El tema de la automatización inspira a menudo discusiones encendidas. «La automatización conducirá a la pérdida de millones de empleos», dice el titular. No es de extrañar que los trabajadores se pongan nerviosos a la simple mención de la palabra automatización. Incluso algo tan inocuo como la GMAO, que sólo puede ser razonablemente vista como una palanca para el bienestar y la productividad, provoca algunas reacciones.
Vuelva a leer el título de este artículo: «Ayudar a sus equipos a adoptar la automatización», no adaptarse a la automatización. La automatización no se impone a sus equipos. Es un motor de desarrollo, una herramienta que puede facilitarles la vida, mejorar sus habilidades, abrir nuevas posibilidades y darles más tiempo para hacer otras tareas.
Consejo 1: acentuar los beneficios de la automatización
Hay muchos indicadores que permiten destacar los beneficios de la automatización. Sí, una aplicación de GMAO (gestión del mantenimiento asistido por ordenador) le proporcionará un importante retorno sobre la inversión, así como un aumento de su productividad. Sí, un CRM le ayudará a mejorar la retención de clientes y el volumen de ventas. Una herramienta BPM (Business Process Management) le ayudará a identificar las lagunas en sus procesos y a optimizar sus resultados. Un software de planificación como BookedIn le ayudará a reducir el riesgo de dobles reservas y a generar nuevos clientes. Considere todo esto cuando tome decisiones estratégicas para su empresa; la automatización es una sabia elección.
¿Qué entienden sus equipos?
Frente a una GMAO, pueden sentir que una máquina les está enseñando a hacer su trabajo. Un CRM no es más que una nueva forma de escuchar las peticiones de los clientes, incluso cuando no son las más relevantes. ¿UN BPM? ¿Por qué cambiar los métodos de trabajo que han demostrado su eficacia en los últimos 15 años? ¿Un software de planificación? Eso suena más como un sustituto de las funciones administrativas.
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Por eso es necesario enfatizar los aspectos positivos de la automatización para sus equipos. Las soluciones de GMAO le ahorran el tiempo de introducir los datos de mantenimiento y de consultar los historiales de mantenimiento; una tarea laboriosa que genera poco entusiasmo.
Además, los ahorros pueden distribuirse en forma de incrementos o bonos. El uso de CRM significa menos quejas de los clientes, lo que ocupa el tiempo y la energía de todos. El software de planificación apoya al departamento administrativo, dejándole tiempo para centrarse en tareas más importantes en lugar de perderse en la burocracia. Cuando la administración no tiene que volver a comprobar los horarios, puede finalmente seguir con otros asuntos. Valoriza los beneficios para sus equipos, no sólo para su negocio.
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Consejo 2: proponer cursos de formación adaptados
Uno de los principales temores acerca de la automatización está relacionado con la dificultad de dominar las nuevas tecnologías. A este respecto, es esencial que pruebe usted mismo estas nuevas herramientas antes de desplegarlas en el campo. También puede elegir designar a algunos miembros de su equipo para probarlos con usted y recoger sus impresiones.
Una vez que haya encontrado una solución que sea lo suficientemente intuitiva para satisfacer sus necesidades, despliéguela gradualmente. Deje suficiente tiempo para entrenar a sus equipos y asegurarse de que todos se sientan cómodos antes de completar el despliegue. Cuanto más tiempo invierta al principio del despliegue, menos tiempo perderá en resolver los malentendidos una vez que los nuevos procesos estén en marcha.
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Siempre habrán problemas, de cualquier naturaleza, al adoptar nuevos procesos. Tenga paciencia y no dude en proponer nuevos cursos de formación, si es necesario. Vale la pena el esfuerzo.
Consejo 3: automatizar los procesos correctos
No todos los procesos necesitan ser automatizados. Cuando se trata de la automatización, conviene centrarse primero en las tareas repetitivas más propensas al error humano. Después de todo, el cálculo de rutina constituye la base de la informática. Pocos profesionales se quejan de que las hojas de cálculo han sustituido a la contabilidad manuscrita.
Con el paso de los años, la línea entre lo que debe y no debe ser automatizado se ha vuelto cada vez más confusa. Los avances en la IA han llevado al desarrollo de software de análisis predictivo. Este es el caso, por ejemplo, de la GMAO, capaz de determinar cuándo es necesario reparar una máquina o qué tipo de mantenimiento predictivo sería más ventajoso a largo plazo. Dicho esto, siempre hay una cierta cantidad de intuición y razonamiento subjetivo que no puede ser automatizado. Y para esto, nada mejor que un buen par de ojos.
Tenga cuidado al automatizar los procesos de sus clientes. Internamente, tiene todo el tiempo necesario para entrenar a sus equipos en la automatización antes de desplegar nuevos procesos. No tendrá ese lujo con sus clientes. Así que necesita saber cuándo automatizar los procesos del cliente. Los clientes pueden ser demasiado cautelosos con las nuevas tecnologías y si la automatización es demasiado compleja o difícil, puede que no sean receptivos.
Consejo 4: ofrecer nuevas oportunidades a su equipo
El objetivo principal de la automatización es ahorrar tiempo y energía para sus equipos. ¿Qué harán con estos recursos adicionales? Ha invertido en encontrar, contratar, entrenar y hacer de ellos una parte indispensable de su organización. Así que es importante que sepan que la automatización no significa el fin de sus trabajos, sino que abre nuevas vías de desarrollo.
Hay que darles la oportunidad de entrenarse, de seguir el trabajo o de volver a entrenarse. También puede darles tiempo en el que sus empleados son libres de llevar a cabo sus propios proyectos, al igual que Google. Fomentar los intercambios entre las diferentes funciones de la empresa para generar nuevas dinámicas. Deje más tiempo para las reuniones, las sesiones de tormenta de ideas y los debates de grupo. En otras palabras, utilizar el tiempo ahorrado para discusiones estratégicas; discusiones que no pueden ser reemplazadas por la automatización.
Consejo 5: dar el ejemplo
Al establecer nuevos procesos, depende de usted dar el ejemplo. Usar nuevas tecnologías, automatizar algunos de sus procesos y dar una retroalimentación honesta sobre su experiencia. Al automatizar aspectos de tu trabajo, demuestra al resto de la organización que la automatización no es una amenaza sino una ventaja.
Piense en todo lo que ya ha automatizado: desde sus correos clasificados por carpetas hasta las ganancias de eficiencia generadas por el software BPM. Comparta estos ejemplos. Muestra cómo han hecho su trabajo más interesante. Describa cómo la automatización le ha quitado estas pequeñas tareas.
Finalmente, escuche a sus equipo, organice reuniones cara a cara. No tenga miedo de aplicar una política de «puertas abiertas». Si una empresa se embarca en un proyecto de automatización sin responder a las preguntas planteadas, los empleados pueden desconfiar. Al abrirse a la automatización y a las preocupaciones que conlleva, muestra empatía y coraje; las cualidades de un gran líder.
