La gestión de existencias generalmente falta de reconocimiento con respecto a las operaciones de mantenimiento. Sin embargo, es uno de los principales problemas del proceso de producción. Con los métodos correctos, se puede mejorar su rendimiento operacional y al mismo tiempo realizar ahorros significativos.
Los fundamentos de la gestión de existencias
Para sacar el máximo provecho del mantenimiento predictivo, este enfoque debe aplicarse a lo largo de toda la cadena de valor. Aquí es donde está el problema. Demasiadas empresas todavía no cruzan los resultados de sus análisis de datos para optimizar sus procesos. Esto es particularmente cierto en lo que respecta a la gestión de existencias. Sin embargo, es esencial que los equipos de mantenimiento que trabajan en el equipo tengan visibilidad sobre el estado de los inventarios, pero también que participen en su vigilancia.
Hablar de la gestión de existencias puede ser más complejo de lo esperado. No se trata sólo de hacer una simple lista de repuestos, herramientas o consumibles. En realidad se trata de asegurar la disponibilidad de todos los productos necesarios para el buen funcionamiento de las actividades de producción y mantenimiento, al mejor precio posible.
Una mala gestión de existencias puede tener graves repercusiones en su presupuesto:
- El agotamiento de las existencias suele implicar un paro temporal pero imprevisto de la producción y, por consiguiente, posibles retrasos en las entregas a sus clientes finales.
- El exceso de inventario genera costes adicionales de mantenimiento, pero también un mayor riesgo de obsolescencia de sus productos.
En efecto, en este caso concreto las existencias suponen una «doble carga» para la empresa: el coste de la compra del producto propiamente dicho, así como los costes de almacenamiento asociados (seguro, seguridad, gastos de almacenamiento, etc.).
¿Cómo mejorar la gestión de existencias?
En 2018, un estudio de Emerson estimó que un técnico de mantenimiento podría pasar hasta el 25% de su tiempo buscando repuestos u otros consumibles necesarios para las operaciones diarias. Si esta cifra se comunica a lo largo de un año y a todos los operadores, el impacto en su línea de producción puede ser significativo.
No obstante, se puede mejorar la gestion de existencias adoptando algunos simples reflejos.
Priorice su mercancía
Un buen inventario es ante todo un inventario ordenado. El personal de producción y mantenimiento debe poder encontrar rápidamente los productos que necesita para llevar a cabo sus actividades.
Analice el estado de su equipo y los movimientos de sus piezas de repuesto
Para ello, es esencial definir previamente un sistema de clasificación y codificación compartido que sea adoptado por todo el personal. Una de las prácticas más reconocidas en la clasificación de existencias es el método ABC. Consiste en clasificar los artículos según su valor de consumo anual, es decir, su importancia y rentabilidad (A es un producto estratégico, C es un artículo de importancia relativa).
De acuerdo con la ley de Pareto, el 80% del valor del consumo total se basa en el 20% del total de los artículos. En otras palabras, los artículos de la categoría A se consumirán más rápidamente y se repondrán con frecuencia. Por lo tanto, tendrán que ser controlados estrictamente por los encargados del mantenimiento y las adquisiciones.
Una vez que se haya completado esta priorización, se recomienda que se añada una descripción completa a cada producto para facilitar su uso. Al importar su catálogo oficial en Mobility Work Hub, los fabricantes y proveedores industriales pueden añadir documentos técnicos y condiciones de uso a sus productos. Los operadores de mantenimiento pueden entonces consultar esta información directamente desde su GMAO (Gestión de mantenimiento asistido por ordenador).
Todos los artículos almacenados deben asociarse con una referencia clara, consistente en números y letras, que permita agruparlos por familia de productos. Lo ideal sería que los códigos utilizados tuvieran una función descriptiva y facilitaran su búsqueda.
Seguimiento de los movimientos de las existencias
En particular, el sistema de codificación demuestra su utilidad para vigilar el movimiento de las existencias. Con la colaboración de los equipos de mantenimiento, las existencias entrantes y salientes son fácilmente rastreables mediante la combinación de herramientas de GMAO y ERP.
Los datos de mantenimiento predictivo son de gran ayuda al planificar los reabastecimientos. Su análisis permite evaluar con precisión la evolución de la demanda de cada artículo y adaptar el ritmo de pedido en consecuencia.
Cuando los operadores sobre el terreno introducen sistemáticamente el número de artículos expedidos, resulta más fácil conocer el nivel de existencias en un momento dado. Del mismo modo, los planes de mantenimiento predictivo proporcionan una mejor visibilidad de las necesidades futuras en el campo. Basándose en estos datos, los operadores pueden determinar con precisión la tasa de rotación de las existencias.
Sin embargo, para garantizar el éxito de este enfoque, es imperativo definir con antelación ciertos procedimientos (manipulación del equipo, entrada y salida de los artículos, recepción y almacenamiento de las existencias, etc.) y designar a los agentes responsables de su seguimiento.
Elegir el mantenimiento predictivo para mejorar la gestión de existencias
La industria de hoy -y la de mañana-, impulsada por la aparición de tecnologías de vanguardia, tiende a la producción justo a tiempo. Con este fin, las existencias se reducen al mínimo. A este respecto, el mantenimiento predictivo atrae a las empresas con la promesa de menos reparaciones gracias al mantenimiento regular, adaptado a la línea de producción.
Combinado con el análisis predictivo de datos, proporciona información valiosa sobre el estado de su maquinaria y mejora el mantenimiento. Los planes de mantenimiento, en particular, proporcionan información sobre la frecuencia de uso de los consumibles. Gracias al mantenimiento preventivo, se reduce el número de actividades inesperadas, lo que deja margen para la gestión predictiva de las piezas de repuesto y los artículos de consumo.
Gestione la organización de sus piezas de repuesto directamente desde su GMAO
Las empresas son menos vulnerables a lo inesperado (fluctuaciones de ventas, escasez de existencias en los proveedores, etc.). Entonces es posible integrar nuevas soluciones de software para apoyar la gestión de existencias.
Por ejemplo, los operadores técnicos pueden definir un punto de reabastecimiento para los artículos más estratégicos, es decir, un umbral mínimo de existencias necesario para una buena continuidad comercial. Cuando un técnico de mantenimiento registra una salida de existencias en su GMAO, se puede enviar automáticamente una alerta a los equipos de adquisición a través de su ERP.
Gestión de existencias y cadena de valor
En los últimos años, con el auge del IdC (Internet de las cosas), las empresas se están transformando gradualmente en ecosistemas circulares. Los diferentes departamentos están vinculados entre sí mediante soluciones integrales a lo largo de la cadena de valor. De la misma manera, la gestión de existencias está pensada en estrecha colaboración con todos los actores de la cadena de suministro.
Relaciones con los proveedores
La GMAO de nueva generación y el ERP transfieren las necesidades de mantenimiento al departamento de compras en tiempo real. Al proporcionar una nueva flexibilidad, estas tecnologías están dando nueva forma a las relaciones que las empresas tienen con sus proveedores.
Inspirado directamente en la industria 4.0, Mobility Work trabaja para reunir a los actores de la cadena de suministro. Al desarrollar Mobility Work Hub, nuestros equipos quisieron ofrecer a los fabricantes y proveedores industriales un espacio dedicado a los intercambios con sus clientes finales. Gracias a esta plataforma de colaboración, los profesionales del mantenimiento pueden consultar los catálogos oficiales de los proveedores y ponerse en contacto con ellos directamente desde su GMAO.
Esta mayor proximidad facilita la búsqueda de nuevos proveedores y la gestión de existencias. Los equipos sobre el terreno tienen una mejor visibilidad de las oportunidades de abastecimiento de los proveedores. De este modo, son capaces de comprender el ritmo de sus pedidos y reducir las ralentizaciones en la línea de producción.
Gestión de existencias colaborativa
El intercambio con sus fabricantes también permite mejorar el mantenimiento de su equipo y, en última instancia, la gestión de existencias. Los proveedores de Mobility Work Hub, tienen la posibilidad de compartir su documentación técnica con los profesionales de mantenimiento. Al conocer las buenas prácticas, los profesionales del mantenimiento pueden optimizar sus planes de mantenimiento predictivo.
Además, los proveedores pueden contribuir a perpetuar las buenas prácticas de almacenamiento y facilitar las entradas de inventario proponiendo o alineándose con los principios de codificación de sus clientes. A este respecto, se recomienda utilizar los códigos UPC (Códigos Universales de Producto) como sistema de identificación de sus mercancías. Esto facilitará el pedido, la entrega y el almacenamiento.
El desarrollo de un sistema de seguimiento de existencias requiere la colaboración de muchos actores: equipos de mantenimiento, proveedores, suministradores… Sin embargo, los beneficios que obtendrá de él son numerosos.
Conocer con precisión el estado de sus inventarios le permite racionalizar sus movimientos según sus necesidades reales. Las empresas que operan sobre la base del sistema «justo a tiempo» reducen la cantidad de inventario que debe administrarse y, en consecuencia, los costes de operación.
