La rédaction d’un cahier des charges GMAO est une étape indispensable mais fastidieuse de tout projet d’adoption d’un logiciel de maintenance. Dans sa volonté de faciliter le travail des professionnels de la maintenance et de leur faire gagner du temps, Mobility Work met à votre disposition un modèle de cahier des charges GMAO à télécharger gratuitement, que vous pourrez utiliser tel quel ou en le personnalisant !
Téléchargez notre modèle de cahier des charges GMAO
Pourquoi un cahier des charges GMAO ?
Bien sûr, le choix d’une GMAO concerne avant tout le service maintenance. Mais il a aussi un impact sur toute l’entreprise : l’adoption d’un logiciel GMAO implique l’informatisation de toutes les activités liées à la maintenance : gestion des stocks de pièces détachées, production, achats… La mise en place de cet outil sera sans doute l’occasion pour vous de vous pencher sur l’organisation globale de la maintenance au sein de votre entreprise, afin d’en optimiser les ressources humaines et matérielles, d’améliorer les processus et de gagner ainsi en réactivité et en productivité.
Il est donc important de prendre le temps d’étudier les différentes solutions qui s’offrent à vous, en rédigeant et en remplissant un cahier des charges GMAO en lien avec tous les services de l’entreprise qui seront concernés.
Les étapes clés de la mise en place d’une GMAO
Pour que la mise en place d’une GMAO soit à la fois rapide et réussie, il vaut mieux suivre certaines étapes clés :
- l’étude préalable ;
- les développements spécifiques ;
- les tests utilisateurs ;
- l’intégration des données ;
- la formation des utilisateurs, si nécessaire ;
- la mise en route.
Qui impliquer dans la rédaction du cahier des charges GMAO ?
La clé de voûte de la mise en place d’une GMAO est le responsable du projet. Eventuellement entouré de l’équipe qu’il aura constituée pour le mener à bien, il devra centraliser les besoins, animer les réunions et rédiger le cahier des charges.
Les futurs utilisateurs du logiciel de gestion de la maintenance doivent bien entendu être impliqués dans le projet : dans un contexte cadré, il faut les questionner et recueillir leurs besoins pour prendre en compte les difficultés qu’ils rencontrent sur le terrain et leur demandes d’amélioration.
Les autres services de l’entreprise liés à la maintenance, comme la production, la comptabilité ou les achats, doivent aussi être consultés, afin de prendre en compte l’ensemble des besoins dans le choix du logiciel.
Il est impératif que la direction approuve pleinement le projet : outre l’aspect financier, son soutien permettra de favoriser l’implication de toutes les équipes dans la mise en place du nouvel outil.
Enfin, le service informatique doit absolument être associé au projet : il pourra intégrer au cahier des charges GMAO les exigences de l’entreprise en matière de sécurité logicielle.
Les incontournables d’un cahier des charges
Si vous ne savez pas trop par où commencer ou quelles sont vos priorités, concentrez-vous sur 2 éléments incontournables : le périmètre fonctionnel et les processus.
Le périmètre fonctionnel
Pour déterminer le périmètre fonctionnel de votre future GMAO, faites attention à ne pas vous perdre dans les détails et ne cherchez pas à faire une liste exhaustive de toutes les fonctionnalités qui pourraient être utilisées. Concentrez-vous sur l’essentiel en hiérarchisant les besoins de chaque service. N’oubliez pas que ceux-ci évolueront de toute façon avec le temps, tout comme la solution que vous choisirez.
N’hésitez pas non plus à écouter les conseils des fournisseurs de logiciels GMAO et à en discuter au sein de votre entreprise.
Les processus de maintenance : le cœur d’une GMAO
L’avantage numéro 1 que doit vous procurer une GMAO est de simplifier et fluidifier tous les processus impliquant le service maintenance. Listez donc une dizaine de processus importants que vous gérerez dans le logiciel que vous choisirez. Il peut s’agir par exemple :
- des demandes d’intervention : qui les crée ? comment ? qui les reçoit ?
- de la planification des interventions : qui s’en occupe ? qui est concerné ?
- de la gestion des stocks
- des achats de pièces : seront-ils gérés dans la GMAO ?
5 conseils pour rédiger un cahier des charges GMAO
- exprimez clairement vos objectifs ;
- soyez précis et synthétique : un cahier des charges trop détaillé pose de plus problèmes qu’il n’apporte de solutions ;
- travaillez collectivement pour rédiger un cahier des charges qui fasse consensus entre tous les futurs utilisateurs et rester à l’écoute de vos collaborateurs ;
- ne soyez pas trop ambitieux : concentrez-vous sur les fonctionnalités qui seront réellement utilisées sans chercher à tout avoir ;
- méfiez-vous des offres spectaculaires qui ne correspondent pas à vos besoins.
