Traditionell besteht die Hauptaufgabe der Einkaufsfunktion darin, die Verfügbarkeit von Ausstattungen, industriellen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie die für die Produktion notwendigen Dienstleistungen sicherzustellen. Mit der Umwendung der Supply Chain übernehmen Einkäufer neue Aufgaben. Vom Lieferantenmanagement über Innovation bis hin zu CSR wird die Wirkung dieser Funktion auf der ganzen Supply Chain gemessen. Die Wachstumsbereitschaft eines Unternehmens hängt daher zum Teil von seiner Fähigkeit ab, eine nachhaltige Einkaufsstrategie zu entwickeln. Dies wird es ermöglichen, Supply Chain Excellence zu erreichen, indem die Lieferaktivitäten auf Unternehmensziele ausgerichtet und die Kosten optimiert werden.
Die Einkaufsfunktion in der Industrie
In den letzten zehn Jahren hat sich die Einkaufsfunktion stark verändert. Die Teams haben mittlerweile eine strategische Rolle übernommen, da sie ein bevorzugter Vermittler zwischen dem Unternehmen, seinen Partnern und seinen Kunden sind. Weit entfernt von dem Image des „Kostenkillers“ ist sie heute eine der Säulen für Produktion, Innovation und CSR des Unternehmens. Die Einkaufsstrategie spiegelt auch die Vision eines Unternehmens vom Markt wider.
Das Hauptziel einer Einkaufsstrategie ist es daher, den Teams eine Reihe von Methoden und Best Practices zur Verfügung zu stellen, die den wichtigsten Anliegen des Unternehmens entsprechen. Erstens trägt es zu seiner Rentabilität bei, indem es in der Lage ist, unnötige Kosten und Verzögerungen in der gesamten Lieferkette zu reduzieren. Zu diesem Zweck muss sie neue Möglichkeiten zur Verbesserung in Bezug auf Innovation, Produktion oder Lieferung bieten, insbesondere durch ein besseres Management der Lieferantenbeziehungen.
Die Hauptelemente einer Einkaufsstrategie
Durch seine Strategie bietet ein Unternehmen seinen Käufern einen Orientierungsrahmen. Es versteht sich von selbst, dass es die Hauptaufgaben der Funktion widerspiegelt. Durch die Integration der folgenden Elemente aus der Reflexionsphase können Sie eine konkrete Strategie entwickeln und Ihren Teams die notwendigen Elemente zur Erreichung ihrer Ziele geben.
Das goldene Dreieck: Kosten, Terminen und Qualität
Durch Beschaffung, Outsourcing oder Verhandlungen hat die Einkaufsfunktion die Möglichkeit, die Lieferkosten zu beeinflussen. Im kollektiven Sinne ist sie oft mit einer Forderung der Kostensenkung verbunden. Dies ist in Wahrheit eine verkürzte Vision. Obwohl die Kostenoptimierung ein integraler Bestandteil ihres Geschäfts ist, werden die Auswirkungen ihrer Tätigkeit auch auf die Produktionskette gemessen. Letzteres muss auf unerwartete Logistikströme reagieren. Durch den Aufbau privilegierter Beziehungen zu industriellen Lieferanten tragen sie dazu bei, dass Termine eingehalten und die Qualität kontinuierlich verbessert werden.
Lieferantenbeziehungen
Es liegt nun an der Einkaufsabteilung, die für die Bedürfnisse des Unternehmens am besten geeigneten industriellen Lieferanten zu identifizieren. Der Sourcing-Prozess erfordert einen proaktiven Ansatz bei der Marktanalyse, der Auditierung verschiedener Industriezulieferer und der Panel-Rationalisierung. In der Praxis ist es eine komplexe Aufgabe, an der eine Vielzahl von Faktoren beteiligt sind: Preis, technische Qualität der gesuchten Produkte, Risiko, Wettbewerbsumfeld usw. Bei der Identifizierung seines Lieferantenpanels legt das Unternehmen Wert auf die Angemessenheit seiner jeweiligen strategischen Visionen.
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In einem zweiten Schritt optimieren die Teams das Panel, um nur die wichtigsten Partner zu behalten. Dafür reicht es z.B. aus, das Auftragsvolumen in einem bestimmten Zeitraum zu analysieren und die Zulieferer zu identifizieren, die das Unternehmen am wenigsten angefragt hat. Umgekehrt wird es möglich sein, echte Partnerschaften mit den am häufigsten wiederkehrenden Lieferanten aufzubauen. Dies kann dem Käufer bei der Aushandlung von Lieferverträgen eine vorteilhafte Position verschaffen. Auf diese Weise können sie von Vorzugspreisen profitieren und die Kosten für das Lieferantenmanagement senken.
Innovation
In den letzten Jahren haben sich immer mehr Unternehmen dafür entschieden, das Thema Innovation in die Vorrechte der Einkaufsteams zu integrieren. Ihre strategische Position erlaubt es ihnen, das Innovationspotenzial ihrer Partner zu erkennen. Sie sind somit in der Lage, die internen Bedürfnisse (Erneuerung des Maschinenparks, Verkürzung der Zeitspanne von industriellen Wartungseingriffen usw.) mit der Expertise von Lieferanten abzugleichen, die über eine Testumgebung für die Entwicklung ihres Projekts verfügen. Diese neue Form der Partnerschaft ermöglicht es den Beteiligten, die Risiken und Gewinne von Innovationen zu teilen. Das ist das Prinzip der Ko-Innovation.
Um den langfristigen Erfolg eines solchen Abenteuers zu gewährleisten, ist es jedoch unerlässlich, eine gemeinsame strategische Vision zu teilen und zu pflegen.
CSR
Die gesellschaftliche Verantwortung von Unternehmen (CSR) spielt derzeit eine immer wichtigere Rolle in Einkaufsstrategien. Die Integration einer „CSR-Charta“ erfüllt das doppelte Ziel des Unternehmens, die Compliance und Reputation bei seinen Endkunden.
Um diese Frage zu beantworten, haben die Teams die Möglichkeit, Audits bei Industrie-Zulieferer erster Ebene und höher durchzuführen, um unter anderem die Herkunft der Rohstoffe, die gewählten Verkehrsmittel, die Arbeitsbedingungen usw. zu kontrollieren. Da es eine echte Sourcing-Problematik ist, zögern einige Unternehmen nicht, diese CSR-Charta in ihre Lieferverträge zu integrieren.
Wie entwickelt man eine Einkaufsstrategie?
Die Entwicklung einer Einkaufsstrategie soll nicht dem Zufall überlassen werden. Es ist einzigartig, maßgeschneidert. Sie ist das Ergebnis einer gründlichen Reflexion und eingehenden Kenntnis des Tätigkeitsbereichs. Schließlich basiert sie auf einer Menge von Daten, die innerhalb des Unternehmens und seiner möglichen Tochtergesellschaften, von seinen Partnern und auf dem Markt erhoben werden.
Ökosystemanalyse
Um eine Strategie zu entwickeln, die den tatsächlichen Bedürfnissen so nahe wie möglich kommt, wird empfohlen, eine Kartierung des Unternehmens und seines Ökosystems zu erstellen.
Durch die Kombination ihrer eigenen Monitoring-Tools mit Industrie 4.0 Lösungen für prädiktive Analysen sind die Betreiber in der Lage, den aktuellen Zustand eines Unternehmens genau zu messen. Die über die gesamte Wertschöpfungskette gesammelten Daten ermöglichen es ihnen auch, Schwachstellen und Stärken zu identifizieren. Dazu gehört die Identifizierung der wichtigsten Akteure in der Supply Chain, ihrer jeweiligen Rollen, aber auch der Prozesse und Protokolle, die ihre Aktivitäten regeln. Notwendige und unnötige Ausgabe, Ertragsquellen: Die Gestaltung der Kostenstruktur des Unternehmens ist ein wichtiger Schritt zur Optimierung.
So wichtig diese Analyse auch sei, sie muss immer von einer eingehenden Studie über das Umfeld begleitet werden, in dem das Unternehmen tätig ist. Um eine ehrgeizige aber realistische Strategie zu erreichen, ist es notwendig, Bedrohungen und Chancen des Marktes zu identifizieren. Dazu müssen die Einkaufsteams die Akteure identifizieren: Endkunden, potenzielle Partner, Lieferanten und Distributoren, Wettbewerber…. Diese Studie kann sich auch Verbraucherpräferenzen oder Wettbewerbspraktiken einschließen.
Definieren Sie Ihre Prioritäten und Ziele
Prioritäten sind oft mit der Vision und der Gesamtpolitik des Unternehmens verbunden. Die Definition von Prioritäten bedeutet, über ein Gleichgewicht zwischen Ihrer Gesamtvision, den verfügbaren Ressourcen sowie den Wachstumsmöglichkeiten und den Hindernissen nachzudenken. Zu den am häufigsten genannten Prioritäten gehören:
- Kostensenkung
- Risikomanagement in der Supply Chain
- Optimierung der Lieferantenbeziehungen
- CSR
- Verbesserung der Sourcing-Aktivitäten
- Total Quality Management (TQM)
Die Strategie hingegen kann als logisches Ergebnis der Unternehmenspolitik angesehen werden. Auch wenn das Hauptziel jedes Unternehmens darin besteht, seinen Umsatz zu verbessern, kann dies allein nicht die Grundlage für eine nachhaltige Strategie sein. Es ist notwendig, strukturspezifische Ziele zu berücksichtigen, die den internen Prioritäten und der Unternehmenspolitik entsprechen und in der Realität des Marktes verankert sind. Ebenso wäre eine Einkaufsstrategie unvollständig, wenn sie nur darauf abzielte, die Beschaffungskosten zu senken.
Es gibt einen einfachen Ansatz, der es den Einkaufsteams ermöglicht, ihre Ziele besser zu verstehen: SMART. Dieses Akronym bezieht sich auf eine Reihe von Kriterien, die von den Elementen einer Strategie erfüllt werden müssen, um ihre Nachhaltigkeit zu gewährleisten.
- Specific: Die Ziele müssen detailliert sein und den Besonderheiten des Unternehmens entsprechen. Sie befassen sich mit den Fragen, die in der Phase der Voranalyse aufgeworfen wurden.
- Measurable: Die Betreiber müssen in der Lage sein, ihre Ziele zu quantifizieren, um ihren Fortschritt zu überwachen und gegebenenfalls ihre Richtung zu überprüfen.
- Assignable: Jedem Ziel muss eine definierte Anzahl von Akteuren zugeordnet werden, die für seine Erreichung verantwortlich sind. Ziel ist es, die Supply Chain zu organisieren und die Betreiber dafür verantwortlich zu machen.
- Realistic: Obwohl ehrgeizig, müssen die Ziele eines Unternehmens dennoch realistisch und erreichbar sein.
- Time-related: Um ihre Umsetzung sicherzustellen, ist es wichtig, für jedes Ziel einen zeitlichen Rahmen (Beginn, Ende und Stichtag) festzulegen.
Aktionshebel identifizieren
Sobald die Ziele klar formuliert sind, ist es notwendig, die Mittel zu ihrer Realisierung zu definieren: Verfahren und Methode, Akteure, Instrumente, zugewiesenes Budget…..
Im Rahmen einer Einkaufsstrategie wird beispielsweise versucht, eine Reihe von Kriterien für die Lieferantenauswahl zu definieren. Dazu empfiehlt es sich, nach Kategorien des Einkaufs vorzugehen. Durch die Anwendung des Pareto-Gesetzes ist es möglich, Einkäufe in drei Kategorien (A, B und C) einzuteilen. Letzteres macht zwar nur einen kleinen Teil des gesamten Einkaufsvolumens aus, wird aber oft bei fast der Hälfte der Lieferanten durchgeführt. Diese Einkäufe gelten als „nicht strategisch”. Ohne sie zu vernachlässigen, müssen sie durch erfolgreiche Prozesse rationalisiert werden. Ebenso kann jeder dieser Kategorien ein Budget zugewiesen werden.
Nach der Auswahl der Industrie-Lieferanten folgt die Validierung der Abläufe. Es gibt eine wachsende Anzahl von agilen und einfach zu bedienenden digitale Lösungen auf dem Markt, um Validierungsprozesse zu optimieren. Abhängig von der Art des Einkaufs (strategisch oder wiederkehrend) oder dem Lieferantenprofil können einige Beschaffungsvorgänge automatisiert werden. Smart Sensoren, next-gen CMMS und Einkaufsmanagementsoftware sind allesamt Werkzeuge von Industrie 4.0, die die Supply Chain automatisieren. Die Integration eines Auftragsplans, der Bedingungen und der Lieferrate bestimmter Verbrauchsmaterialien in die Strategie ermöglicht es den Teams, ihre Reaktionsfähigkeit und Effizienz zu verbessern, aber auch, sich auf strategische Einkäufe zu konzentrieren.
Mobility Work ist die erste Plattform, die sich der Verbindung von Industrie-Lieferanten und Wartungsexperten widmet. Mobility Work Hub wurde als echte Plattform für die Zusammenarbeit zwischen den Akteuren der Supply Chain entwickelt.
Vereinfachen Sie die Interaktion mit Ihren industriellen Lieferanten mit Mobility Work
Aus dieser Leistungsperspektive sollte die Bedeutung einer guten Supply Management Software nicht übersehen werden. Dies reduziert das Risiko von Fehlern, Verspätungen und Zahlungen, vereinfacht aber auch den Beschaffungsprozess und automatisiert Bestellungen. Vom ersten Kontakt bis zur Bezahlung haben die Bediener die Kontrolle über jeden Schritt des Prozesses.
Schlüsselindikatoren identifizieren
Eine regelmäßige Überwachung der Aktivitäten wird den Erfolg der Strategie sicherstellen. Es ist wichtig, dass jedes Team, jeder Bediener über Key Performance Indicators (KPIs) verfügt, auf die er sich beziehen kann. Ob es sich nun um die Entwicklung der Kosten, die durchschnittliche Bearbeitungszeit eines Auftrags oder die Höhe der Bestände handelt, diese müssen stromaufwärts definiert werden, um den Erfolg des Betriebs zu messen.
Obwohl es früher eine zeitaufwändige Tätigkeit war, ist die Verfolgung von Indikatoren dank neuer Technologien, prädiktiver Analysen und Big Data einfacher geworden.
Je wichtiger Industrie 4.0 wird, desto weiter werden Einkaufsstrategien sich entwickeln. Der Schlüssel liegt darin, so nah wie möglich an den Bedürfnissen des Unternehmens zu bleiben, seine Vision und das Umfeld, in dem es tätig ist, zu verstehen. Eine gute Strategie kann nicht isoliert betrachtet werden: Sie muss mit den betroffenen Teams, mit ihren Partnern und für ihre Endkunden konzipiert werden. Mobility Work Hub ist das erste Tool, das sich den Beziehungen zwischen industriellen Lieferanten und ihren Kunden widmet.
