodos de gestión ajustada
Las principales herramientas para aplicar los principios del lean management son:
- las 5 S: despejar, ordenar, limpiar y ser minucioso;
- el método Kaizen, o de mejora continua, que implica que los problemas se resuelven sobre el terreno con los implicados en la producción;
- VSM (Value Streaming Mapping): análisis de la cadena de valor para identificar los obstáculos y analizar los procesos;
- indicadores clave de rendimiento, o KPI, que permiten mejorar la capacidad de respuesta a los problemas.
Existen otras herramientas, como el método Six Sigma, la gestión visual, el método SMED y el método Kanban.
¿Cómo aplicar el lean management al mantenimiento?
En general, aplicar los principios del lean management al mantenimiento significa alejarse de los patrones tradicionales de asignación y dar un papel proactivo al departamento de mantenimiento, para que pueda participar en la mejora de los procesos de producción. Esto significa liberar tiempo para que los técnicos y gestores de mantenimiento se centren en las soluciones a largo plazo.
5 pasos para desarrollar el mantenimiento lean
La aplicación del mantenimiento lean suele comenzar con una auditoría de mantenimiento para identificar los puntos fuertes y débiles del departamento.
Luego se dan los siguientes 5 pasos para implantar el mantenimiento lean:
- Establecer prácticas estandarizadas que prolonguen la vida útil de los equipos y las piezas de repuesto
- Desarrollar estas prácticas para mejorar la capacidad de intervención y reducir la frecuencia de las intervenciones
- Confiar las operaciones de mantenimiento rutinarias al departamento de producción sin perder calidad
- Mejorar los métodos de gestión del inventario, la planificación, los informes y el análisis
- Gestionar los proyectos y la disponibilidad de los equipos con anticipación.
¿Cómo utilizar un CMMS para desarrollar el mantenimiento ajustado?
Para aplicar el enfoque lean al mantenimiento, el uso de un CMMS es hoy en día indispensable, ya que es la única manera de seguir los 5 pasos descritos anteriormente. Sin embargo, no todos los CMMS son igual de eficaces para desarrollar el mantenimiento ajustado. Por lo tanto, es importante elegir un software de mantenimiento que sea reciente y cumpla ciertos criterios:
- fácil de usar, para que los equipos se apropien realmente de él y participen en el proceso de mejora continua
- con una versión móvil, para poder utilizarla en cualquier momento sobre el terreno
- ofreciendo un proceso simplificado para introducir los informes de intervención
- permite la búsqueda de documentos y piezas de recambio
- capaz de proporcionar informes e historiales de mantenimiento
- que puede conectarse a otras herramientas como el ERP.
En resumen, el CMMS «inteligente» de hoy debe tener un diseño intuitivo, generar órdenes de trabajo y ser capaz de enlazar fácilmente con otros sistemas de la planta, como los departamentos de contabilidad y compras.
Para llevar el enfoque lean aún más lejos, la solución ideal es adoptar un CMMS comunitario como Mobility Work, para favorecer los intercambios entre profesionales de una misma planta, de un mismo grupo o incluso de diferentes empresas. De este modo, los responsables y técnicos de mantenimiento que utilizan equipos similares y, por tanto, se enfrentan a los mismos problemas, tienen la oportunidad de intercambiar información en tiempo real para mejorar sus procesos de mantenimiento.
Etapa esencial de la aplicación del lean manufacturing, que corresponde al lean management aplicado a la industria, el mantenimiento lean permite reducir los desperdicios y, por tanto, ganar en productividad. Para aplicarlo de forma sencilla y eficaz, es esencial adoptar un CMMS de nueva generación que sea móvil, ergonómica y eficiente.
