Jérôme Delplanque, director de mantenimiento, trabaja desde hace diez años en Luchin, el centro de formación del LOSC, el equipo de fútbol de Lille (Francia). Utiliza el software de GMAO Mobility Work para gestionar sus instalaciones e inmuebles (facility management) y gestionar sus múltiples responsabilidades. Como parte de sus deberes, dirige toda la parte técnica y operativa del sitio: desde la construcción hasta el mantenimiento rutinario, incluyendo la gestión de la energía, los proyectos, los espacios verdes, la limpieza y la gestión del espacio.
El Sr. Delplanque, que está a cargo del despliegue del software Mobility Work en su organización, aceptó compartir su testimonio. Explica cómo la solución cumple los requisitos del LOSC y por qué eligió confiar en una start-up.
¿Cuál es el papel del responsable de mantenimiento en el LOSC?
Desde que me uní a LOSC hace diez años, el trabajo de responsable de mantenimiento ha cambiado un poco. En ese momento, el mantenimiento representaba la mayor parte de mis actividades, porque había una necesidad real; teníamos que gestionar casi 50 hectáreas, por lo que una persona tenía que dedicarse a tiempo completo a ello.
Posteriormente, surgieron nuevas necesidades: vigilancia del sitio, gestión de proyectos de construcción, mejora, optimización del espacio – en interiores o en nuevas construcciones. La creciente actividad del sitio dio lugar a un aumento de las necesidades en materia de gestión y planificación de horarios. Por eso trato de tener una visión global del sitio y de nuestras actividades para evitar cualquier problema de duplicación de calendarios, o para evitar registrar dos veces los mismos usuarios en la misma zona, y al mismo tiempo planificar las intervenciones de mantenimiento necesarias, asegurando la limpieza, el aseo y la gestión de los locales. Todo esto se hace para asegurar que el funcionamiento cotidiano del local sea lo más transparente posible para los usuarios.
Toda la información sobre el equipo está disponible en su hoja dedicada en la aplicación de gestión de mantenimiento Mobility Work: descripción, imagen, documentos, planes de mantenimiento preventivo, etc.
En general, mi campo de acción es muy amplio. En mi opinión, el trabajo de jefe de mantenimiento se caracteriza por una dimensión más práctica, más técnica, basada en un buen conocimiento de sus instalaciones, herramientas y equipos.
¿Cómo se enteró de Mobility Work?
Descubrí Mobility Work un poco por casualidad gracias a las redes sociales, en LinkedIn, pero al final, nada es realmente por casualidad. En ese momento, estaba buscando una nueva solución de facility management que se ajustara a nuestro sitio de Luchin.
Debe saber que el 98% de nuestras necesidades de mantenimiento lo realizan los subcontratistas, que luego yo coordino. Sin embargo, estas empresas a menudo nos ofrecían un contrato de mantenimiento global que incluía su propio software de facility management. Aquí es donde radicaba nuestro problema: como tuvimos que cambiar varias veces de subcontratista, queríamos evitar depender de su herramienta de gestión de mantenimiento.
Cada vez que cambiábamos de proveedores de mantenimiento, teníamos que cambiar el software y empezar de cero. Esto significaba que no podíamos transferir datos de un software de facility management a otro, debido a la falta de conocimientos o recursos. También perdimos toda la historia: la recuperación de datos es una tarea que consume mucho tiempo, a la que no pudimos asignar a nadie, y esto nos hizo perder tiempo y eficiencia en el arranque.
Además, estas soluciones de facility management nos impusieron una organización muy sedentaria. Las aplicaciones eran más diseñadas para puestos de trabajo fijos y ordenadores, y que no nos permitían ser tan móviles.
Por lo tanto, estaba en medio de un proceso de reflexión con mi dirección cuando descubrí Mobility Work. En febrero de 2018, conocí a Marc-Antoine Talva, cofundador de la GMAO Mobility Work, quien me sugirió que hiciera una prueba en algunos equipos. Rápidamente comprendí cómo funcionaba la aplicación y todas las posibilidades que ofrecía. El bajo coste de la instalación fue un argumento decisivo durante las negociaciones con mi dirección para cambiar a una solución de gestión de mantenimiento privado.
¿Ya está en funcionamiento?
Durante el período de prueba, nos enfrentamos a algunas pequeñas dificultades, pero gracias a la herramienta de chat en línea, pude comunicarme con los equipos técnicos que fueron muy reactivos. Después, vi que las actualizaciones se hacían muy rápidamente.
Con mi dirección, decidimos continuar con esta solución y comprometernos con la versión de pago. Incluyendo el período de prueba, hemos estado usando el software de gestión de activos Mobility Work durante casi diez meses.
¿Cuáles son las ventajas de Mobility Work para el facility management?
Mobility Work tiene tres ventajas principales: ahorro de tiempo, explotación de datos y trazabilidad de las intervenciones.
Mobility Work se destaca por su simplicidad. Esta GMAO es muy fácil de utilizar para el facility management, y los usuarios cuentan con el apoyo de un equipo técnico muy reactivo. Esto me permitió familiarizarme rápidamente con la aplicación y sus funcionalidades para presentarlas a los equipos de mantenimiento y a los proveedores de servicios para comprender mejor sus preguntas. Así pude mostrarles yo mismo todas las ventajas de esta nueva generación de software de gestión de instalaciones. ¡Vieron inmediatamente los beneficios! Después, hice otras dos o tres presentaciones más detalladas, donde abordé diferentes temas dependiendo de lo que había probado previamente.
La función de búsqueda también ilustra esta búsqueda de la simplicidad. Aunque Mobility Work permite liberarse de las estructuras de los árboles, quise añadir una cierta estructura cuando integré nuestros equipos. Tiene que ser fácil para el técnico encontrar su camino. Ahí es donde las etiquetas son útiles: sólo hace falta escribir las palabras clave añadidas a la descripción del equipo en la barra de búsqueda y para encontrarlas inmediatamente.
Todas las noticias sobre las intervenciones actuales están disponibles en el flujo de noticias de la aplicación móvil Mobility Work, disponible en iOS y Android.
En segundo lugar, diría que la interfaz móvil es una gran ventaja de Mobility Work. La aplicación móvil ofrece cierta complementariedad con la aplicación web, una herramienta coherente y muy bien desarrollada para facilitar su uso. Es particularmente útil para los técnicos de mantenimiento que trabajan sobre el terreno: les permite orientarse fácilmente, ver qué tareas están en curso y retrasadas, y poder intervenir en consecuencia.
Por último, me gustaría mencionar la herramienta analítica que ofrece una solución de vigilancia integrada muy interesante. En este punto, creo que la aplicación de GMAO y de facility management Mobility Work tiene una ventaja significativa sobre otros programas. Con las herramientas de software de facility management más tradicionales, primero tiene que extraer los datos, luego construir la hoja de cálculo de Excel de la que finalmente se extraen los gráficos. Con Mobility Work, todo se hace automáticamente, ¡es un verdadero ahorro de tiempo! Es una gran herramienta analítica que permite identificar los puntos clave.
¿Cuál es la funcionalidad que más utiliza?
El flujo de noticias, que permite mantener un vínculo con el campo en todas las circunstancias. En mi oficina, he instalado una pantalla en la que se muestra constantemente: así puedo seguir las operaciones de los equipos de mantenimiento, conocer su ubicación, su progreso, el tiempo empleado y su estado. Esto me permite ser muy reactivo y seguir la actividad del sitio en tiempo real.
Los técnicos de servicio, por su parte, aprecian la funcionalidad de «calendario», especialmente en la versión web. Es muy visual, lo que creo que es tranquilizador. Gracias al código de colores, se obtiene rápidamente una visión general de las tareas pendientes, por ejemplo.
¿Cuál es el mayor valor añadido de la GMAO Mobility Work para el facility management?
Diría que el software de GMAO y facility management Mobility Work está más adaptado a la realidad sobre el terreno. A veces, las GMAO tradicionales son demasiado complejas y luchan por responder a los problemas de los equipos de mantenimiento, y especialmente del cliente final. Se hace difícil emitir un informe o vigilar las actividades.
En mi opinión, las herramientas de facility management deben adaptarse a las necesidades del campo; deben satisfacer las expectativas del usuario final. Mobility Work se ajusta más a este enfoque. Trabajamos en equipo con Mobility Work, que escucha muy atentamente nuestras solicitudes y con el que tenemos un diálogo real que no siempre se encuentra en otros lugares.
¿Cuáles son los planes futuros de su compañía?
Acabo de terminar los planes de mantenimiento y de integrarlos en la GMAO. En este sentido, Mobility Work es una herramienta flexible; no sólo es adecuada para el mantenimiento, sino también se puede utilizar para gestionar los parques de vehículos, para la limpieza, para las existencias de muebles, sillas, etc. El programa informático de GMAO y facility management Mobility Work me permite ir más allá en mis actividades operacionales.
Al final, conseguí adaptar Mobility Work a mis obligaciones. Creo que su herramienta fue diseñada inicialmente para la industria, pero también le permite manejar un sitio terciario, como el nuestro.
¿Está satisfecho con la capacidad de respuesta del equipo?
Sí, perfectamente. Tenéis un buen equipo siempre disponible para escuchar mejoras y solicitudes, y nos proporciona respuestas rápidas, lo cual es muy apreciado.
¿Una última palabra?
Estoy realmente muy satisfecho con su solución. Durante 6 meses he estado trabajando sin el software de gestión de instalaciones, sólo por correo electrónico y teléfono. El seguimiento fue inmanejable. Ahora que se ha desplegado Mobility Work, me siento más tranquilo, así como mi dirección y los usuarios, porque hemos ganado en capacidad de respuesta y eficiencia.
En comparación con otras herramientas de gestión de instalaciones que son demasiado complejas, que incluyen hay demasiadas líneas o campos que rellenar, el software de gestión de mantenimiento Mobility Work es muy ordenado e intuitivo. ¡Y el coste es una verdadera ventaja!
Gracias al Sr. Delplanque por su testimonio. La retroalimentación de los usuarios es el centro de nuestro enfoque y nos ayuda a mejorar nuestro producto diariamente.
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