Für Unternehmen der Kosmetikindustrie sind CMMS-Software für die Verwaltung der Wartung unerlässlich geworden, da die Normen, die auf diesem Sektor lasten, immer zahlreicher und komplexer werden.
Aufgrund der Besonderheit von Kosmetikprodukten unterliegt ihre Herstellung zahlreichen Vorschriften, die von den zuständigen Gesundheitsbehörden in jedem Land erlassen werden.
In der Instandhaltung ist die wirksamste Lösung, um diese Anforderungen zu erfüllen, die Einführung eines leistungsfähigen CMMS, das in der Lage ist, die geeignetsten Werkzeuge zur Einhaltung der Normen bereitzustellen und gleichzeitig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu fördern.
Besonderheiten der Kosmetikindustrie
Die Kosmetikindustrie ist ein besonderer Wirtschaftszweig, dessen Besonderheiten sich teilweise mit denen der Pharma- und Chemieindustrie decken.
Die Last der Normen
Kosmetika sind besondere Produkte, die erhebliche Auswirkungen auf die Gesundheit der Verbraucher haben können. Deshalb gelten für diese Industrie, die an der Schnittstelle zwischen Pharma und Chemie angesiedelt ist, zahlreiche Normen, die weitaus strenger sind als die für andere Wirtschaftszweige.
Ein Beispiel hierfür ist die Verordnung (EG) 1223/2009 über kosmetische Mittel, die 2013 in der gesamten Europäischen Union in Kraft trat. Diese Verordnung schreibt unter anderem vor, dass die Herstellung von Kosmetika nach der Guten Herstellungspraxis (GMP) erfolgt, die in der ISO-Norm 22716 beschrieben ist.
Um auf den nordamerikanischen Markt zu exportieren, müssen Kosmetikunternehmen außerdem die Normen der FDA (Food and Drug Administration) einhalten. Diese erlegt zahlreiche Auflagen auf, insbesondere in Bezug auf die Rückverfolgbarkeit aller an den Produktionsanlagen durchgeführten Maßnahmen, was in erster Linie die Wartung betrifft.
Die Standards der Kosmetikbranche einhalten dank der neuen CMMS-Software
Die zahlreichen Normen, die auf der Kosmetikindustrie lasten, betreffen alle Aspekte ihrer Herstellung, einschließlich der Wartung von Maschinen und Ausrüstungen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist der Einsatz eines next-gen CMMS heute unerlässlich.
Normen und Wartungsmanagement
Zwei große Normen belasten das Wartungsmanagement von Ausstattungen, die in der Kosmetikbranche verwendet werden: 21 CFR Part 11 für den US-Markt und Anhang 11, Band 4 der europäischen GMP.
Diese Texte schreiben strenge Regeln vor, insbesondere in Bezug auf die Rückverfolgbarkeit, Archivierung und Nachverfolgung aller elektronischen Dokumente. So legt der FDA-Standard die Kriterien fest, nach denen die FDA Dokumente mit elektronischen Signaturen als gleichwertig zu Papierdokumenten mit handschriftlichen Unterschriften akzeptiert.
Die Einhaltung dieser Kriterien begründet die Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Übereinstimmung dieser Elemente. Unternehmen, die diesem Standard unterliegen, müssen Kontrollen, Überprüfungsverfahren, Validierungen und elektronische Signaturen implementieren und gleichzeitig eine Dokumentation bereitstellen, die mit den an der Verarbeitung elektronischer Daten beteiligten computergestützten Systemen verknüpft ist.
Die europäische GMP wiederum gibt Regeln vor, die sicherstellen sollen, dass die Qualität der Produkte und die Kontrolle der damit verbundenen Prozesse und Risiken nicht abnimmt, wenn computergestützte Systeme manuelle Arbeitsschritte ersetzen.
Elektronische Signaturen und Zugriffsmöglichkeiten
Für das Wartungsmanagement haben die Normen, die für die Kosmetikbranche gelten, wichtige Auswirkungen auf die Zugriffsrechte und die Rückverfolgbarkeit. So müssen eine strenge und fortschrittliche Verwaltung der Benutzerzugänge und -rechte, die Definition klarer hierarchischer Schemata bezüglich der Genehmigung von Daten und ein Protokoll der Verbindungen und Zugriffe eingeführt werden.
Es ist offensichtlich, dass diese Prozesse nicht im Rahmen eines Wartungsmanagements mit Excel eingeführt werden können und auch nicht mit einem klassischen CMMS, das sehr schwerfällig einzurichten ist. Ein next-gen CMMS wie Mobility Work ist dagegen viel besser geeignet: Die Einstellungen der Anwendung ermöglichen es, dass jeder Beteiligte nur die Zugriffs- und Änderungsberechtigungen für Daten und Dokumente hat, die seiner Hierarchieebene entsprechen, wie es z. B. die Norm 21 CFR Part 11 verlangt.
Verwalten Sie die Vertraulichkeit Ihrer Daten und Dokumente in Ihrem CMMS
Einfaches Erstellen eines Prüfpfads mithilfe einer neuen CMMS
Ein Prüfpfad oder Audit Trail ist eine chronologische Aufzeichnung zur Sicherung aller Aktionen, die an einer digitalen Datei oder einem digitalen Ordner vorgenommen wurden.
Dieser ermöglicht einen dokumentarischen Nachweis der Aktivitäten, die einen Vorgang, ein Ereignis oder ein Verfahren beeinträchtigt haben könnten, wenn eine externe Instanz außerhalb des Unternehmens eine Kontrolle durchführt. Ein Prüfpfad erfasst insbesondere jede Erstellung, Änderung oder Löschung eines elektronischen Dokuments, das Datum und die Uhrzeit jedes dieser Eingriffe sowie das Anbringen oder Entfernen von elektronischen Signaturen.
Um die FDA-Vorschriften einzuhalten, muss ein Unternehmen nicht nur jedem digitalen Dokument einen Prüfpfad zuordnen, sondern auch nachweisen können, dass es die Prüfpfade nicht ändern oder ersetzen kann und dass es sie während der gesamten Lebensdauer der Dokumente aufbewahrt.
Zwar ist die Automatisierung der Prüfpfade aufgrund der großen Anzahl digitaler Dokumente, die heute in Unternehmen zirkulieren, dringend zu empfehlen, doch sollten Sie auch Tools einsetzen, die 21 CFR Part 11 entsprechen, d. h. die eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, SSO- oder SAML-Anmeldeverfahren und einen vollständigen Audit-Trail bereitstellen.
Das neue CMMS von Mobility Work, erfüllt diese Anforderungen und hält alle Aktionen, die an den mit der Wartung verbundenen Dokumenten durchgeführt wurden, 10 Jahre lang fest. Darüber hinaus kann das Unternehmen im Falle einer Kontrolle durch eine externe Instanz in nur 72 Stunden den Audit Trail aller seiner Dokumente erhalten.
Die Vorteile des neuen CMMS für die Instandhaltung in der Kosmetikindustrie
Über die Einhaltung von Normen hinaus ermöglichen neue mobile CMMS-Lösungen wie Mobility Work die Rationalisierung und Optimierung der Wartung von Anlagen in der Kosmetikbranche. So wird es viel einfacher, den in der Kosmetikindustrie unumgänglichen, aber immer komplexer werdenden TPM-Ansatz (Total Productive Maintenance) zu übernehmen, um sicherzustellen, dass die Maschinen und Anlagen unter Einhaltung der Normen in perfektem Betriebszustand gehalten werden.
Analysewerkzeug in Mobility Work CMMS, um alle Ihre Wartungsdaten zu analysieren und Ihre Strategie anzupassen.
Die Mobility Work-App weist in der Tat Merkmale auf, die sowohl die Produktivität der Wartungstechniker als auch die Einhaltung der von den Normen vorgeschriebenen Kriterien begünstigen. Sie ist sowohl als mobile als auch als Desktop-Version erhältlich und kann von jedem angeschlossenen Gerät wie einem Tablet oder Smartphone (iOS oder Android) aus genutzt werden. So können Wartungstechniker ihre Einsatzberichte in Echtzeit eingeben oder jederzeit auf Dokumente oder den Wartungsverlauf zugreifen. Dadurch sparen sie Zeit und sind eher bereit, die Standards strikt einzuhalten.
Durch die anonymisierte Analyse der Daten aller Maschinen in der Gemeinschaft ermöglicht Mobility Work allen Nutzern, auch kleinen und mittelständischen Unternehmen, auf vorausschauende Wartung umzusteigen, die effektivste aller Wartungsstrategien, die besonders in der Kosmetikbranche von Nutzen ist.
Verwalten Sie alle Ihre Wartungspläne mit dem CMMS Mobility Work
Um den zahlreichen Einschränkungen, denen sie unterliegen, gerecht zu werden und gleichzeitig wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen die Unternehmen der Kosmetikbranche alle verfügbaren technologischen Innovationen einsetzen. Im Bereich des Wartungsmanagements materialisiert sich diese in neuen CMMS-Lösungen wie Mobility Work, deren Design die Einhaltung internationaler Standards ermöglicht und gleichzeitig eine hohe Benutzerfreundlichkeit bei geringen Kosten bietet.
