La période de l’arrêt technique est un moment clef dans la vie d’une usine, qui est astreinte à une certaine rentabilité et doit assurer le bon état de ses machines pour atteindre les objectifs fixés par le management. Même s’il ne constitue pas une étape obligatoire et que chaque usine est libre de réaliser un arrêt technique ou non, s’en passer et choisir d’opter pour une simple stratégie de maintenance préventive tout au long de l’année peut parfois engendrer des pertes conséquentes si l’usine n’est pas correctement organisée et ne dispose pas d’un logiciel de GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur).
Équiper ses équipes d’un tel logiciel reste indispensable pour organiser vos opérations de maintenance, garantir une fluidité dans la communication entre les équipes et gagner un temps précieux lors des interventions. C’est le cas de Mobility Work, logiciel de gestion de la maintenance nouvelle génération mobile et disponible en mode SaaS et réseau social dédiée à la maintenance industrielle. Une telle solution vous assure de réussir votre arrêt technique et de gagner un temps précieux lors de cette période qui ne laisse aucun répit aux équipes.
L’arrêt technique se définit donc comme un arrêt total de la production d’une usine pendant une période que cette dernière aura déterminée (généralement un mois), au cours de l’été. Les équipes de maintenance se relaient pour prendre leurs congés, si bien que l’entreprise en profite pour faire appel à de nombreux prestataires et autres intervenants extérieurs. C’est l’occasion de vérifier l’état de chaque machine, d’effectuer les remplacements de pièces détachées nécessaires et de procéder d’éventuels travaux de gros œuvre. Préparer un arrêt technique est donc un processus très long qui demande des mois d’anticipation et une organisation irréprochable. Alors comment s’assurer qu’il se passera sans heurts et en quoi votre logiciel de gestion de maintenance industrielle peut-il vous apporter des solutions concrètes ?
L’arrêt technique d’une usine s’organise en 6 étapes :
- Commander les pièces de rechange nécessaires
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Utiliser la GMAO pour planifier les tâches et activités
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Coordonner les différents prestataires
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Effectuer les contrôles réglementaires
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Vérifier le bon fonctionnement des lignes de production
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Faire le bilan
1. Commandez les pièces de rechange nécessaires
La première étape consiste à commander les pièces de rechange qui seront nécessaires pour l’entretien des machines : entre la réalisation de points d’intervention sur les différents équipements, les demandes de prix et les délais de livraison qui sont extrêmement longs, l’arrêt technique se prépare la plupart du temps dès le mois de janvier.
Les équipes de terrain doivent pouvoir facilement signaler leurs besoins en pièces détachées pour s’assurer que celles-ci seront disponibles le moment venu. Par ailleurs, au cours de l’arrêt technique, les personnels de bureau sont bien souvent absents : il ne sera pas possible d’effectuer des commandes via l’ERP de l’entreprise. Le responsable pourra bien sûr directement appeler le fournisseur, recevoir un devis et le transmettre, mais cela constitue une perte de temps non négligeable dans un moment aussi critique.
Quelle solution apporte la GMAO ?
Grâce à Mobility Work, les équipes de maintenance ont la possibilité de signaler au service Achats les pièces de rechange manquantes. Plus concrètement, le responsable maintenance pourra par exemple créer une tâche de commande détaillée sur l’équipement concerné et y assigner les personnes en charge pour qu’elles soient informées de ce besoin. Le service Achats pourra laisser la tâche ouverte et ne la clôturer que lorsque la pièce détachée demandée aura été reçue. Toutes les personnes assignées à la tâche recevront alors une notification et en seront donc automatiquement informées.
2. Utilisez votre GMAO pour planifier les tâches et activités
Pour planifier les différents travaux à effectuer, les responsables maintenance peuvent accéder, dans Mobility Work, à un planificateur. Cet outil vous permet de voir les calendriers de plusieurs techniciens à la fois à un seul et même endroit : vous avez ainsi un aperçu exhaustif et clair des opérations qui sont à réaliser et pouvez déplacer des tâches très simplement, ce qui notifiera les personnes assignées. Cet outil s’avère très pratique au cours de l’arrêt technique puisque les équipes font des roulements et que certaines activités ont parfois besoin d’être reportées. En parallèle, tous les utilisateurs possèdent leur propre calendrier dans la solution et gardent une trace de toutes les tâches réalisées, en cours ou programmées.
Les administrateurs ont accès à un planificateur, qui leur permet de voir le calendrier de plusieurs techniciens au même endroit et d’organiser au mieux leurs journées !
La création de tâches en tant que telle se fait, a minima, sur deux niveaux. Côté maintenance industrielle, les équipes se concertent dans un premier temps pour savoir quelles réparations doivent être réalisées avant de créer les tâches correspondantes dans leur logiciel, sur les fiches équipement répertoriées dans l’outil. Les utilisateurs de Mobility Work peuvent créer des labels spécifiques à cette période pour plus de clarté dans leurs opérations et ainsi taguer les tâches en fonction, en sélectionnant la période à laquelle celles-ci doivent être réalisées.
Dans un second temps, le service maintenance peut se mettre en relation avec celui des travaux neufs, qui créera ses propres tâches en fonction du besoin : investissements, remplacement de machines, réfection de bâtiments… En définitive, Mobility Work permet à toute l’usine de s’animer et de coordonner ses besoins en cette période charnière.
3. Coordonnez vos différents prestataires
Là aussi, il est crucial de faire preuve d’organisation pour que les interventions des nombreux prestataires soient les plus fluides possible. « Lorsque j’étais responsable maintenance à la FMGC (fonderie appartenant à Farinia Group spécialisée dans la fabrication de contrepoids), nous avions 250 intervenants chaque été sur le site. Nous devions donc tout planifier jusque dans les moindres détails pour éviter les mauvaises surprises, même s’il y a forcément des imprévus », se souvient Anthony Blanchard.
L’un des impératifs majeurs au cours d’un arrêt technique est de garder une trace écrite des heures réalisées par vos prestataires. Ceux-ci peuvent les renseigner eux-mêmes dans l’outil, mais le responsable maintenance peut aussi s’en charger directement : vous suivez ainsi le travail des intervenants et retrouvez, comme pour toutes les autres tâches, l’ensemble des informations directement dans le fil d’actualités de l’application.
En parallèle, une fois que vous aurez rempli les nombreuses fiches de sécurité (qui contiennent des informations aussi variées que le lieu d’intervention, les heures de travail, le nombre potentiel de jours d’intervention…) avec vos prestataires, vous pourrez les télécharger dans les tâches créées dans votre GMAO afin de vous protéger en cas d’accident.
Le plus de Mobility Work
Une fois toutes les tâches créées en interne, vous pouvez y associer les prestataires et fournir un descriptif complet des opérations à réaliser. La solution mobile Mobility Work propose plusieurs profils utilisateurs : avec un compte prestataire, non facturé, vos intervenants peuvent travailler directement dans l’outil et voir quelles tâches leur ont été assignées et quand elles sont planifiées.
4. Effectuez vos contrôles réglementaires
Au-delà des tâches ponctuelles que vous aurez prévu de faire et que vous aurez programmées avec vos équipes, des opérations bien spécifiques et obligatoires doivent être effectuées chaque année, et une solution telle que Mobility Work vous aide à mieux les appréhender.
Opérations obligatoires
Un logiciel de GMAO vous permet de mieux programmer vos opérations de maintenance conditionnelle, grâce aux plans de maintenance par exemple. Par ailleurs, vous pouvez ajouter les documents réglementaires sur les tâches qui correspondent aux contrôles que vous devez réaliser tous les ans pour garantir la sécurité des équipes : thermographie infrarouge, contrôle des éléments de levage (tests de charge en dynamique ou statique sur vos ponts par exemple), etc.
Réussir vos audits
En cette période de l’année, vous serez également amenés à faire intervenir des organismes certifiés pour réaliser ces opérations de contrôle réglementaires, qui vous permettront par la suite d’obtenir des certifications. Là encore, votre logiciel vous sera d’une aide précieuse pour respecter certains points, notamment en matière d’environnement. En effet, les entreprises sont aujourd’hui de plus en plus nombreuses à vouloir adopter une démarche plus responsable et à vouloir optimiser toute leur chaîne de production, de la conception jusqu’au produit fini.
Témoignage chez Bericap : réussir son audit grâce à sa GMAO
Ainsi, dans le cadre des normes ISO 14000 par exemple, un tel logiciel de gestion de la maintenance est une ressource indispensable : vous pouvez vous organiser et y renseigner toutes les informations nécessaires lorsque vous préparez les différents contenants qui serviront à trier les déchets émanant des opérations de maintenance, y indiquer les quantités de déchets générés, chiffrer ces rebuts et estimer leur impact sur le budget de l’entreprise, etc.
5. Vérifiez le bon fonctionnement de vos lignes de production
Lorsque la période de l’arrêt technique touche à sa fin, votre GMAO vous permet de vous assurer que toutes les tâches prévues ont été effectuées : Mobility Work étant un outil communautaire, l’échange de données se fait bien plus facilement. Lorsque vous redémarrez toutes vos machines et vérifiez que les lignes de production sont bien opérationnelles, vous pouvez accéder à l’historique d’interventions des machines et répertorier le moindre dysfonctionnement dans la solution.
Mobility Work étant une solution mobile, elle vous permet de vous déplacer dans toute l’usine et d’accéder à toutes les données dont vous avez besoin en quelques secondes : flashez par exemple les QR codes installés sur vos machines pour voir quelles opérations y ont été réalisées. « L’atout majeur de Mobility Work est le gain de temps que l’outil nous permet de réaliser, analyse Anthony Blanchard. C’est valable tout au long de l’année mais c’est particulièrement vrai pendant l’arrêt technique, une période qui ne nous laisse pas une seconde de répit ».
6. L’heure du bilan
À l’issue de cet arrêt technique, l’heure est au bilan et de nombreuses données peuvent être analysées grâce à votre GMAO. Mobility Work est équipé d’un outil analytique, qui est accessible à tous les utilisateurs et qui présente vos données de maintenance sous forme de graphiques en fonction des filtres appliqués (période, utilisateurs…). Là, vous retrouvez le nombre d’heures passées sur vos machines, les équipements qui ont nécessité le plus d’interventions, les labels les plus utilisés sur vos interventions, etc.
Retrouvez un outil d’analytique dans la GMAO Mobility Work pour analyser toutes vos données de maintenance et adapter votre stratégie
Pourquoi votre GMAO vous sera utile ?
Dans Mobility Work, vous pouvez par exemple créer un compteur « budget prévisionnel », qui vous aidera à suivre l’évolution des dépenses en fonction des opérations effectuées. Cet outil analytique sera donc utile dans le cadre du bilan financier réalisé à la fin de l’arrêt technique : le budget prévisionnel aura été établi en début de période, et budgétiser tous les remplacements, créer des tâches chiffrées et ajouter les compteurs sur ces tâches permettra de mieux suivre les dépenses. Ces compteurs peuvent être suivis dans l’outil analytique.
En parallèle, le service Achats pourra là encore s’appuyer sur la GMAO pour facturer les prestataires. À la fin de l’arrêt technique, les équipes reprennent toutes les tâches effectuées : si elles ont bien été archivées, elles peuvent facturer les différents prestataires.
