La empresa francesa Europhane fabrica soluciones de iluminación conectadas. Para gestionar su mantenimiento, eligió una GMAO de nueva generación, móvil y comunitaria, mucho más acorde con sus necesidades que los software tradicionales.
Alexandre Hérisson, director del mantenimiento, dirigió el despliegue de la plataforma de gestión de mantenimiento Mobility Work. Convencido por este software disponible en SaaS, nos explicó lo que le llevó a probar la GMAO y los beneficios directamente observados tras su implementación.
MOBILITY WORK: «¿PUEDE EMPEZAR CONTÁNDONOS UN POCO MÁS SOBRE USTED?
Me llamo Alexandre Hérisson, trabajo en Europhane desde hace unos quince años y estoy a cargo del mantenimiento desde hace tres años. Nuestro sitio cuenta con unos 200 empleados, incluyendo cinco personas en total en el departamento de mantenimiento y no menos de cientos equipos.
¿QUÉ SOLUCIÓN UTILIZABA ANTES DE OPTAR POR LA PLATAFORMA DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO MOBILITY WORK?
La razón por la que quise implementar Mobility Work es porque solíamos usar Excel para seguir nuestras operaciones. Considerando la cantidad de máquinas en el sitio, nos resultó un poco complicado controlar el mantenimiento y evitar pasar por alto las medidas preventivas en particular.
Con un sistema como Excel, la información introducida era necesariamente muy sucinta y en realidad sólo una cuarta parte de las operaciones realizadas se introducían en el programa informático, lo que significaba que sólo se podían seguir las actividades principales. Por lo tanto, cuando empecé a investigar para encontrar una mejor solución, quería que los equipos pudieran documentar todas sus intervenciones en absolutamente todas las máquinas, lo cual es posible hoy en día.
ASÍ QUE USTED INICIÓ ESTA BÚSQUEDA. ¿CÓMO SE ENTERÓ DE NUESTRA SOLUCIÓN?
Sí. En realidad, la búsqueda se dividió en varias etapas porque mi predecesor ya había intentado implementar un software de GMAO, de tipo tradicional y por lo tanto bastante pesado. No es sorprendente que este tipo de solución represente una importante inversión financiera y parezca muy difícil de manejar.
Así que cuando me uní al departamento de mantenimiento hace tres años, reafirmé mi deseo de implementar una herramienta de gestión de mantenimiento. Como no era mi negocio principal al principio, tuve un poco de dificultad para saber exactamente lo que el equipo realmente necesitaba. Quería ayudar a los técnicos en el seguimiento de su trabajo y simplificar mi vida cotidiana.
Así que investigué en Internet con el fin de encontrar una solución que estuviera al menos conectada y actualizada, y no un software tradicional como se mencionó anteriormente. Finalmente estaba buscando una solución como la suya. Así que rápidamente me encontré con su sitio y los videos de presentación y explicación que publica por ejemplo en su canal de YouTube, lo cual me parece muy bien hecho. A partir de estos materiales, pude presentar el proyecto a mi jerarquía, que inmediatamente entendió que esto era precisamente lo que necesitábamos.
¿QUÉ FUE LO QUE FINALMENTE INCLINÓ LA BALANZA A NUESTRO FAVOR?
Por mi lado, sus videos ilustran una vez más perfectamente la facilidad de uso del producto. Unos pocos minutos son suficientes para explicar cómo funciona la solución.
Apreciamos el aspecto comunitario de la solución, que se basa en toda una red de empresas: si es necesario, el usuario puede contactar con otros profesionales de mantenimiento. Esta es una característica que aún no usamos, pero es muy interesante.
Por supuesto, toda la parte analítica que ofrece su plataforma de gestión de mantenimiento es indispensable. La aplicación agrega nuestros datos de mantenimiento y los presenta en forma de tablas y curvas dinámicas. Esto es particularmente útil cuando mi jerarquía me pide tasas preventivas o curativas, por ejemplo, sobre todo porque antes no teníamos estos datos. En sólo unos segundos, puedo emitir estos indicadores.
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Por supuesto, el aspecto financiero también jugó un papel importante en nuestra toma de decisiones. Esta es una de sus grandes fortalezas, ya que la inversión es muy baja en comparación con otras herramientas de gestión de mantenimiento y CMMS tradicional.
¿CUÁNTO TIEMPO LLEVA IMPLEMENTANDO ESTA PLATAFORMA DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO?
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Por supuesto, el aspecto financiero también jugó un papel importante en nuestra toma de decisiones. Esta es una de sus grandes fortalezas, ya que la inversión es muy baja en comparación con otras herramientas de gestión de mantenimiento y GMAO tradicional.
¿CUÁNTO TIEMPO LLEVA IMPLEMENTANDO ESTA PLATAFORMA DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO?
Comencé a utilizarlo el 15 de septiembre de 2019: rellené la base de datos durante unas dos semanas, para que la GMAO pudiera estar operativa rápidamente. Desde el 1 de octubre de 2019, los técnicos la utilizan. Uno de nuestros colegas encargado de los controles de regulación la está utilizando desde hace un mes.
DURANTE ESTA FASE DE ADOPCIÓN, ¿HA ESTADO EN CONTACTO CON NUESTRO EQUIPO?
En efecto, intercambié con Marc-Antoine Talva (fundador de la plataforma de gestión de mantenimiento Mobility Work) por teléfono, quien me convenció de que su solución era la correcta. Estaba disponible para responder a cualquier pregunta que yo pudiera tener, pero al final no tuve que preguntarle porque la herramienta es tan intuitiva y fácil de usar que el soporte disponible para los usuarios (videos, tutoriales, centro de ayuda en forma de preguntas frecuentes) fue suficiente.
Tomando el ejemplo de mi colega de controles reglamentarios, a veces tiene algunas preguntas, pero ni siquiera necesita llamar al soporte porque en la inmensa mayoría de los casos encontramos la respuesta en menos de un minuto.
BASÁNDOSE EN SU USO DIARIO, ¿CUÁLES CREE QUE SON LAS PRINCIPALES VENTAJAS DE MOBILITY WORK?
Tengo que decir que me gusta un poco todo lo que ofrece su software, me parece bastante completo. La funcionalidad de planificación es, por ejemplo, la que más uso como supervisor. Todo lo que tengo que hacer es tomar una tarea en la herramienta de calendario y arrastrarla para reprogramarla e informar automáticamente a la(s) persona(s) asignada(s), lo que me habría llevado 10 clics para lograrlo con una solución de gestión de mantenimiento tradicional. Finalmente como administrador todo es mucho más rápido.
Gracias a su plataforma de gestión de mantenimiento, los equipos organizan su día de trabajo a partir del calendario.
Basándome en los comentarios de campo que recibo, diría que los técnicos aprecian especialmente la facilidad de uso del software de GMAO. Ya no tienen que tener en cuenta todas sus tareas diarias o semanales: no sólo tienen acceso a su propio calendario, sino que pueden seguir eficientemente todas sus actividades diarias. Todo lo que tienen que hacer es coger el teléfono y mirar en la aplicación para ver lo que se hizo el día anterior y lo que tienen que hacer hoy. También pueden comprobar si se les han asignado tareas urgentes.
Son todos elementos que mejoran la comunicación al no limitarla a la pantalla de un teléfono o una tableta. Por el contrario, el diálogo continúa como antes, incluso entre los diferentes niveles jerárquicos, y los intercambios son de mejor calidad.
Lo que también me gustaría destacar, y que aprecio mucho, son las actualizaciones que usted proporciona regularmente. A principios de año, por ejemplo, usted rediseñó completamente la aplicación de GMAO móvil, y después de las pocas horas en las que los técnicos tuvieron que volver a encontrar sus marcas, la respuesta fue inequívoca: la solución es aún más intuitiva que antes. Es más simple, puedes encontrar lo que buscas en pocos segundos, la navegación es visualmente más agradable y fácil de usar… Así que la adopción de esta nueva versión surgió de forma natural.
ASÍ QUE VE UNA MEJORA EN LA COMUNICACIÓN, ¿DIRÍA QUE ESO ES LA MAYOR VENTAJA DE ESTE GMAO?
Sí, de hecho, no perdemos más información en comparación con antes. El hecho de que tengamos toda la información necesaria y sepamos con precisión qué pieza se ha cambiado en un equipo determinado es esencial: tenemos una visibilidad mucho mejor de los pedidos de piezas de recambio que se van a hacer y nos permite anticipar mejor.
Antes, si un técnico cambiaba una pieza de una máquina, con el ritmo de su día y todas sus tareas, a veces se olvidaba de decirme que había sacado una pieza nueva de su stock, y eso es normal. Eventualmente, si dos o tres informaciones se pierden cada día, la compañía se encuentra muy rápidamente fuera de stock. Gracias a la plataforma de gestión de mantenimiento de Mobility Work, ya no tenemos este problema.
¿HA UTILIZADO ALGUNA VEZ EL SOPORTE EN LÍNEA?
Sí, principalmente al principio, ya que tuve algunas preguntas durante la fase de despliegue. No iba a buscar necesariamente respuestas a mis preguntas ya que el soporte está disponible directamente en la aplicación, desde la burbuja de Intercom. Cada vez recibí una respuesta adaptada, y mis peticiones fueron tenidas en cuenta.
El equipo es muy reactivo, ya que siempre obtengo una respuesta dentro de la hora o el mismo día. Cuando se sabe que al llamar a los servicios de un proveedor, a menudo tiene que esperar varios días y enviar varios recordatorios para obtener una respuesta, se puede ver lo rápido que es todo en Mobility Work.
También me gustaría señalar que su enfoque está claramente orientado al cliente: puedo atestiguar esto ya que presenté ideas de mejora hace cuatro meses y algunas de ellas, que estaban en línea con las de varios de sus otros clientes, ¡ya han sido implementadas!
¿CUÁLES SON SUS PROYECTOS FUTUROS EN RELACIÓN CON MOBILITY WORK?
Volviendo a los indicadores de mantenimiento, no teníamos ninguno antes de desplegar su solución de GMAO. Después de cuatro meses de uso, obviamente no tenemos suficiente retrospectiva para llevar a cabo análisis profundos de las operaciones, pero dentro de seis u ocho meses nos gustaría examinar el tema más de cerca. Estas cifras serán mucho más valiosas y entonces podremos realizar un verdadero seguimiento.
También me gustaría desarrollar la parte de los códigos QR: tengo que instalarlos en las máquinas para que los técnicos sólo tengan que escanearlos con su smartphone para encontrar en un segundo los archivos del equipo que contienen la documentación y las tareas vinculadas en la aplicación.
¿UNA COSA MÁS QUE DECIR?
Sólo quiero repetir que el despliegue y el uso de esta GMAO de nueva generación va particularmente bien y ¡espero que nuestra colaboración tenga muchos años por delante! ¡Esta herramienta de gestión de mantenimiento es tan fácil de usar y tan potente que no pensaría que sería capaz de encontrar una solución de la competencia o incluso retroceder, porque encuentro Mobility Work tan simple e intuitivo!
¡Muchas gracias al Sr. Hérisson por su testimonio y su confianza!
