Mantener a sus empleados y a la GMAO en su máxima eficiencia sin fallos es casi imposible durante largos períodos de tiempo si no se consideran las estrategias de gestión del cambio. Dependiendo de la industria en la que opere, así como de la escala y el rendimiento de su empresa, ciertos cambios y actualizaciones operativas podrían ser más que bienvenidos.
Según el Institute for Public Relations (Instituto de Relaciones Públicas), el 96% de las organizaciones informaron de alguna forma de transformación empresarial, y sólo el 47% espera que el proceso dé resultados tangibles. Además, se estima que un 70% de los procesos de gestión del cambio fracasa completamente debido a la resistencia de los empleados y a la incapacidad de encontrar un terreno común entre la innovación y la practicidad.
Por qué es importante la gestión del cambio
¿Qué representa el «cambio» en el contexto de la GMAO y de las operaciones de mantenimiento cotidiano? Podemos definir el «cambio» como una decisión estratégica para llevar a cabo un cambio dentro de su empresa que redefina efectivamente cómo se ejecutan ciertas operaciones. Un cambio puede representar una actualización de los sistemas existentes o un rediseño completo y un cambio a un conjunto de herramientas, plataforma o metodología de producción diferentes.
Lo que hace que la gestión del cambio sea importante es el hecho de que durante el proceso pueden surgir tiempos de inactividad, pérdida de ingresos y cuestiones similares. De igual manera, los empleados pueden considerar desfavorablemente ciertos cambios en el mantenimiento, la producción o la digitalización, lo que lleva a una menor retención y motivación dentro de su lista de empleados.
Lograr lo mejor de ambos mundos e implementar un proceso de gestión del cambio significativo en su negocio mientras se mitigan los resultados negativos es el objetivo de la «gestión del cambio». A la luz de la innovación de la industria, de las tendencias pioneras y de los avances digitales, el cambio no es un lujo, sino una necesidad. Como tal, algunos de los resultados y ventajas concretas de la implementación de cambios en su cartera de proyectos incluyen:
- Capacidad de experimentar, innovar y mejorar los modelos de producción y mantenimiento existentes
- La habilitación de los empleados que conduce a una mayor moral, responsabilidad y tasa de retención
- Capacidad de introducir tendencias en toda la industria y ser pionero en nuevas tecnologías
- Alto rendimiento de la inversión inicial de tiempo y recursos después de la aplicación del cambio
Gestión del cambio: como lograrlo
Esbozar el concepto y los resultados
A fin de facilitar una transición fluida e indolora de un estado a otro, la aplicación de los cambios previstos debe esbozarse con gran detalle. Cada cambio dentro del mantenimiento o del conjunto de herramientas de vigilancia digital debe hacerse por una buena razón, no simplemente por curiosidad o estancamiento. Por lo tanto, algunos de los elementos de su esquema deben incluir:
- Una razón detallada para el cambio planeado y cómo afectará a su empresa en su conjunto.
- Cuál será el papel de los empleados durante el cambio y cómo pueden ayudar…
- Cómo afectará el cambio a los empleados y a sus actividades cotidianas después de la implementación
- Cuánto tiempo durará el proceso y si hay o no riesgo de fracaso
Es muy importante esbozar la aplicación de los cambios antes de tomar cualquier medida concreta, ya que esto le permitirá detectar con antelación los posibles cuellos de botella y las potenciales mejoras. Plataformas como Evernote, así como las revisiones del servicio de redacción en línea, le permitirán redactar, formatear y revisar su plan de implementación de cambios de manera efectiva.
Comunicar la iniciativa del cambio
Cuando se trata de sus compañeros de trabajo, hacerles saber que un cambio está a punto de ser implementado con anticipación es crucial para el éxito. Ya sea para la producción, el mantenimiento, o formas específicas de uso diario de un software de GMAO, los empleados cuyos puestos y actividades se verán afectados por el cambio deben ser notificados.
Al hacerlo, les dará tiempo para prepararse para el tiempo de inactividad y les permitirá echar una mano para implementar eficientemente los cambios. Asimismo, el personal directivo, los miembros de la junta directiva e incluso las partes interesadas en el B2B que se verán afectadas por el posible tiempo de inactividad deben ser conscientes del proceso de transformación que se está produciendo. Asegúrese de que las partes afectadas por la iniciativa de cambio tengan conocimiento de su duración, resultados y posibles errores para mitigar cualquier pérdida de productividad.
Enfoque paso a paso
Dependiendo de la escala a la que se pretende implementar dichos cambios, deben tomarse ciertas precauciones de seguridad por si acaso. Por ejemplo, si tiene la intención de redefinir completamente su GMAO o introducir nuevas herramientas en un departamento, el proceso debe hacerse paso a paso.
Definir su implementación como un proceso paso a paso que maneje la transformación cuidadosamente puede hacer o deshacer su intento de cambiar su modelo de negocio. Nunca intente implementar una gestión del cambio en un solo día y sin las pruebas adecuadas, la formación de los empleados, las copias de seguridad de los datos y otros mecanismos de seguridad. Esto asegurará que incluso si el cambio implementado tiene un rendimiento inferior, podrá retroceder rápidamente y probar una innovación diferente sin pérdida de tiempo ni de recursos.
Habilitación de los empleados después de la implementación
Una vez que el cambio se haya afianzado efectivamente, los empleados deben ser habilitados y deben rendir cuentas sobre los nuevos sistemas y la innovación. Nunca haga cambios que «no les conciernan», ya que esto puede conducir a pérdidas extremas de tiempo y recursos si administran mal un sistema. Del mismo modo, los empleados cuyo trabajo consiste en utilizar diariamente los nuevos cambios pueden encontrarse con errores y oportunidades de desarrollo y ofrecer una valiosa retroalimentación.
Existen diferentes metodologías de habilitación para la formación de los empleados, como seminarios, tutoriales en PDF, consultas con el equipo responsable de la gestión del cambio, etc. Asegúrese de que todos los miembros de su lista sean conscientes de los cambios que se han producido en su proceso y esto facilitará efectivamente una mayor productividad.
Supervisar y reinventar el proceso
Por último, cualquier cambio en su GMAO, en la línea de producción o en la digitalización puede ser objeto de mejoras adicionales con el tiempo. Asegúrese de cambiar en algún momento para generar datos valiosos y asegúrese de calibrar la productividad y la moral de sus empleados poco después.
Dé a sus empleados la responsabilidad que desean y pídales que piensen y opinen sobre los nuevos cambios introducidos. Pequeñas mejoras y cambios pueden añadir mucho impulso a su modelo de negocio y permitir una mayor buena voluntad hacia la innovación y las actualizaciones potenciales.
Hacia un cambio significativo
Como hemos discutido anteriormente, los cambios dentro de un modelo de negocio funcional o una GMAO sólo deben intentarse si traen mejoras tangibles a la mesa. Nunca vale la pena arriesgarse a un posible tiempo de inactividad y a la pérdida de recursos valiosos por el hecho de «sacudir las cosas».
Audite su modelo de negocio, busque oportunidades de crecimiento e introduzca cambios que tengan un impacto drástico en la forma de hacer las cosas. Antes de que se dé cuenta, habrá encontrado un sistema de gestión del cambio que funcione y que se adapte mejor a su modelo y a la ética laboral de sus empleados.
